Accordo sul trattamento dei dati

tra

l’attività che utilizza il software gestionale, con i dati indicati nelle sue note legali sulla piattaforma — in qualità di titolare del trattamento, di seguito il «Cliente» —

e

SavePaperwork, proprietario Andreas Gerum, Höfatsstraße 16, 86163 Augsburg, Germania — in qualità di responsabile del trattamento, di seguito il «Fornitore». Il punto di contatto per le istruzioni e per la protezione dei dati è l’indirizzo e-mail indicato nelle note legali.

Preambolo

(1) Il Fornitore mette a disposizione del Cliente una piattaforma software-as-a-service per la gestione della sua attività, con le funzioni elencate al § 1, comma 3, secondo il prodotto e il piano sottoscritti. Nel farlo, tratta dati personali per conto e su istruzione del Cliente. Il Cliente è titolare di tale trattamento ai sensi dell’art. 4, punto 7, GDPR.

(2) Il presente accordo è parte integrante del contratto di utilizzo della piattaforma (contratto principale, CGC). In caso di contrasto, esso prevale in materia di protezione dei dati, anche sulle disposizioni delle CGC relative alla cancellazione dopo la cessazione del contratto.

(3) Non rientrano nel presente accordo i seguenti trattamenti; per essi il Fornitore è esso stesso titolare del trattamento, e la sua informativa sulla privacy li descrive:

1. i dati contrattuali, di fatturazione e di pagamento del Cliente e dei suoi utenti nei confronti del Fornitore (abbonamento, servizi aggiuntivi, credito SMS);
2. l’account cliente valido su tutta la piattaforma (§ 2, comma 4);
3. la misurazione dell’audience e l’analisi di utilizzo sulle pagine della piattaforma, anche sul sito web, sulla pagina di prenotazione e sul portale clienti del Cliente e nella sua area amministrativa (Allegato 3, nn. 2 e 3);
4. le richieste di contatto, di feedback e di assistenza rivolte al Fornitore.

Il Fornitore elenca questi trattamenti nell’Allegato 3, affinché il Cliente possa informare correttamente i propri clienti e dipendenti.

§ 1 Oggetto, natura, finalità e durata del trattamento

(1) Oggetto: la messa a disposizione e la gestione della piattaforma e il connesso trattamento di dati personali per la gestione di appuntamenti, clienti, veicoli, ordini, personale e fatturazione del Cliente.

(2) Natura: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione (agli utenti autorizzati del Cliente, all’interessato stesso e ai soggetti indicati negli Allegati 2 e 3), raffronto, interconnessione, limitazione, anonimizzazione e cancellazione, in ciascun caso in modo automatizzato nell’ambito della piattaforma.

(3) Finalità: esclusivamente la fornitura dei servizi concordati, nella misura in cui il Cliente li utilizza:

Con i dati oggetto del presente accordo non ha luogo alcun trattamento per finalità proprie del Fornitore — in particolare pubblicità, profilazione, comunicazione a terzi per finalità di questi ultimi e addestramento di modelli di IA. Resta fermo il Preambolo, comma 3.

(4) Durata: la durata del contratto principale. Il presente accordo non cessa prima che siano stati adempiuti gli obblighi di cui al § 9.

§ 2 Interessati e categorie di dati

(1) Interessati

• i clienti del Cliente: persone che prenotano, richiedono o si presentano a un appuntamento, figurano nello schedario clienti, portano un veicolo, approvano un preventivo o ricevono una fattura;
• intestatari e conducenti di veicoli, se non sono essi stessi clienti;
• i dipendenti del Cliente (come risorsa del calendario, come persona che esegue o controlla il lavoro, come intestatario di un account collaboratore);
• i candidati;
• gli autori di recensioni (recensioni Google dell’attività mostrate sul suo sito web);
• i terzi che il Cliente registra in testo libero (ad es. accompagnatori).

(2) Categorie di dati — tutti i prodotti

(3) Categorie di dati — solo Werkstattsystem

La rilevazione dei tempi, il controllo qualità e le voci di lavoro sono dati dei dipendenti relativi alla prestazione lavorativa. Se e come il Cliente li valuta è di sua responsabilità; il Fornitore non li valuta.

