Veri İşleme Sözleşmesi

bir tarafta

işletme yazılımını kullanan ve platformdaki künyesinde yer alan bilgilerle tanımlanan işletme — veri sorumlusu sıfatıyla, bundan sonra “Müşteri” olarak anılacaktır —

ile diğer tarafta

SavePaperwork, sahibi Andreas Gerum, Höfatsstraße 16, 86163 Augsburg, Almanya — veri işleyen sıfatıyla, bundan sonra “Sağlayıcı” olarak anılacaktır — arasında. Talimatlar ve veri koruma için irtibat noktası, künyede belirtilen e-posta adresidir.

Başlangıç

(1) Sağlayıcı, Müşteri’ye işletmesini yürütmesi için, abone olunan ürüne ve tarifeye göre § 1 f. 3’te sayılan işlevlere sahip bir hizmet olarak yazılım (SaaS) platformu sunar. Bu kapsamda kişisel verileri Müşteri adına ve Müşteri’nin talimatları doğrultusunda işler. Müşteri, bu işlemenin GDPR m. 4/7 anlamında veri sorumlusudur.

(2) Bu sözleşme, platformun kullanımına ilişkin sözleşmenin (ana sözleşme, GŞK) bir parçasıdır. Çelişki hâlinde bu sözleşme veri koruma konularında önceliklidir; bu, GŞK’nin sözleşmenin sona ermesinden sonraki silmeye ilişkin kuralları için de geçerlidir.

(3) Aşağıdaki işlemeler bu sözleşmenin kapsamına girmez; bunlar için Sağlayıcı’nın kendisi veri sorumlusudur ve bunları gizlilik politikasında açıklar:

1. Müşteri’nin ve kullanıcılarının Sağlayıcı karşısındaki sözleşme, faturalandırma ve ödeme verileri (abonelik, ek hizmetler, SMS bakiyesi);
2. platform genelindeki müşteri hesabı (§ 2 f. 4);
3. platformun sayfalarında, Müşteri’nin web sitesi, randevu sayfası ve müşteri portalı ile yönetim alanı dahil, erişim ölçümü ve kullanım analizi (Ek 3, sıra 2 ve 3);
4. Sağlayıcı’ya yöneltilen iletişim, geri bildirim ve destek talepleri.

Sağlayıcı, Müşteri’nin kendi müşterilerini ve çalışanlarını doğru bilgilendirebilmesi için bu işlemeleri Ek 3’te listeler.

§ 1 İşlemenin konusu, niteliği, amacı ve süresi

(1) Konu: platformun sağlanması ve işletilmesi ile Müşteri’nin randevu, müşteri, araç, iş emri, personel ve faturalandırma yönetimi için bununla bağlantılı kişisel veri işleme.

(2) Nitelik: toplama, kaydetme, düzenleme, yapılandırma, saklama, uyarlama, okuma, sorgulama, kullanma, iletim yoluyla açıklama (Müşteri’nin yetkili kullanıcılarına, ilgili kişinin kendisine ve Ek 2 ile 3’te adı geçen taraflara), eşleştirme, birleştirme, kısıtlama, anonimleştirme ve silme; her biri platform kapsamında otomatik olarak.

(3) Amaç: yalnızca, Müşteri’nin kullandığı ölçüde, kararlaştırılan hizmetlerin sunulması:

Bu sözleşme kapsamındaki verilerle Sağlayıcı’nın kendi amaçlarına yönelik hiçbir işleme — özellikle reklam, profil oluşturma, üçüncü taraflara onların kendi amaçları için aktarım ve yapay zeka modellerinin eğitimi — yapılmaz. Başlangıç f. 3 saklıdır.

(4) Süre: ana sözleşmenin süresi. Bu sözleşme, § 9’daki yükümlülükler yerine getirilmeden sona ermez.

§ 2 İlgili kişiler ve veri kategorileri

(1) İlgili kişiler

• Müşteri’nin müşterileri: randevu alan, randevu talep eden veya randevuya gelen, müşteri kartoteksinde kayıtlı olan, araç getiren, bir maliyet teklifini onaylayan veya fatura alan kişiler;
• kendileri müşteri olmadıkları ölçüde araç sahipleri ve sürücüleri;
• Müşteri’nin çalışanları (takvim kaynağı olarak, işi yapan veya kontrol eden kişi olarak, çalışan hesabı sahibi olarak);
• iş başvurusunda bulunanlar;
• değerlendirme yapanlar (işletmenin web sitesinde gösterilen Google değerlendirmeleri);
• Müşteri’nin serbest metne kaydettiği üçüncü kişiler (ör. refakatçiler).

