Software auswählen & wechseln

Die meisten Softwareentscheidungen scheitern nicht an der Software. Sie scheitern an der Frage davor. „Wir brauchen eine Terminverwaltung" ist keine Anforderung, sondern eine Produktkategorie — eine Anforderung klingt so: Ich sitze jeden Sonntagabend zwei Stunden am Dienstplan, weil die Stunden nirgends zusammengezählt werden. Aus dem ersten Satz folgt ein Vergleich von Anbietern, aus dem zweiten eine überprüfbare Frage.

Eine Testphase beweist weniger, als die meisten hoffen. Sie zeigt, ob die Oberfläche gefällt, und fast nie, ob das System den Monat übersteht, in dem drei Dinge gleichzeitig schieflaufen. Was eine Testphase beweisen kann, muss man vorher festlegen: eine echte Woche abbilden, mit den eigenen Leistungen, den eigenen Preisen und mindestens einem Sonderfall, den man sonst am Telefon regelt.

Die teuerste Frage kommt zum Schluss und wird zuerst übersehen: Wie kommst Du wieder heraus? Kundendaten, Terminhistorie, Rechnungen und Bilder gehören Dir — aber nur, wenn Du sie in einem Format bekommst, das ein anderes System lesen kann. Ein Export, der eine PDF-Liste erzeugt, ist keine Datenmitnahme.

Dazu kommt der Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist, was bei Preiserhöhungen gilt und wie lange die Daten nach dem Ende noch abrufbar sind. Das sind vier Zeilen, die vor der Unterschrift zwei Minuten kosten und danach ein Jahr. Die Artikel dieser Rubrik nehmen die Reihenfolge ernst — erst die Anforderung, dann der Test, dann der Ausgang, und erst danach der Anbietervergleich.