(4) L’account cliente. Un account cliente (e-mail, hash della password, nome e cognome, telefono, lingua, immagine del profilo, identificativi di conferma e di reimpostazione, data e ora del consenso a mostrare gli appuntamenti presso studi in «I miei appuntamenti») vale su tutta la piattaforma: lo stesso accesso funziona presso ogni attività, e ogni portale clienti mostra solo i dati della rispettiva attività. Dell’account cliente in sé il Fornitore è titolare del trattamento (Preambolo, comma 3, n. 2). La scheda cliente e gli appuntamenti, i veicoli, gli ordini e le fatture presso il Cliente costituiscono trattamento per conto ai sensi del presente accordo. Il collegamento tra account e scheda cliente nasce con la prima prenotazione e solo per un indirizzo e-mail confermato.

(5) Categorie particolari (art. 9 GDPR) e dati di cui all’art. 10 GDPR

a) Livello sanitario. Nessun campo della piattaforma è destinato ai dati relativi alla salute dei clienti. Per un Cliente di un settore di cui all’Allegato 4 (studi delle professioni sanitarie), tuttavia, già il solo fatto che una persona abbia fissato un appuntamento è un dato relativo alla salute (art. 9, par. 1, GDPR), così come il servizio scelto e la persona curante. Per fissare gli appuntamenti, il Cliente si basa di norma sull’art. 6, par. 1, lett. b), in combinato disposto con l’art. 9, par. 2, lett. h), GDPR; i promemoria e le richieste di recensione non sono coperti da tale base giuridica (§ 5, n. 6). Per i Clienti di cui all’Allegato 4 vale quanto segue, modificabile nelle impostazioni di prenotazione:

1. I promemoria e le richieste di recensione sono disattivati finché il Cliente non li attiva dopo aver ottenuto il consenso dei propri pazienti. Chi non ha prestato il consenso o lo revoca viene contrassegnato sulla scheda cliente con «nessun promemoria né richiesta di recensione» e non ne riceve.
2. I promemoria via e-mail e SMS non indicano il servizio.
3. Gli appuntamenti conclusi vengono cancellati alla scadenza del periodo di conservazione, non anonimizzati (§ 9, comma 4).
4. Sul sito web, sulla pagina di prenotazione, sul portale clienti e nell’area amministrativa del Cliente non è attiva alcuna registrazione delle sessioni (Allegato 3, n. 3); resta la misurazione dell’audience senza cookie (Allegato 3, n. 2).
5. Nell’account cliente valido su tutta la piattaforma, gli appuntamenti del Cliente compaiono solo se la persona vi ha prestato espressamente il consenso. Il consenso viene memorizzato con data e ora e può essere revocato nello stesso account.
6. Il modulo di prenotazione indica il Cliente come titolare del trattamento e il Fornitore come il soggetto che gestisce gli appuntamenti per suo conto.

b) Testo libero. Nelle note della scheda, degli appuntamenti, delle richieste, dei veicoli e dei danni possono finire informazioni come allergie, sensibilità cutanea, gravidanza o farmaci, e nelle note di officina informazioni sulla dinamica di un incidente o su un procedimento penale. Se registrare tali informazioni lo decide il Cliente; per farlo necessita di una propria base giuridica (per l’art. 9 GDPR di norma il consenso esplicito). La piattaforma non offre alcuna protezione speciale a livello di singolo campo: chi può vedere una scheda cliente o un appuntamento ne vede anche il testo libero.

c) Malattia dei dipendenti. Il tipo di assenza «malattia» e l’origine «segnalazione malattia» registrano il fatto di una malattia. La base giuridica e le regole di accesso sono di responsabilità del Cliente. Una diagnosi non è un campo e non deve essere scritta nel testo libero.

d) Minori. La piattaforma non chiede l’età. Se accettare prenotazioni da parte di minori lo decide il Cliente.

§ 3 Istruzioni

(1) Il Fornitore tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Cliente, anche per quanto riguarda i trasferimenti verso paesi terzi (§ 7). L’istruzione di base è costituita dal contratto principale, dalla descrizione dei servizi e dal presente accordo.