(2) Veri kategorileri — tüm ürünler

(3) Veri kategorileri — yalnızca Werkstattsystem

Zaman takibi, kalite kontrol ve iş kalemleri, performansla ilgili çalışan verileridir. Bunları değerlendirip değerlendirmeyeceğinden ve nasıl değerlendireceğinden Müşteri sorumludur; Sağlayıcı bunları değerlendirmez.

(4) Müşteri hesabı. Bir müşteri hesabı (e-posta, parola hash’i, ad ve soyad, telefon, dil, profil resmi, doğrulama ve sıfırlama tanımlayıcıları, muayenehanelerdeki randevuların “Randevularım” altında gösterilmesine verilen rızanın zamanı) platform genelinde geçerlidir: aynı giriş her işletmede çalışır ve her müşteri portalı yalnızca ilgili işletmenin verilerini gösterir. Müşteri hesabının kendisi için veri sorumlusu Sağlayıcı’dır (Başlangıç f. 3 b. 2). Müşteri kartı ile Müşteri nezdindeki randevular, araçlar, iş emirleri ve faturalar, bu sözleşme kapsamında Müşteri adına yapılan işlemedir. Hesap ile müşteri kartı arasındaki bağlantı ilk rezervasyonla ve yalnızca doğrulanmış bir e-posta adresi için oluşturulur.

(5) Özel nitelikli veri kategorileri (GDPR m. 9) ve GDPR m. 10 kapsamındaki veriler

a) Sağlık kademesi. Platformdaki hiçbir veri alanı müşterilerin sağlık verileri için tasarlanmamıştır. Ancak Ek 4 kapsamındaki bir sektörde (sağlık mesleği muayenehaneleri) faaliyet gösteren bir Müşteri için, bir kişinin randevu almış olması olgusu bile sağlık verisidir (GDPR m. 9/1); seçilen hizmet ve tedaviyi yapan kişi de öyle. Müşteri randevu vermek için genellikle GDPR m. 9/2-h ile bağlantılı olarak GDPR m. 6/1-b’ye dayanır; hatırlatmalar ve değerlendirme istekleri bu dayanağın kapsamına girmez (§ 5 b. 6). Ek 4 kapsamındaki Müşteriler için, rezervasyon ayarlarından değiştirilebilir şekilde, şunlar geçerlidir:

1. Hatırlatmalar ve değerlendirme istekleri, Müşteri bunları hastalarının rızasını aldıktan sonra açana kadar kapalıdır. Rıza vermemiş veya rızasını geri almış olan kişi, müşteri kartında “Hatırlatma ve değerlendirme isteği yok” olarak işaretlenir ve hiçbirini almaz.
2. E-posta ve SMS ile gönderilen hatırlatmalar hizmeti belirtmez.
3. Tamamlanmış randevular saklama süresinden sonra anonimleştirilmez, silinir (§ 9 f. 4).
4. Müşteri’nin web sitesinde, randevu sayfasında, müşteri portalında ve yönetim alanında oturum kaydı çalışmaz (Ek 3, sıra 3); çerezsiz erişim ölçümü (Ek 3, sıra 2) devam eder.
5. Platform genelindeki müşteri hesabında Müşteri’nin randevuları yalnızca kişi orada açıkça rıza vermişse görünür. Rıza, zamanıyla birlikte saklanır ve orada geri alınabilir.
6. Rezervasyon formu, Müşteri’yi veri sorumlusu, Sağlayıcı’yı ise randevuları onun adına yöneten taraf olarak belirtir.

b) Serbest metinler. Kart, randevu, talep, araç ve arıza notlarına alerjiler, cilt hassasiyeti, hamilelik veya ilaçlar gibi bilgiler, atölye notlarına ise bir kazanın oluş şekline veya bir ceza yargılamasına ilişkin bilgiler girebilir. Bu tür bilgilerin kaydedilip kaydedilmeyeceğine Müşteri karar verir; bunun için kendi hukuki dayanağına ihtiyacı vardır (GDPR m. 9 için genellikle açık rıza). Platform alan bazında özel bir koruma sunmaz: bir müşteri kartını veya bir randevuyu görme yetkisi olan, onun serbest metnini de görür.

c) Çalışanların hastalığı. “Hastalık” devamsızlık türü ve “hastalık bildirimi” kaynağı, bir hastalığın var olduğu olgusunu kaydeder. Hukuki dayanaktan ve erişim kurallarından Müşteri sorumludur. Teşhis bir veri alanı değildir ve serbest metne yazılmamalıdır.

d) Reşit olmayanlar. Platform yaş sormaz. Reşit olmayanların rezervasyonlarını kabul edip etmeyeceğine Müşteri karar verir.

