Bonnen & administratie

Een bon is geen papier dat je bewaart omdat een regel dat zegt. Het is het antwoord op een vraag die iemand je over twee jaar stelt — de Belastingdienst, een bank, een koper, of jijzelf: wat was dit, waarvoor, en wie heeft het betaald? Een archief werkt precies dan, als het die vraag zonder jou beantwoordt.

Scannen is het makkelijke deel. Alles daarna is lastiger: de bestandsnaam is de eigenlijke zoekactie, want waar je over twee jaar naar zoekt is zelden de naam van de leverancier, maar de datum, het bedrag of de klus waar de bon bij hoort. Een map met genummerde scans is een archief dat niemand gebruikt.

De tweede horde is regelmaat. Een maandafsluiting kost drie avonden als hij één keer per maand plaatsvindt, en een half uur als er daarvoor elke week tien minuten in ging. Het verschil zit niet in zorgvuldigheid, maar hierin: een bon is alleen uit te leggen zolang je nog weet waar het over ging.

De derde vraag is de bewaring: hoe lang, in welke vorm, en wie mag het inzien. De termijnen verschillen per land en per soort stuk en staan in de artikelen zelf; de overdraagbare regel is dat een gedigitaliseerde bon onveranderd en terugvindbaar moet blijven — anders is het een foto van een bon en niet de bon. De artikelen in deze rubriek lopen elk van deze drie vragen apart langs.