(2) Valgono come singole istruzioni documentate le impostazioni che il Cliente effettua sulla piattaforma, in particolare: periodi di conservazione per appuntamenti e candidature (§ 9, commi 4 e 5), promemoria e richieste di recensione, promemoria via SMS per livello, utilizzo dell’assistente IA (§ 7, comma 2) e della ricerca targa (§ 7, comma 4), attivazione di una casella di posta dell’attività, visualizzazione delle recensioni Google, pubblicazione di annunci di lavoro, promemoria per l’appuntamento successivo per servizio, zona servita e tempo di spostamento per gli appuntamenti a domicilio.

(3) Il Cliente impartisce ulteriori istruzioni in forma testuale al punto di contatto del Fornitore. Sono autorizzati a impartire istruzioni l’intestatario dell’account e le persone che l’attività designa a tal fine; sulla piattaforma, anche gli account dei collaboratori con il ruolo «responsabile», nella misura in cui possono modificare le impostazioni.

(4) Se il Fornitore ritiene che un’istruzione sia illecita, ne informa senza ingiustificato ritardo il Cliente (art. 28, par. 3, secondo comma, GDPR) e può sospenderne l’esecuzione fino a quando non venga confermata o modificata.

§ 4 Obblighi del Fornitore

Il Fornitore

1. tratta i dati soltanto conformemente al § 3;
2. vincola alla riservatezza tutte le persone che hanno accesso ai dati, salvo che siano soggette a un obbligo legale di riservatezza;
3. adotta le misure tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR indicate nell’Allegato 1 e le mantiene aggiornate; sono esclusi peggioramenti sostanziali;
4. rispetta le condizioni per i sub-responsabili del trattamento di cui al § 6;
5. assiste il Cliente nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. da 12 a 22 GDPR). La piattaforma consente al Cliente di visualizzare, rettificare e cancellare schede cliente, appuntamenti, veicoli e candidature. Su richiesta, il Fornitore produce entro 14 giorni un’esportazione completa e leggibile da dispositivo automatico per ciascuna persona, in formato CSV. Se un interessato si rivolge al Fornitore, questi inoltra la richiesta al Cliente senza ingiustificato ritardo; se la richiesta riguarda l’account cliente (§ 2, comma 4), il Fornitore vi risponde direttamente;
6. assiste il Cliente nell’adempimento degli obblighi di cui agli artt. da 32 a 36 GDPR;
7. notifica al Cliente le violazioni dei dati personali senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza, al più tardi entro 48 ore, con le informazioni di cui all’art. 33, par. 3, GDPR, nella misura in cui siano disponibili, e le integra man mano;
8. designa come referente per la protezione dei dati Andreas Gerum, raggiungibile tramite il punto di contatto, e, ove previsto dalla legge, un responsabile della protezione dei dati;
9. mette a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto di tali obblighi (§ 8);
10. informa senza ingiustificato ritardo il Cliente di controlli e provvedimenti di un’autorità di controllo, nella misura in cui riguardino il presente accordo, nonché di richieste delle autorità relative ai dati del Cliente, nella misura in cui ciò sia consentito dalla legge.

§ 4a Segreto professionale (§ 203 del codice penale tedesco)

(1) Ambito di applicazione. Il presente paragrafo si applica se il Cliente o una persona che opera presso di esso rientra tra le persone indicate al § 203, comma 1 o 2, del codice penale tedesco (StGB) — in particolare medici, odontoiatri, veterinari e appartenenti a una professione sanitaria che richiede, per l’esercizio della professione o per l’uso del titolo professionale, una formazione disciplinata dallo Stato (ad es. fisioterapia, terapia occupazionale, logopedia, podologia).

(2) Persona partecipante. Il Fornitore partecipa all’attività professionale del Cliente ai sensi del § 203, comma 3, secondo periodo, StGB. Si impegna a mantenere riservati tutti i segreti altrui di cui venga a conoscenza nell’esercizio o in occasione della sua attività per il Cliente, anche dopo la cessazione del presente accordo. È consapevole che, ai sensi del § 203, comma 4, primo periodo, StGB, commette un reato se rivela senza autorizzazione un tale segreto.