§ 3 Talimatlar

(1) Sağlayıcı verileri, üçüncü ülkelere aktarımlar bakımından da (§ 7), yalnızca Müşteri’nin belgelenmiş talimatları üzerine işler. Temel talimat ana sözleşme, hizmet tanımı ve bu sözleşmeden oluşur.

(2) Müşteri’nin platformda yaptığı ayarlar belgelenmiş münferit talimat sayılır; özellikle: randevular ve başvurular için saklama süreleri (§ 9 f. 4 ve 5), hatırlatmalar ve değerlendirme istekleri, kademe başına SMS hatırlatmaları, yapay zeka asistanının (§ 7 f. 2) ve plaka sorgusunun (§ 7 f. 4) kullanımı, bir işletme posta kutusunun kurulması, Google değerlendirmelerinin gösterilmesi, iş ilanlarının yayımlanması, hizmet bazında takip randevusu hatırlatması, müşterinin adresindeki randevular için hizmet bölgesi ve yol süresi.

(3) Müşteri diğer talimatları metin formunda Sağlayıcı’nın irtibat noktasına verir. Talimat vermeye yetkili olanlar hesap sahibi ve işletmenin bu amaçla belirlediği kişilerdir; platformda ayrıca, ayarları değiştirebildikleri ölçüde “yönetici” rolüne sahip çalışan hesapları da yetkilidir.

(4) Sağlayıcı bir talimatın hukuka aykırı olduğu kanaatindeyse Müşteri’yi gecikmeksizin bilgilendirir (GDPR m. 28/3 ikinci alt paragraf) ve talimat teyit edilene veya değiştirilene kadar uygulanmasını askıya alabilir.

§ 4 Sağlayıcı’nın yükümlülükleri

Sağlayıcı

1. verileri yalnızca § 3 uyarınca işler;
2. verilere erişimi olan tüm kişileri, yasal bir sır saklama yükümlülüğü altında olmadıkları sürece, gizlilik yükümlülüğü altına alır;
3. GDPR m. 32 kapsamındaki teknik ve organizasyonel tedbirleri Ek 1’e göre alır ve güncel tutar; tedbirler önemli ölçüde zayıflatılamaz;
4. § 6’daki alt veri işleyenlere ilişkin koşullara uyar;
5. ilgili kişilerin taleplerinde (GDPR m. 12 ila 22) Müşteri’ye destek olur. Platform, Müşteri’nin müşteri kartlarını, randevuları, araçları ve başvuruları görüntülemesine, düzeltmesine ve silmesine imkân tanır. Sağlayıcı, talep üzerine kişi başına eksiksiz, makine tarafından okunabilir bir dışa aktarımı 14 gün içinde CSV dosyası olarak hazırlar. Bir ilgili kişi Sağlayıcı’ya başvurursa Sağlayıcı talebi gecikmeksizin Müşteri’ye iletir; talep müşteri hesabıyla (§ 2 f. 4) ilgiliyse Sağlayıcı talebi kendisi yanıtlar;
6. GDPR m. 32 ila 36’dan doğan yükümlülüklerde Müşteri’ye destek olur;
7. kişisel veri ihlallerini, öğrenmesinden sonra gecikmeksizin, en geç 48 saat içinde, mevcut olduğu ölçüde GDPR m. 33/3’teki bilgilerle birlikte Müşteri’ye bildirir ve bu bilgileri sürekli olarak tamamlar;
8. veri koruma için irtibat kişisi olarak irtibat noktası üzerinden ulaşılabilen Andreas Gerum’u ve yasal olarak zorunlu olduğu ölçüde bir veri koruma görevlisini belirler;
9. bu yükümlülüklere uyulduğunun ispatı için gerekli tüm bilgileri Müşteri’nin kullanımına sunar (§ 8);
10. bir denetim makamının bu sözleşmeyi ilgilendirdiği ölçüdeki denetim işlemleri ve tedbirleri ile makamların Müşteri’nin verilerine ilişkin bilgi taleplerinden, hukuken izin verildiği ölçüde, Müşteri’yi gecikmeksizin haberdar eder.

§ 4a Meslek sırrı (§ 203 StGB, Alman Ceza Kanunu)

(1) Uygulama alanı. Bu madde, Müşteri veya onun nezdinde çalışan bir kişi Alman Ceza Kanunu’nun (StGB) § 203 f. 1 veya 2 hükmünde sayılan kişilerden biriyse uygulanır — özellikle hekimler, diş hekimleri, veteriner hekimler ve mesleğin icrası veya meslek unvanının kullanılması için devletçe düzenlenmiş bir eğitim gerektiren bir sağlık mesleğinin mensupları (ör. fizyoterapi, ergoterapi, dil ve konuşma terapisi, podoloji).

