Kundendaten & DSGVO

Datenschutz wirkt aus dem Betrieb heraus wie eine Sammlung von Verboten. Nützlicher ist die umgekehrte Frage, und sie ist in jedem Markt dieselbe: Für welchen Zweck hältst Du diese Angabe, wie lange brauchst Du sie dafür, und was passiert danach? Wer das je Datenfeld beantworten kann, hat den größten Teil der Arbeit hinter sich — der Rest ist Dokumentation.

Der praktische Einstieg ist deshalb eine Bestandsaufnahme statt einer Checkliste. Welche Angaben liegen überhaupt vor: Name und Telefonnummer, ja — aber auch die Notiz zur letzten Behandlung, das Foto, die Allergie, die Bemerkung über den Ex-Partner. Gesundheitsbezogene Angaben und alles, was jemand nur widerwillig irgendwo stehen sähe, sind die heikle Kategorie, und sie entstehen im Alltag nebenbei, nicht im Formular.

Zwei Situationen bringen die Theorie zum Ernstfall. Ein Auskunftsersuchen — jemand will wissen, was Du über ihn gespeichert hast — beantwortet sich nur dann in Ruhe, wenn Du weißt, wo überall etwas liegt: im System, im Kalender, im Postfach, im Telefon der Kollegin. Und ein Löschkonzept ist keine Erklärung, sondern eine Regel je Datenart, die auch dann greift, wenn niemand daran denkt.

Sobald ein Dienstleister Daten in Deinem Auftrag verarbeitet — die Software, der Newsletter-Anbieter, der Buchhalter —, kommt eine Vereinbarung dazu. Wann sie nötig ist und wann nicht, ist eine überschaubare Frage mit einer klaren Antwort. Die Artikel dieser Rubrik gehen die vier Themen einzeln durch; wo eine Vorschrift genannt wird, steht dazu, für welchen Markt sie gilt.