(3) Conoscenza solo se necessaria. Il Fornitore prende conoscenza di segreti altrui solo nella misura necessaria per l’adempimento del presente accordo, ad esempio per una correzione di errori richiesta dal Cliente.

(4) Personale proprio. Il Fornitore vincola al segreto in forma testuale ogni persona a cui viene concesso l’accesso ai dati, prima che inizi la propria attività, e la informa della responsabilità penale ai sensi del § 203, comma 4, StGB.

(5) Sub-responsabili del trattamento. Se il Fornitore ricorre a sub-responsabili del trattamento (§ 6, Allegato 2), si assicura che essi siano vincolati al segreto e vincolino a loro volta il proprio personale e gli ulteriori subappaltatori (§ 203, comma 4, secondo periodo, n. 2, StGB). In base ai loro contratti, il provider di hosting (Allegato 2, nn. 1 e 2) e il provider SMS (n. 3) impiegano solo persone vincolate alla riservatezza. Nell’archiviazione a oggetti (n. 4) non sono conservati dati di pazienti. L’assistente IA (nn. da 5 a 7) non è disponibile per i Clienti di cui al comma 1.

(6) Notifica. Se il Fornitore ha motivo di ritenere che un segreto sia stato rivelato senza autorizzazione, ne informa senza ingiustificato ritardo il Cliente; si applica per analogia il § 4, n. 7.

§ 5 Obblighi del Cliente

Il Cliente

1. è responsabile della liceità del trattamento, in particolare di una base giuridica per i promemoria via e-mail e SMS, i promemoria per le scadenze di tagliando e di revisione, le richieste di recensione, i promemoria per l’appuntamento successivo e la registrazione di testo libero ai sensi del § 2, comma 5;
2. informa i propri clienti, dipendenti e candidati ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, anche in merito ai destinatari di cui agli Allegati 2 e 3 e, se utilizza la ricerca targa, al fatto che i dati del veicolo provengono da un registro pubblico;
3. imposta sulla piattaforma i periodi di conservazione (§ 9, commi 4 e 5) corrispondenti alla propria politica di cancellazione; finché non imposta alcun periodo per gli appuntamenti, questi restano memorizzati — tranne che per i Clienti di cui all’Allegato 4 (§ 9, comma 4);
4. assegna account dei collaboratori e ruoli in base al principio della necessità di conoscere e li revoca quando le persone lasciano l’attività;
5. segnala al Fornitore senza ingiustificato ritardo gli errori o le irregolarità che riscontra nel verificare i risultati;
6. ottiene — solo se rientra nell’Allegato 4 — il consenso dei propri pazienti per i promemoria via e-mail o SMS e per le richieste di recensione, ed è in grado di dimostrarlo. La piattaforma non lo chiede nella prenotazione online; invia promemoria e richieste di recensione solo quando il Cliente li attiva nelle impostazioni di prenotazione. Un modello per il consenso alla reception si trova nella sua area amministrativa («Configurazione», sezione «Dati per le tue note legali»). Il Cliente contrassegna sulla scheda cliente chi non ha prestato il consenso o lo revoca;
7. trasferisce — solo se rientra nell’Allegato 4 — i contenuti soggetti a obbligo di documentazione nella propria documentazione clinica. Il calendario, la scheda cliente e il testo libero della piattaforma non costituiscono documentazione clinica;
8. indica — solo se rientra nell’Allegato 4 — il Fornitore come destinatario nella propria informativa sulla privacy e offre, oltre alla prenotazione online, un altro modo per ottenere un appuntamento, ad esempio per telefono. Un modello per questo testo si trova nella sua area amministrativa («Configurazione», sezione «Dati per le tue note legali»).

§ 6 Sub-responsabili del trattamento (art. 28, par. 2 e 4, GDPR)

(1) Autorizzazione generale. Il Cliente autorizza i sub-responsabili del trattamento elencati nell’Allegato 2 e concede un’autorizzazione scritta generale per ulteriori sub-responsabili. Il Fornitore informa il Cliente di qualsiasi aggiunta o sostituzione prevista almeno 30 giorni prima, in forma testuale, tramite e-mail all’indirizzo dell’account e mediante un avviso sulla piattaforma.