(2) Faaliyete katılan kişi. Sağlayıcı, § 203 f. 3 c. 2 StGB anlamında Müşteri’nin mesleki faaliyetine katılır. Müşteri için yürüttüğü faaliyet sırasında veya vesilesiyle öğrendiği üçüncü kişilere ait tüm sırları, bu sözleşmenin sona ermesinden sonra da gizli tutmayı taahhüt eder. Böyle bir sırrı yetkisiz olarak ifşa ederse § 203 f. 4 c. 1 StGB uyarınca suç işlemiş olacağını bilmektedir.

(3) Yalnızca gerekli olduğu ölçüde bilgi edinme. Sağlayıcı üçüncü kişilere ait sırlar hakkında yalnızca bu sözleşmenin ifası için gerekli olduğu ölçüde bilgi edinir; örneğin Müşteri’nin talep ettiği bir hata giderimi için.

(4) Kendi personeli. Sağlayıcı, verilere erişim verilen her kişiyi işe başlamadan önce metin formunda sır saklama yükümlülüğü altına alır ve § 203 f. 4 StGB uyarınca cezai sorumluluk konusunda bilgilendirir.

(5) Alt veri işleyenler. Sağlayıcı alt veri işleyenlerden yararlandığında (§ 6, Ek 2), bunların sır saklamakla yükümlü olmalarını ve kendi personelini ve diğer alt yüklenicilerini de yükümlü kılmalarını sağlar (§ 203 f. 4 c. 2 b. 2 StGB). Barındırma hizmeti sağlayıcısı (Ek 2, sıra 1 ve 2) ve SMS hizmet sağlayıcısı (sıra 3), sözleşmeleri gereği yalnızca gizlilik yükümlülüğü altındaki kişileri görevlendirir. Nesne depolama alanında (sıra 4) hasta verisi bulunmaz. Yapay zeka asistanı (sıra 5 ila 7), 1. fıkra kapsamındaki Müşteriler için kullanılamaz.

(6) Bildirim. Sağlayıcı’nın bir sırrın yetkisiz olarak ifşa edildiğini düşünmek için nedeni varsa Müşteri’yi gecikmeksizin bilgilendirir; § 4 b. 7 kıyasen uygulanır.

§ 5 Müşteri’nin yükümlülükleri

Müşteri

1. işlemenin hukuka uygunluğundan, özellikle e-posta ve SMS hatırlatmaları, servis ve muayene hatırlatmaları, değerlendirme istekleri, takip randevusu hatırlatmaları ve § 2 f. 5 kapsamında serbest metinlerin kaydedilmesi için bir hukuki dayanaktan sorumludur;
2. müşterilerini, çalışanlarını ve iş başvurusunda bulunanları GDPR m. 13 ve 14 uyarınca, Ek 2 ve 3’teki alıcılar hakkında ve plaka sorgusunu kullanıyorsa araç bilgilerinin herkese açık bir sicilden geldiği konusunda da bilgilendirir;
3. platformda, kendi silme politikasına uygun saklama sürelerini (§ 9 f. 4 ve 5) belirler; randevular için bir süre belirlemediği sürece randevular saklı kalır — Ek 4 kapsamındaki Müşteriler hariç (§ 9 f. 4);
4. çalışan hesaplarını ve rolleri gereklilik ilkesine göre verir ve kişiler ayrıldığında geri alır;
5. sonuçları kontrol ederken tespit ettiği hataları veya düzensizlikleri Sağlayıcı’ya gecikmeksizin bildirir;
6. — yalnızca Ek 4 kapsamında — e-posta veya SMS ile hatırlatmalar ve değerlendirme istekleri için hastalarının rızasını alır ve bunu ispatlayabilir. Platform online rezervasyonda bunu sormaz; hatırlatmaları ve değerlendirme isteklerini ancak Müşteri bunları rezervasyon ayarlarında açtığında gönderir. Resepsiyonda rıza alınmasına yönelik bir şablon, Müşteri’nin yönetim alanında (Yapılandırma, “Künyeniz için bilgiler” bölümü) bulunur. Rıza vermemiş veya rızasını geri almış olan kişileri Müşteri, müşteri kartında işaretler;
7. — yalnızca Ek 4 kapsamında — belgelenmesi zorunlu içerikleri kendi tedavi kayıtlarına aktarır. Platformun takvimi, müşteri kartı ve serbest metinleri tedavi kaydı değildir;
8. — yalnızca Ek 4 kapsamında — gizlilik bilgilendirmesinde Sağlayıcı’yı alıcı olarak belirtir ve online rezervasyon dışında, örneğin telefonla, randevu almanın başka bir yolunu sunar. Bu metin için bir şablon Müşteri’nin yönetim alanında (Yapılandırma, “Künyeniz için bilgiler” bölümü) bulunur.

