Qué debe llevar toda factura

Las facturas rara vez vuelven por ser demasiado altas. Vuelven porque falta un dato que al escribirlo parece formalidad y al recibirlo, un problema: la fecha de la operación, el número, el desglose por tipos. El importe está bien, la factura no.

Lo que debe llevar una factura es menos una lista que una lógica, casi idéntica en todos los mercados porque en todas partes las mismas tres partes necesitan saber lo mismo. Los datos obligatorios y los umbrales por importe, en cambio, son nacionales: este artículo nombra los españoles y los marca como tales.

Antes de marcar una lista conviene mirar para qué sirve. Una factura responde a siete preguntas de modo que un tercero las entienda sin más documentos, años después y sin preguntarte.

1. ¿Quién la emite? Identificable del todo, no solo por el nombre comercial.
2. ¿A quién? Para que quede claro quién pagó y quién deriva derechos de ahí.
3. ¿Cuándo se escribió? La fecha de expedición la sitúa en tu contabilidad.
4. ¿Qué se entregó o prestó? Por naturaleza y cantidad, no «reparación según encargo».
5. ¿Cuándo se prestó? La segunda fecha, la más olvidada: decide a qué periodo pertenece.
6. ¿Cuánto y con qué impuesto? Separado si hay varios tipos.
7. ¿Qué número lleva? Para que esa operación siga siendo nombrable sin ambigüedad.

Estas siete preguntas valen en cualquier mercado. Donde una quede sin responder, la factura es atacable, se llame como se llame ese dato.

La fecha de la operación es el dato que más falta, porque parece coincidir con la de expedición. En un trabajo terminado el 29 y facturado el 2 del mes siguiente son dos meses distintos, y es esa fecha la que decide el periodo de liquidación.

Tres o cuatro controles atrapan la mayoría de las devoluciones, y juntos duran menos de un minuto en cuanto se vuelven costumbre.

Sobre el número persiste un malentendido: se exige numeración correlativa dentro de cada serie, no una única cadena para todo el negocio. Series separadas por establecimiento, por año o por tipo de operación son admisibles. Lo que no vale: repetir un número o cambiar uno emitido. Un abono lleva número propio con referencia expresa a la factura rectificada.

Si prefieres no llevar estas comprobaciones en la cabeza, haz que se muestren mientras escribes: nuestra plantilla de factura para rellenar calcula la base, el impuesto y el total, y señala qué dato obligatorio sigue faltando. Funciona en el navegador y no guarda nada.

En España los datos obligatorios están en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), enumerados de la letra a) a la p). Las primeras son la factura de cada día: número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre, NIF y domicilio del emisor y del destinatario; descripción de las operaciones con precio unitario y descuentos; tipo o tipos impositivos; cuota repercutida por separado; y la fecha de la operación si difiere de la de expedición. Las letras j) a p) son menciones de casos concretos: exenciones, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales.

Para importes pequeños hay una lista más corta. La factura simplificada del artículo 4 cabe cuando el importe no excede de 400 euros con IVA incluido, y en las rectificativas. Hay además un segundo umbral que casi nadie conoce: hasta 3.000 euros con IVA incluido en una lista cerrada de actividades —venta al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquería e institutos de belleza, instalaciones deportivas, aparcamiento, tintorería—.

El artículo 7 dice qué lleva una simplificada: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si difiere, NIF y nombre solo del emisor, tipo de bienes o servicios, tipo impositivo y contraprestación total. Se ahorra identificar al destinatario y desglosar base y cuota. Ahí está la trampa cara: si quien la recibe es empresario o profesional y lo pide, el apartado 2 obliga a añadir su NIF, su domicilio y la cuota por separado. Quien quiera deducir necesita esos datos: pregúntalo antes de emitir.

Y una diferencia con otros mercados, sin rodeos: España no tiene régimen de franquicia para pequeñas empresas. El artículo 120 de la Ley del IVA enumera los regímenes especiales y ninguno exime por volumen de facturación. Un autónomo con cinco mil euros al año repercute e ingresa IVA desde la primera factura igual que una sociedad grande. Quien venga de un país con umbral de exención buscará una casilla inexistente.

El efecto de una factura incompleta está repartido de forma desigual, y eso explica casi todas las devoluciones. Para ti es trabajo: corriges y reenvías. Para un destinatario profesional puede ser un perjuicio.

El motivo es transferible, porque lo conoce cualquier sistema de IVA: el derecho a deducir cuelga del documento, no del pago ni del contrato. En España lo dice el artículo 97 de la Ley del IVA: solo pueden ejercitar la deducción quienes estén en posesión del documento justificativo de su derecho, y ese documento es la factura original expedida con los requisitos reglamentarios. Si falta un dato obligatorio, falta ese requisito.

Por eso los clientes grandes revisan las facturas entrantes de forma automática y las devuelven sin discutir: es la única forma de asegurar su deducción. Y por eso pedir una factura corregida es un trámite objetivo, no un conflicto.

La buena noticia: una factura defectuosa se repara. Una rectificativa que identifique de forma expresa e inequívoca la factura rectificada y complete el dato que faltaba sana el defecto. Lo que no funciona es emitir en silencio una segunda factura por la misma operación: entonces hay dos documentos para una, y ese es el estado peor.

A la pregunta de qué pone en una factura se le suma otra: en qué forma tiene que llegar. La pregunta transferible: ¿puede tu negocio recibir una factura como dato estructurado y hacerla legible, y en qué formato la espera tu mercado? Casi todos los mercados de la UE tienen ya régimen propio, con plazos y formatos nacionales; un PDF por correo no cuenta como factura electrónica en ninguno.

España como ejemplo, con una advertencia: este es el párrafo con la semivida más corta del artículo. Corren dos regímenes a la vez y ambos han movido ya sus fechas. El primero es VERI*FACTU, el reglamento de los sistemas de facturación del Real Decreto 1007/2023: según su texto vigente, las sociedades deben tenerlos adaptados antes del 1 de enero de 2027 y el resto —autónomos incluidos— antes del 1 de julio de 2027. Ya aplazadas dos veces: compruébalas antes de cualquier compra.

El segundo es la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley 18/2022, «Crea y Crece». Su reglamento existe desde el Real Decreto 238/2026, de 31 de marzo, pero la aplicación queda diferida doce meses para quienes facturen más de ocho millones y veinticuatro para el resto, contados desde una orden ministerial aún no publicada. Traducido: todavía no obliga a nadie. Conviene tener resueltas dos cosas: una dirección fija a la que lleguen las facturas electrónicas y una forma de leer y conservar el dato, que es lo que se conserva, no la impresión; véase Digitalizar justificantes.

En el lado de salida es cuestión de software y, por tanto, una de las preguntas que se resuelven antes de la primera demo: donde las facturas nacen dentro del sistema, el formato nace con ellas. La facturación del software de taller, por ejemplo, la genera en formato estructurado y la archiva numerada, en vez de imprimirla para volver a leerla.