(2) Opposizione. Entro tale termine il Cliente può opporsi per un motivo importante attinente alla protezione dei dati. Se non si trova una soluzione, può recedere in via straordinaria dal contratto principale per il servizio interessato con effetto dal momento della modifica; i corrispettivi pagati in anticipo per il periodo successivo sono rimborsati pro rata.

(3) Trasferimento degli obblighi. Il Fornitore impone contrattualmente a ogni sub-responsabile del trattamento sostanzialmente gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati previsti dal presente accordo, in particolare garanzie sufficienti per misure tecniche e organizzative adeguate. Risponde nei confronti del Cliente del loro adempimento.

(4) Non sono sub-responsabili del trattamento i servizi di cui il Fornitore si avvale come servizi accessori (ad es. telecomunicazioni, posta) né i soggetti elencati nell’Allegato 3, che ricevono i dati come titolari autonomi del trattamento o come fonte pubblica di dati.

§ 7 Luogo del trattamento, paesi terzi, destinatari particolari

(1) Trattamento principale. L’applicazione, il database, i file e la posta elettronica sono gestiti presso un provider di hosting in Germania (Allegato 2, nn. 1 e 2, centro dati a Francoforte sul Meno), che esegue ogni giorno il backup di dati ed e-mail. Gli allegati alle candidature e le immagini del sito web, della galleria e delle recensioni sono conservati presso un provider di archiviazione a oggetti a Francoforte sul Meno, il cui gruppo ha sede negli Stati Uniti (Allegato 2, n. 4). Il servizio video di un appuntamento online è scelto dal Cliente; il Fornitore non gli trasmette nulla e mostra soltanto il link del Cliente nelle e-mail e nel portale clienti.

(2) Trasferimenti verso paesi terzi. Un trasferimento verso un paese al di fuori dell’UE e del SEE avviene solo per l’assistente IA, sulla base degli artt. 44 e ss. GDPR:

• Nell’area amministrativa di Salon Wizard è disponibile un assistente IA; le sue funzioni dipendono dal piano. Ove possibile, l’assistente risponde a un input sulla base di regole fisse, senza alcun terzo. Solo un input a cui nessuna regola fissa risponde viene inviato per la classificazione al provider di modelli di cui all’Allegato 2, n. 5. Se questo non risponde, se il suo utilizzo raggiunge un limite di costo o di frequenza delle richieste o se per esso non è configurato alcun accesso, l’assistente risponde all’input sulla base di regole fisse; nessun altro provider viene interpellato. Il provider tratta i dati negli Stati Uniti.
• Vengono inviati l’input in forma mascherata, la lingua dell’interfaccia, la data, l’area aperta e, secondo un elenco mostrato in precedenza, identificativi senza nomi. Non vengono inviati i dati consultati (schedario clienti, appuntamenti, assenze, fatturato), i dati di contatto presenti nel database, né gli input e le risposte precedenti.
• Mascherato significa: prima dell’invio, il Fornitore sostituisce nell’input con segnaposto gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono e i nomi che il Cliente gestisce sulla piattaforma (collaboratori, account dei collaboratori, clienti e i loro account cliente confermati, nomi tratti da appuntamenti e richieste di appuntamento degli ultimi 90 giorni e da appuntamenti futuri, candidati). Se ciò non riesce, l’input non viene inviato ad alcun provider. Il mascheramento non è un’anonimizzazione: i nomi che il Cliente non gestisce, i soprannomi, i nomi declinati o scritti in modo errato, i nomi che sono anche parole di uso comune, le parti di nomi molto brevi, i numeri di telefono scritti con punti o con meno di otto cifre e qualsiasi altra informazione che una persona scrive nell’input vengono inviati invariati. Il Cliente istruisce le proprie persone autorizzate a non inserire nell’assistente dati relativi alla salute né altre categorie particolari di dati personali.
• La base del trasferimento sono le clausole contrattuali tipo della Commissione europea (art. 46, par. 2, lett. c), GDPR) e, ove un provider sia certificato nell’ambito dell’EU-U.S. Data Privacy Framework, la relativa decisione di adeguatezza (art. 45 GDPR), in ciascun caso come indicato nell’Allegato 2.
• Il Fornitore stesso memorizza per l’assistente, per ciascuna attività e per ciascun utente, contatori, costi e orari, ma non gli input né le risposte.