§ 6 Alt veri işleyenler (GDPR m. 28/2 ve 28/4)

(1) Genel izin. Müşteri, Ek 2’de listelenen alt veri işleyenleri onaylar ve başkaları için genel yazılı izin verir. Sağlayıcı, öngörülen her ekleme veya değiştirmeyi en az 30 gün önceden metin formunda, hesabın e-posta adresine e-postayla ve platformda bir bildirimle Müşteri’ye bildirir.

(2) İtiraz. Müşteri bu süre içinde veri koruma hukukundan kaynaklanan önemli bir sebeple itiraz edebilir. Bir çözüm bulunamazsa Müşteri, ana sözleşmeyi ilgili hizmet bakımından değişiklik tarihi itibarıyla olağanüstü olarak feshedebilir; bu tarihten sonraki dönem için peşin ödenen ücretler orantılı olarak iade edilir.

(3) Yükümlülüklerin aktarılması. Sağlayıcı her alt veri işleyene, sözleşmeyle, bu sözleşmedekilerle esasen aynı veri koruma yükümlülüklerini, özellikle uygun teknik ve organizasyonel tedbirler için yeterli güvenceleri yükler. Bu yükümlülüklerin yerine getirilmesinden Müşteri’ye karşı sorumludur.

(4) Sağlayıcı’nın yan hizmet olarak yararlandığı hizmetler (ör. telekomünikasyon, posta) ile verileri kendi başına veri sorumlusu olarak veya herkese açık bir veri kaynağı olarak alan, Ek 3’te listelenen taraflar alt veri işleyen değildir.

§ 7 İşlemenin yeri, üçüncü ülkeler, özel alıcılar

(1) Temel işleme. Uygulama, veritabanı, dosyalar ve e-posta, Almanya’daki bir barındırma hizmeti sağlayıcısında (Ek 2, sıra 1 ve 2, Frankfurt am Main’deki veri merkezi) çalışır; bu hizmet sağlayıcısı verileri ve e-postaları her gün yedekler. Başvuru ekleri ile web sitesi, galeri ve değerlendirme görselleri, Frankfurt am Main’de bulunan ve bağlı olduğu şirketler grubunun merkezi ABD’de olan bir nesne depolama hizmeti sağlayıcısında tutulur (Ek 2, sıra 4). Online bir randevunun görüntülü görüşme hizmetini Müşteri seçer; Sağlayıcı bu hizmete hiçbir şey iletmez, yalnızca Müşteri’nin bağlantısını e-postalarda ve müşteri portalında gösterir.

(2) Üçüncü ülkelere aktarımlar. AB ve AEA dışındaki bir ülkeye aktarım yalnızca yapay zeka asistanı için, GDPR m. 44 vd. temelinde gerçekleşir:

• Salon Wizard yönetim alanında bir yapay zeka asistanı kullanılabilir; kapsamı tarifeye bağlıdır. Asistan, mümkün olduğunda bir girdiyi herhangi bir üçüncü taraf olmadan sabit kurallardan yanıtlar. Yalnızca hiçbir sabit kuralın yanıtlamadığı bir girdi, sınıflandırma için Ek 2, sıra 5’teki model sağlayıcısına gönderilir. Bu hizmet sağlayıcısı yanıt vermezse, kullanımı bir maliyet veya istek sınırına ulaşırsa ya da onun için erişim kurulmamışsa, asistan girdiyi sabit kurallardan yanıtlar; başka bir hizmet sağlayıcısına başvurulmaz. Bu hizmet sağlayıcısı verileri ABD’de işler.
• Gönderilenler şunlardır: maskelenmiş biçimdeki girdi, arayüz dili, tarih, açık olan bölüm ve önceden gösterilen bir listeye göre adsız tanımlayıcılar. Asistanın sorguladığı veriler (müşteri kartoteksi, randevular, devamsızlıklar, cirolar), veritabanındaki iletişim bilgileri ile önceki girdiler ve yanıtlar gönderilmez.
• Maskelenmiş şu anlama gelir: Sağlayıcı göndermeden önce girdideki e-posta adreslerini, telefon numaralarını ve Müşteri’nin platformda tuttuğu adları (çalışanlar, çalışan hesapları, müşteriler ve onların doğrulanmış müşteri hesapları, son 90 günün randevu ve randevu taleplerindeki ve gelecekteki randevulardaki adlar, iş başvurusunda bulunanlar) yer tutucularla değiştirir. Bu başarısız olursa girdi hiçbir hizmet sağlayıcısına gönderilmez. Maskeleme anonimleştirme değildir: Müşteri’nin tutmadığı adlar, lakaplar, çekimlenmiş veya yanlış yazılmış adlar, aynı zamanda gündelik kelime olan adlar, adların çok kısa parçaları, noktalarla veya sekizden az rakamla yazılmış telefon numaraları ve bir kişinin girdiye yazdığı diğer her şey değiştirilmeden gönderilir. Müşteri, yetkili kişilerine asistana sağlık verileri veya diğer özel nitelikli kişisel veri kategorilerini girmemeleri talimatını verir.
• Aktarımın dayanağı, Avrupa Komisyonu’nun standart sözleşme maddeleri (GDPR m. 46/2-c) ve bir hizmet sağlayıcısının EU-U.S. Data Privacy Framework (AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi) kapsamında sertifikalı olduğu ölçüde buna ilişkin yeterlilik kararıdır (GDPR m. 45); her biri Ek 2’de belirtildiği şekilde.
• Sağlayıcı’nın kendisi asistan için işletme ve kullanıcı başına sayaçları, maliyetleri ve zamanları saklar; ne girdileri ne de yanıtları saklar.

