Durata, disdetta, export dei dati: a che cosa guardare nel contratto

I contratti software per piccole attività sono di solito brevi, comprensibili e corretti. È la buona notizia, e vale più spesso di quanto la fama del settore lasci pensare. Solo che quasi tutti rispondono per esteso alla stessa domanda — che cosa ricevi e quanto costa — e in modo sbrigativo o per niente a un'altra: che cosa succede se vuoi andartene.

È proprio la seconda domanda quella cara. Decide se un errore ti costa quattro settimane o quattordici mesi. E prima della firma si chiarisce in mezz'ora, mentre dopo diventa materia di trattativa. Quello che segue non è una consulenza legale, ma una guida alla lettura: cinque punti in cui conviene guardare bene.

Il canone mensile si confronta bene, e per questo viene confrontato. Raramente però è l'importo che a fine anno hai davvero bonificato. In mezzo stanno quattro voci che sul listino sembrano più piccole di quanto siano.

Che cosa conta come utente? Persone, dispositivi, accessi contemporanei o sedi: quattro modelli diversi con conseguenze molto diverse. Chi dà una mano quattro ore alla settimana in un modello può non costare nulla e nell'altro pesare come una persona a tempo pieno.

Che cosa è a consumo? SMS, commissioni di incasso, spazio di archiviazione, documenti. Legittime, se dichiarate. Fai il conto con i tuoi volumi, non con l'esempio del fornitore.

Che cosa è una tantum? Configurazione, migrazione dei dati, formazione. Cadono nel momento in cui hai meno potere negoziale: dopo aver detto di sì.

Che cosa cambia dopo il primo anno? Un prezzo di lancio è un'offerta legittima. Interessa solo su quanto sale dopo e con quanto preavviso. Una clausola che lega una variazione di prezzo a un termine di annuncio e a un diritto di recesso straordinario è un buon segno; una che regola solo la variazione è mezza clausola.

E poiché gli importi senza mercato dicono poco: i prezzi dei gestionali variano molto da paese a paese, così come l'esposizione dell'IVA. Confronta sempre lo stesso periodo, lo stesso numero di utenti, la stessa indicazione fiscale.

Tre dati determinano quanto in fretta riesci a uscire: durata minima, rinnovo e termine di disdetta. Solo insieme danno un quadro — un anno con un mese di preavviso è molto più agile di un anno con tre mesi di preavviso e rinnovo tacito. Nel secondo caso la finestra è di poche settimane all'anno, e chi la manca paga altri dodici mesi.

Qui sta il punto che sorprende quasi tutti, ed è il motivo di questo paragrafo: come impresa non sei un consumatore. Le regole a tutela del consumatore che conosci nel privato — dal Codice del consumo, D.Lgs. 206/2005 — si applicano a chi agisce per scopi estranei all'attività imprenditoriale o professionale. Su un contratto sottoscritto con la partita IVA dell'attività, di norma, non ci puoi contare.

Una tutela però resta, e vale anche fra imprese: se il contratto è predisposto da una parte sola su condizioni generali o su un modulo, l'art. 1341, comma 2 del codice civile elenca clausole che non hanno effetto se non specificamente approvate per iscritto, e fra queste c'è espressamente la tacita proroga o rinnovazione del contratto. Nella stessa lista stanno le limitazioni di responsabilità e le deroghe alla competenza del giudice. Quella seconda firma non è una formalità inventata: è la condizione perché quelle clausole valgano.

Ne discendono due conseguenze pratiche. Primo: non dare per scontato che nell'account esista un pulsante di disdetta. Guarda prima di averne bisogno, e se non c'è chiarisci la forma — spesso basta una mail, a volte è pattuita la PEC. Secondo: il giorno della firma segnati l'ultima data utile per disdire, non la scadenza. Sono due date diverse e solo la prima ti aiuta.

Molti contratti dicono, in un punto, che i dati appartengono al cliente. È rassicurante e quasi privo di valore, finché non è scritto come ci arrivi: proprietà senza via di consegna è una dichiarazione d'intenti. Quattro indicazioni la trasformano in un impegno — chiedile una per una e raccogli le risposte in una mail:

Nello stesso paragrafo va la direzione opposta: la cancellazione. Quando vengono cancellati i tuoi dati presso il fornitore, dopo che il contratto è finito, e te lo confermano? E se il fornitore tratta dati personali per conto tuo — cosa che con dati di clienti, appuntamenti o personale è praticamente sempre vera — serve un contratto di responsabile del trattamento, nel quadro europeo del GDPR secondo l'articolo 28. Non è un extra da negoziare: i fornitori seri lo tengono pronto, e che si trovi in due minuti è già un'informazione.

Il software non è un oggetto che compri e che resta com'è. Cambia, ed è giusto così — ma è il contratto a stabilire fin dove quei cambiamenti arrivano senza il tuo consenso.

Tre punti meritano uno sguardo. Il primo è il perimetro funzionale: una caratteristica può sparire dal tuo piano o spostarsi in uno più caro? Formule che permettono modifiche «in qualsiasi momento e senza preavviso» sono il contrario di un impegno. Il secondo è la struttura dei piani: che cosa succede se l'attività cresce e superi una soglia — c'è un passaggio automatico al piano superiore, e con quale annuncio? Il terzo è la disponibilità del servizio: è scritto che cosa il fornitore garantisce e che cosa succede se non lo rispetta? Per una piccola attività un impegno formale sui livelli di servizio raramente è azionabile; conta molto di più che le manutenzioni siano annunciate e non cadano il sabato mattina.

Una buona prova per tutti e tre: come annuncia oggi il fornitore i cambiamenti? Guarda gli ultimi avvisi — nell'applicazione, via mail, in un registro pubblico delle modifiche. È prassi vissuta e dice più di ogni clausola. Con un software per autofficine che rilascia un aggiornamento in piena stagione del cambio gomme, la differenza la senti subito.

Niente di tutto questo richiede una verifica legale. Richiede una mail prima della firma, e può essere breve. Chiedi conferma scritta di quattro punti:

1. «La mia durata minima termina il … e devo disdire entro il …, in questa forma: …» Una data, non un periodo.
2. «Posso lanciare in qualsiasi momento un export che contiene anagrafica, storico delle pratiche, campi note e allegati, in formato … e senza costi aggiuntivi.» Se una parte non è vera, vuoi sapere esattamente quale.
3. «Dopo la fine del contratto ho ancora … giorni di accesso in sola lettura.» Questo numero è il margine di sicurezza per tutto quello che salta fuori durante il trasloco.
4. «I miei dati vengono cancellati dopo … e la cancellazione mi viene confermata.» Insieme al contratto di responsabile del trattamento, il cerchio si chiude.

Le risposte a queste quattro frasi sono per inciso un ottimo test sul fornitore. Chi risponde in due giorni se le è già poste. Chi aggira o rimanda alle condizioni generali senza indicare il punto ti ha risposto lo stesso, in un altro modo.

Per correttezza: è un metro con cui dobbiamo misurarci anche noi, ed è quello giusto. Chi tiene aperta la via del ritorno non guadagna dalla comodità, ma deve essere utile ogni anno da capo.