Il provider SMS viene utilizzato tramite la sua piattaforma UE; non ha luogo alcun trasferimento verso un paese terzo.

(3) Non hanno luogo altri trasferimenti verso paesi terzi. Quelli futuri avvengono solo ai sensi del § 6, comma 1, e degli artt. 44 e ss. GDPR.

(4) Ricerca targa (solo Werkstattsystem, solo targhe olandesi). Se il Cliente utilizza la ricerca nel modulo del veicolo o la verifica notturna delle scadenze di revisione, il Fornitore invia soltanto la targa al registro aperto dei veicoli dell’autorità olandese per la motorizzazione e inserisce i dati del veicolo nella scheda veicolo. Non esiste alcun contratto con il registro; esso è fonte di dati e destinatario ai sensi dell’Allegato 3.

(5) Pagamento con carta tramite l’account Stripe del Cliente (solo attività con sede in Germania). Se il Cliente collega il proprio account Stripe e una persona autorizzata avvia un pagamento con carta, il Fornitore invia, su tale istruzione, al prestatore di servizi di pagamento del Cliente l’importo, la valuta, la descrizione del servizio con il numero di prenotazione e gli identificativi interni e, per un pagamento composto da voci, anche la descrizione, la quantità e il prezzo unitario di ciascuna voce — non il nome, l’indirizzo e-mail o il numero di telefono del cliente. La descrizione di una voce personalizzata è testo libero del Cliente; questi non vi inserisce dati relativi ai clienti. Il cliente fornisce la carta direttamente al prestatore di servizi di pagamento. Il Fornitore riceve in risposta l’esito del pagamento e i dati della carta elencati al § 2, comma 2. Il prestatore di servizi di pagamento è parte contrattuale del Cliente e non un sub-responsabile del trattamento del Fornitore; il denaro confluisce direttamente sul conto del Cliente (Allegato 3, n. 10). Per un pagamento con carta andato a buon fine il Fornitore emette una ricevuta; se il cliente ha prenotato con un account cliente con indirizzo e-mail confermato, il Fornitore gli invia la ricevuta a tale indirizzo, salvo che il cliente vi abbia rinunciato.

(6) I destinatari senza trattamento per conto (tra cui analisi web, mappe, geocodifica, caratteri tipografici nelle e-mail) sono elencati nell’Allegato 3.

§ 8 Prove e verifiche

(1) Il Fornitore dimostra il rispetto del presente accordo in primo luogo mediante la descrizione aggiornata delle misure tecniche e organizzative (Allegato 1), la documentazione dei sub-responsabili del trattamento e, ove disponibili, certificazioni (art. 28, par. 3, lett. h), GDPR).

(2) Se ciò non è sufficiente, il Cliente può effettuare verifiche, anche in loco, direttamente o tramite un revisore vincolato alla riservatezza, con un preavviso di 14 giorni, durante l’orario lavorativo e senza un disturbo sproporzionato dell’attività. I centri dati dei sub-responsabili del trattamento sono verificati sulla base della loro documentazione.

(3) Ciascuna parte sostiene i propri costi. Per ogni ulteriore verifica nello stesso anno civile, il Fornitore può addebitare l’onere documentato.

§ 9 Conservazione, cancellazione e restituzione

(1) Dopo la cessazione del contratto il Fornitore cancella o restituisce, a scelta del Cliente, tutti i dati oggetto del presente accordo e cancella le copie esistenti, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione (art. 28, par. 3, lett. g), GDPR). Su richiesta, mette a disposizione un’esportazione entro 30 giorni dalla cessazione del contratto e cancella i dati entro ulteriori 30 giorni; i backup seguono la rotazione del provider di hosting. Su richiesta, conferma la cancellazione in forma testuale.

(2) Cancellazione immediata da parte del Cliente. Se il Cliente rimuove il prodotto nel proprio account, i file caricati vengono cancellati immediatamente e definitivamente e, con il prodotto, le sue impostazioni e i dati dell’attività. Su richiesta, il Fornitore produce entro 14 giorni un’esportazione in formato CSV; tra l’altro, fatture e report possono essere scaricati singolarmente.