SMS hizmet sağlayıcısı, AB platformu üzerinden kullanılır; üçüncü ülkeye aktarım gerçekleşmez.

(3) Başka üçüncü ülke aktarımı gerçekleşmez. Gelecekteki aktarımlar yalnızca § 6 f. 1 ve GDPR m. 44 vd. uyarınca gerçekleşir.

(4) Plaka sorgusu (yalnızca Werkstattsystem, yalnızca Hollanda plakaları). Müşteri araç formundaki sorguyu veya muayene tarihlerinin her gece yapılan kontrolünü kullanırsa, Sağlayıcı yalnızca plakayı Hollanda araç tescil kurumunun açık araç siciline gönderir ve araç bilgilerini araç kaydına ekler. Sicille herhangi bir sözleşme yoktur; sicil, Ek 3 anlamında bir veri kaynağı ve alıcıdır.

(5) Müşteri’nin Stripe hesabı üzerinden kartla ödeme (yalnızca Almanya’da yerleşik işletmeler). Müşteri kendi Stripe hesabını bağlar ve yetkili bir kişi kartla ödeme başlatırsa, Sağlayıcı bu talimat üzerine Müşteri’nin ödeme hizmeti sağlayıcısına tutarı, para birimini, rezervasyon numarasıyla birlikte hizmet açıklamasını ve dahili tanımlayıcıları, kalemlerden oluşan bir ödemede ayrıca her kalemin açıklamasını, miktarını ve birim fiyatını gönderir — müşterinin adını, e-posta adresini veya telefon numarasını göndermez. Özel bir kalemin açıklaması Müşteri’nin serbest metnidir; Müşteri buraya müşterilere ait bilgi girmez. Kartı, ödeme hizmeti sağlayıcısına müşterinin kendisi verir. Sağlayıcı ödemenin sonucunu ve § 2 f. 2’de sayılan kart bilgilerini geri alır. Ödeme hizmeti sağlayıcısı Müşteri’nin sözleşme tarafıdır, Sağlayıcı’nın alt veri işleyeni değildir; para doğrudan Müşteri’nin hesabına geçer (Ek 3, sıra 10). Ödenmiş bir kartlı ödeme için Sağlayıcı bir makbuz düzenler; müşteri doğrulanmış e-posta adresine sahip bir müşteri hesabıyla rezervasyon yaptıysa, bu seçeneği kapatmadığı sürece Sağlayıcı makbuzu oraya gönderir.

(6) Müşteri adına veri işlemeyen alıcılar (web analizi, haritalar, coğrafi kodlama, e-postalardaki yazı tipleri dahil) Ek 3’te listelenmiştir.

§ 8 İspat ve denetimler

(1) Sağlayıcı bu sözleşmeye uyduğunu öncelikle teknik ve organizasyonel tedbirlerin güncel tanımı (Ek 1), alt veri işleyenlerden alınan kanıtlar ve mevcut olduğu ölçüde sertifikalar yoluyla ispatlar (GDPR m. 28/3-h).

