Wat er op elke factuur hoort

Facturen komen zelden terug omdat ze te hoog zijn. Ze komen terug omdat er een gegeven ontbreekt dat bij het schrijven als formaliteit voelt en bij de ontvanger als probleem: de datum van de levering, het nummer, de uitsplitsing naar btw-tarief. Het bedrag klopt, de factuur niet.

Wat er op een factuur hoort is daarom minder een lijst dan een logica. Die is in bijna alle markten dezelfde, omdat overal dezelfde drie partijen hetzelfde moeten weten. De concrete verplichte gegevens en de bedragsgrenzen daaronder zijn daarentegen nationaal – dit artikel noemt de Nederlandse als voorbeeld en markeert ze uitdrukkelijk als zodanig.

Voordat je een lijst afvinkt, loont een blik op het doel ervan. Een factuur moet zeven vragen zo beantwoorden dat een derde ze zonder aanvullende stukken begrijpt – jaren later, zonder jou te kunnen vragen.

1. Wie stuurt hem? Volledig identificeerbaar, niet alleen als merknaam.
2. Aan wie? Zodat duidelijk is wie heeft betaald en wie er rechten aan ontleent.
3. Wanneer is hij geschreven? De factuurdatum plaatst hem in jouw boekhouding.
4. Wat is geleverd of gedaan? Naar aard en hoeveelheid, niet als "reparatie volgens opdracht".
5. Wanneer is er geleverd? Het vaak vergeten tweede moment – het bepaalt in welk tijdvak de omzet valt.
6. Hoeveel en welke btw? Gescheiden, als er meerdere tarieven in voorkomen.
7. Welk nummer draagt hij? Zodat deze ene gebeurtenis eenduidig aanwijsbaar blijft.

Deze zeven vragen kun je in elke markt stellen. Blijft er een onbeantwoord, dan is de factuur aantastbaar – ongeacht hoe het plaatselijke recht het gegeven noemt.

De leverdatum is het gegeven dat het vaakst ontbreekt, omdat hij lijkt samen te vallen met de factuurdatum. Bij werk dat op de 29e wordt afgerond en op de 2e van de volgende maand wordt gefactureerd, zijn het twee verschillende maanden – en dan bepaalt de leverdatum in welk aangiftetijdvak de omzet thuishoort.

Drie à vier controles vangen verreweg het grootste deel van de retourzendingen af. Samen duren ze minder dan een minuut zodra ze gewoonte zijn geworden.

Over het nummer houdt zich een misverstand staande: gevraagd wordt een eenmalig uitgegeven nummer, niet één ononderbroken reeks voor het hele bedrijf. Gescheiden reeksen per vestiging, per jaar of per onderdeel mogen, en combinaties van cijfers en letters ook. Wat niet mag: hetzelfde nummer twee keer uitgeven of achteraf wijzigen. Een creditnota krijgt een eigen nummer met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Wil je deze controles niet uit je hoofd doen, laat ze dan tijdens het schrijven zien: ons factuursjabloon om in te vullen rekent netto, btw en totaal uit en markeert welk verplicht gegeven nog ontbreekt. Het draait in de browser en slaat niets op.

In Nederland noemt de Belastingdienst op de pagina met factuureisen elf gegevens: je eigen volledige naam en adres en die van je afnemer, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten, de datum van de levering of van een vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Daarmee zijn de zeven vragen uit paragraaf 1 gedekt, plus de nummers waarmee de fiscus beide partijen terugvindt.

Voor kleine bedragen geldt een kortere lijst. Een vereenvoudigde factuur mag als het factuurbedrag hoogstens 100 euro inclusief btw is, of als de factuur een eerdere factuur wijzigt. Erop moeten dan ten minste: de datum van uitreiking, jouw naam- en adresgegevens, welke goederen of diensten je hebt geleverd, en de btw – bij een wijziging ook de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Naam en adres van de afnemer, een factuurnummer en de gescheiden vermelding van netto en btw zijn hier niet nodig.