(3) La conservazione prevista dal diritto commerciale e tributario è compito del Cliente. Per libri, registrazioni e documenti contabili si applica il § 147 AO (codice tributario tedesco). Il Fornitore non è l’archivio legale del Cliente; prima di una cancellazione ai sensi del comma 1 o 2, il Cliente mette autonomamente al sicuro la documentazione che è tenuto a conservare.

(4) Periodo di conservazione per gli appuntamenti. Il Cliente può impostare un periodo da 90 a 3.650 giorni; senza impostazione è disattivato. Un processo giornaliero svuota, per gli appuntamenti conclusi la cui fine risale a più del periodo impostato, il testo libero, i dati di contatto indicati alla prenotazione e l’indirizzo degli appuntamenti a domicilio, e ne registra data e ora. Data, servizio, collaboratore, prezzo, numero di prenotazione e il collegamento alla scheda cliente vengono mantenuti. Lo stesso processo svuota il commento, il motivo del rifiuto e i dati di contatto delle richieste di appuntamento evase, una volta trascorso il periodo dalla risposta, e rimuove dal registro degli SMS il numero di telefono relativo a tali appuntamenti. Una richiesta aperta non viene mai toccata. Per i Clienti di cui all’Allegato 4 si applica, senza un’impostazione propria, un periodo di cinque anni; alla sua scadenza il processo cancella l’appuntamento concluso insieme alla relativa richiesta evasa anziché anonimizzarlo, e prima rimuove il numero di telefono dal registro degli SMS. Sulla scheda cliente resta la data dell’ultimo appuntamento a cui la persona si è presentata. Le iscrizioni alla lista d’attesa di un corso vengono cancellate non appena il suo inizio è passato.

(5) Periodo di conservazione per le candidature. 180 giorni per impostazione predefinita, regolabile da 30 a 365 giorni. Le candidature con uno stato definitivo vengono cancellate insieme ai loro allegati alla scadenza del periodo.

(6) Nessun periodo automatico si applica a schede cliente, veicoli, ordini, preventivi, rilevazione dei tempi, deposito pneumatici, registri degli SMS e assenze. Restano memorizzati finché il Cliente non li cancella o il contratto cessa.

(7) I backup vengono cancellati nell’ambito della rotazione regolare del provider di hosting (Allegato 1).

§ 10 Responsabilità, modifiche, disposizioni finali

(1) La responsabilità nei confronti degli interessati è disciplinata dall’art. 82 GDPR. Tra le parti si applicano le disposizioni sulla responsabilità del contratto principale, nella misura in cui l’art. 82 GDPR non vi osti.

(2) Il Fornitore può modificare il presente accordo se lo richiedono la legislazione, la giurisprudenza, le autorità di controllo o una modifica dei servizi. Annuncia le modifiche allo stesso modo delle modifiche alle CGC (CGC § 11, commi 1 e 2); per i nuovi sub-responsabili del trattamento si applica il § 6. Le altre modifiche richiedono la forma testuale.

(3) Se una disposizione è invalida, il resto dell’accordo rimane valido.

(4) Si applica il diritto tedesco. Il foro competente è Augsburg, nella misura consentita. Per un Cliente nel Regno Unito, i riferimenti al GDPR si intendono come riferimenti al UK GDPR.

(5) Fa fede la versione tedesca. La presente versione italiana è una traduzione.

Allegato 1 — Misure tecniche e organizzative (art. 32 GDPR)

Le misure del provider di hosting sono tratte dal suo accordo sul trattamento dei dati. Il Fornitore stesso non gestisce alcun server.