(2) Bu yeterli değilse Müşteri, 14 gün önceden bildirimde bulunarak, mesai saatleri içinde ve faaliyetleri orantısız şekilde aksatmadan, yerinde denetimler dahil denetimleri kendisi veya gizlilik yükümlülüğü altındaki bir denetçi aracılığıyla yapabilir. Alt veri işleyenlerin veri merkezleri, onların sunduğu kanıtlar üzerinden denetlenir.

(3) Her taraf kendi masraflarını üstlenir. Aynı takvim yılı içindeki her ek denetim için Sağlayıcı belgelenmiş masrafını talep edebilir.

§ 9 Saklama, silme ve iade

(1) Sözleşmenin sona ermesinden sonra Sağlayıcı, Müşteri’nin tercihine göre bu sözleşme kapsamındaki tüm verileri siler veya iade eder ve saklamaya ilişkin yasal bir yükümlülük bulunmadığı sürece mevcut kopyaları siler (GDPR m. 28/3-g). Talep üzerine sözleşmenin sona ermesinden itibaren 30 gün içinde bir dışa aktarım sağlar ve verileri sonraki 30 gün içinde siler; yedekler, barındırma hizmeti sağlayıcısının rotasyonu içinde silinir. Talep üzerine silme işlemini metin formunda teyit eder.

(2) Müşteri tarafından derhâl silme. Müşteri ürünü hesabından kaldırırsa yüklenen dosyalar derhâl ve kalıcı olarak silinir; ürünle birlikte ayarları ve işletme verileri de silinir. Talep üzerine Sağlayıcı 14 gün içinde CSV dosyası olarak bir dışa aktarım hazırlar; faturalar ve raporlar, diğerlerinin yanı sıra, tek tek indirilebilir.

(3) Ticaret ve vergi hukukundan doğan saklama Müşteri’nin sorumluluğundadır. Defterler, kayıtlar ve muhasebe belgeleri, Alman Vergi Usul Kanunu’nun (AO) § 147 hükmüne tabidir. Sağlayıcı, Müşteri’nin yasal arşivi değildir; 1. veya 2. fıkra uyarınca bir silme işleminden önce Müşteri, saklamakla yükümlü olduğu kayıtları kendisi güvence altına alır.

(4) Randevular için saklama süresi. Müşteri 90 ila 3.650 gün arasında bir süre belirleyebilir; ayar yapılmazsa süre kapalıdır. Her gün çalışan otomatik bir işlem, bitişi bu süreden daha geride kalan tamamlanmış randevularda serbest metinleri, rezervasyonda verilen iletişim bilgilerini ve müşterinin adresindeki randevularda bu adresi temizler ve bunun zamanını kaydeder. Tarih, hizmet, çalışan, fiyat, rezervasyon numarası ve müşteri kartıyla bağlantı korunur. Aynı işlem, yanıtlanmış randevu taleplerinde yanıttan bu yana süre dolduğunda yorumu, ret gerekçesini ve verilen iletişim bilgilerini temizler ve bu randevulara ait telefon numarasını SMS gönderim kaydından kaldırır. Açık bir talebe asla dokunulmaz. Ek 4 kapsamındaki Müşteriler için kendi ayarları olmaksızın beş yıllık bir süre geçerlidir; bu süre dolduğunda işlem, tamamlanmış randevuyu anonimleştirmek yerine ona ait yanıtlanmış taleple birlikte siler ve öncesinde telefon numarasını SMS gönderim kaydından kaldırır. Katılınan son randevunun tarihi müşteri kartında kalır. Bir kursun bekleme listesindeki kayıtlar, kursun başlangıcı geçer geçmez silinir.

(5) Başvurular için saklama süresi. Varsayılan olarak 180 gün, 30 ila 365 gün arasında ayarlanabilir. Nihai durumdaki başvurular, süre dolduğunda ekleriyle birlikte silinir.

(6) Müşteri kartları, araçlar, iş emirleri, maliyet teklifleri, zaman takibi, lastik depolama, SMS gönderim kayıtları ve devamsızlıklar için otomatik bir süre yoktur. Bunlar, Müşteri silene veya sözleşme sona erene kadar saklı kalır.

(7) Yedekler, barındırma hizmeti sağlayıcısının düzenli rotasyonu kapsamında silinir (Ek 1).

§ 10 Sorumluluk, değişiklikler, son hükümler

(1) İlgili kişilere karşı sorumluluk GDPR m. 82’ye tabidir. Taraflar arasında, GDPR m. 82’ye aykırı olmadığı ölçüde ana sözleşmenin sorumluluk kuralları uygulanır.

(2) Sağlayıcı bu sözleşmeyi mevzuat, içtihat, denetim makamları veya hizmetlerdeki bir değişiklik gerektirdiği ölçüde değiştirebilir. Değişiklikleri GŞK’deki değişikliklerle aynı şekilde duyurur (GŞK § 11 f. 1 ve 2); yeni alt veri işleyenler için § 6 uygulanır. Diğer değişiklikler metin formunu gerektirir.