Twee valkuilen zitten daarin. De grens is een totaalbedrag, dus inclusief btw – bij 21 procent komt dat neer op ongeveer 82,64 euro exclusief. En de vereenvoudiging vervalt in grensoverschrijdende gevallen: bij intracommunautaire leveringen, bij afstandsverkopen en overal waar de btw naar de afnemer wordt verlegd.

Wie de Nederlandse kleineondernemersregeling gebruikt, factureert anders: je berekent geen btw aan je klanten en vermeldt er ook geen op je facturen. Deelnemen kan als je onderneming in Nederland is gevestigd en je omzet per kalenderjaar hoogstens 20.000 euro is – zowel in het jaar van aanmelden als in het jaar daarvóór. Vermeld je dan per ongeluk toch btw, dan ben je die verschuldigd; dat geldt in elk btw-stelsel en het is de duurste typefout van deze paragraaf. België kent een vergelijkbare vrijstelling met een eigen grens – zoek die daar op.

De uitwerking van een onvolledige factuur is ongelijk verdeeld, en dat verklaart bijna alle retourzendingen. Voor jou als afzender is het werk: je corrigeert en stuurt opnieuw. Voor een zakelijke ontvanger kan het een fiscale schadepost zijn.

De reden is overdraagbaar, want elk btw-stelsel kent hem: het recht om betaalde btw als voorbelasting af te trekken hangt aan het stuk – niet aan de betaling en niet aan het contract. Ontbreekt één verplicht gegeven, dan ontbreekt de grondslag voor de aftrek.

Daarom controleren grotere klanten binnenkomende facturen machinaal en sturen ze zonder discussie terug. Dat is geen pesterij maar de enige manier om hun eigen aftrek veilig te stellen. En daarom is het verzoek om een gecorrigeerde factuur een zakelijke handeling en geen ruzie.

Het goede nieuws: een foutieve factuur is te repareren. Een correctie die het oorspronkelijke stuk eenduidig aanwijst en het ontbrekende gegeven aanvult, heelt het gebrek – mits duidelijk blijft welke factuur bedoeld is. Wat niet werkt is de stilzwijgende tweede factuur over dezelfde gebeurtenis: dan staan er twee stukken voor één omzet in de wereld.

Sinds enkele jaren komt bij de vraag wat er op een factuur staat een tweede: in welke vorm hij moet aankomen. De overdraagbare vraag luidt: kan jouw bedrijf een factuur als gestructureerd gegevensbestand ontvangen en leesbaar maken – en in welke vorm verwacht jouw markt hem? Bijna elke EU-markt heeft daar inmiddels een eigen regime voor, met eigen data en soms eigen nationale formaten; een pdf per e-mail telt in geen enkel daarvan als elektronische factuur.

België als benoemd voorbeeld, en het scherpste van de twee: sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde elektronische facturen verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ze gaan over het Peppol-netwerk; facturen aan particulieren vallen erbuiten. Nederland staat er anders voor: daar geldt een verplichting alleen richting de rijksoverheid – lever je aan het Rijk, dan stuur je een e-factuur, en decentrale overheden kunnen er in hun inkoopvoorwaarden om vragen. Een algemene verplichting tussen bedrijven onderling is er niet, en dit artikel noemt er bewust geen datum bij. Duitsland heeft weer een eigen regime met eigen overgangsdata; die zijn meermaals verschoven en horen opgezocht bij de Duitse fiscus, niet in een blog.

Voor een klein bedrijf is dat minder dramatisch dan het klinkt, zodra twee dingen geregeld zijn: één vast adres waar elektronische facturen binnenkomen, en een manier om het gegevensbestand te lezen en te bewaren. Te bewaren is daarbij het bestand zelf, niet de afdruk – zie Bonnen digitaliseren: een archief dat na jaren nog draagt.

Aan de uitgaande kant is het een softwarevraag, en daarmee een van de vragen die je vóór de eerste demo uitklaart: waar facturen toch al in het systeem ontstaan, ontstaat de vorm mee. De facturatie van de garagesoftware maakt de verkoopfactuur bijvoorbeeld meteen in een gestructureerd formaat en bergt hem genummerd op, in plaats van hem eerst te printen en daarna weer in te lezen.