1. Riservatezza

• Accesso fisico ai server (provider di hosting, centro dati a Francoforte sul Meno): sistema elettronico di controllo degli accessi con registrazione, recinzione di alta sicurezza, sala di controllo presidiata 24 ore su 24, personale di sicurezza, videosorveglianza degli ingressi e delle uscite, assegnazione dei diritti di accesso separata a livello organizzativo.
• Accesso all’applicazione: le password sono memorizzate solo come hash. Gli account dei proprietari e degli operatori possono accedere con un secondo fattore o una passkey. Tutti gli accessi sono protetti da un captcha basato su calcolo (proof-of-work); i moduli di prenotazione pubblici limitano le richieste per indirizzo IP e per indirizzo e-mail. I cookie di sessione vengono trasmessi solo in forma cifrata; gli account dei collaboratori e dei clienti restano connessi per un massimo di sette giorni. Dopo cinque password errate in un minuto, l’accesso viene bloccato per breve tempo.
• Accesso all’interno dell’applicazione: tutti i dati dell’attività appartengono a una singola attività, e ogni interrogazione è vincolata a essa. Operatori e proprietari, collaboratori e clienti accedono ad aree separate. Gli account dei collaboratori hanno il ruolo di collaboratore, reception o responsabile, ciascuno limitato alle sedi assegnate; solo i responsabili vedono i motivi di malattia dei colleghi. L’account cliente valido su tutta la piattaforma mostra per ciascuna attività solo i dati di quest’ultima; l’elenco trasversale «I miei appuntamenti» mostra gli appuntamenti presso studi solo dopo il consenso della persona.
• Separazione: i test automatizzati vengono eseguiti su database separati e vuoti. Gli input nell’assistente IA giungono al provider di modelli solo in forma mascherata (§ 7, comma 2).
• Personale: ogni persona a cui viene concesso l’accesso ai dati presso il Fornitore viene preventivamente vincolata alla riservatezza e al segreto (§ 4a, comma 4). Il provider di hosting e il provider SMS impiegano solo dipendenti vincolati alla riservatezza.

2. Integrità

• Tutte le pagine e le interfacce solo tramite TLS; invio di e-mail e consultazione delle caselle di posta solo in forma cifrata; SMS tramite l’interfaccia HTTPS del provider SMS sulla sua piattaforma UE.
• Le password delle caselle di posta delle attività sono memorizzate in forma cifrata.
• I registri dell’applicazione contengono identificativi, non contenuti, e sono soggetti a rotazione; i dati registrati riportano data e ora di creazione e di modifica.

3. Disponibilità e resilienza

• Presso il provider di hosting: backup giornaliero di spazio web, database ed e-mail; mirroring dei dischi, gruppo elettrogeno di emergenza e gruppo di continuità; firewall e protezione permanente contro gli attacchi di negazione del servizio; ripristino di database e file.
• Presso il Fornitore: gli errori critici allertano immediatamente l’operatore; i rilasci del codice possono essere riportati alla versione precedente.

4. Cancellazione e minimizzazione dei dati

• Termini di cancellazione per appuntamenti, richieste di appuntamento e candidature ai sensi del § 9, commi 4 e 5; cancellazione immediata alla rimozione del prodotto ai sensi del § 9, comma 2.
• Impostazioni predefinite per i Clienti di cui all’Allegato 4 (art. 25 GDPR) ai sensi del § 2, comma 5, lett. a).

5. Controllo del trattamento per conto e riesame

• Ogni destinatario è elencato (Allegati 2 e 3); i nuovi sub-responsabili del trattamento vengono annunciati con 30 giorni di anticipo (§ 6).
• Ogni modifica del software supera, prima del rilascio, una verifica automatizzata con test, analisi statica e controllo delle dipendenze. Le regole di progetto su dati relativi alla salute, cancellazione e destinatari si applicano a ogni modifica.
• Il presente allegato viene aggiornato a ogni modifica del provider di hosting, dei destinatari o delle misure di protezione, e almeno una volta all’anno.

Allegato 2 — Sub-responsabili del trattamento

Allegato 3 — Destinatari che non sono sub-responsabili del trattamento

A titolo informativo per il Cliente, affinché possa adempiere ai propri obblighi di informazione (§ 5, n. 2).

Allegato 4 — Livello sanitario

Settori i cui Clienti rientrano nel livello sanitario (§ 2, comma 5, lett. a), § 5, nn. da 6 a 8) e settori ai quali si applica di norma il § 4a. È determinante il settore scelto sulla piattaforma; il § 4a si applica inoltre sempre quando ricorrono le condizioni del suo comma 1.