(3) Bir hüküm geçersizse sözleşmenin geri kalanı geçerliliğini korur.

(4) Alman hukuku uygulanır. İzin verildiği ölçüde yetkili mahkeme Augsburg’dur. Birleşik Krallık’taki bir Müşteri bakımından GDPR’ye yapılan atıflar, UK GDPR’ye yapılan atıflar olarak geçerlidir.

(5) Almanca metin bağlayıcıdır. Bu Türkçe metin bir çeviridir.

Ek 1 — Teknik ve organizasyonel tedbirler (GDPR m. 32)

Barındırma hizmeti sağlayıcısının tedbirleri, onun veri işleme sözleşmesinden alınmıştır. Sağlayıcı’nın kendisi sunucu işletmez.

1. Gizlilik

• Sunuculara fiziksel erişim (barındırma hizmeti sağlayıcısı, Frankfurt am Main’deki veri merkezi): kayıt tutan elektronik giriş kontrol sistemi, yüksek güvenlikli çit, günün her saati personel bulunan kontrol odası, güvenlik personeli, giriş ve çıkışların video ile izlenmesi, erişim yetkilerinin organizasyonel olarak ayrı şekilde verilmesi.
• Uygulamaya erişim: parolalar yalnızca hash olarak saklanır. İşletme sahibi ve platform işletmecisi hesapları ikinci bir faktörle veya bir geçiş anahtarıyla oturum açabilir. Tüm oturum açma işlemleri hesaplama tabanlı bir captcha ile korunur; herkese açık rezervasyon formları talepleri IP adresi ve e-posta adresi başına sınırlar. Oturum çerezleri yalnızca şifreli olarak iletilir; çalışan ve müşteri hesaplarında oturum en fazla yedi gün açık kalır. Bir dakika içinde beş yanlış şifreden sonra giriş kısa bir süre engellenir.
• Uygulama içinde erişim: tüm işletme verileri tek bir işletmeye aittir ve her sorgu o işletmeye bağlıdır. Platform işletmecileri ve işletme sahipleri, çalışanlar ve müşteriler ayrı alanlarda oturum açar. Çalışan hesapları, her biri atanmış şubelerle sınırlı olmak üzere çalışan, resepsiyon veya yönetici rolüne sahiptir; iş arkadaşlarının hastalık nedenlerini yalnızca yöneticiler görür. Platform genelindeki müşteri hesabı her işletmede yalnızca o işletmenin kendi verilerini gösterir; işletmeler arası “Randevularım” listesi, muayenehanelerdeki randevuları yalnızca kişinin rızasından sonra gösterir.
• Ayırma: otomatik testler ayrı, boş veritabanlarında çalışır. Yapay zeka asistanına yapılan girdiler model sağlayıcısına yalnızca maskelenmiş biçimde gider (§ 7 f. 2).
• Personel: Sağlayıcı nezdinde verilere erişim verilen her kişi önce gizlilik ve sır saklama yükümlülüğü altına alınır (§ 4a f. 4). Barındırma hizmeti sağlayıcısı ve SMS hizmet sağlayıcısı yalnızca gizlilik yükümlülüğü altındaki çalışanları görevlendirir.

2. Bütünlük

• Tüm sayfalar ve arayüzler yalnızca TLS üzerinden; e-posta gönderimi ve posta kutularından e-posta alınması yalnızca şifreli; SMS’ler SMS hizmet sağlayıcısının AB platformundaki HTTPS arayüzü üzerinden.
• İşletmelerin posta kutusu parolaları şifreli olarak saklanır.
• Uygulama günlükleri içerik değil tanımlayıcılar içerir ve rotasyona tabidir; kayıtlar oluşturma ve değiştirme zamanlarını taşır.

3. Kullanılabilirlik ve dayanıklılık

• Barındırma hizmeti sağlayıcısında: web alanı, veritabanları ve e-postanın günlük yedeklenmesi; disk yansıtma, acil durum jeneratörü ve kesintisiz güç kaynağı; güvenlik duvarları ve hizmet reddi saldırılarına karşı sürekli koruma; veritabanlarının ve dosyaların geri yüklenmesi.
• Sağlayıcı’da: kritik hatalar platform işletmecisini derhâl uyarır; kod sürümleri geri alınabilir.

4. Silme ve veri en aza indirme

• § 9 f. 4 ve 5 uyarınca randevular, randevu talepleri ve başvurular için silme süreleri; § 9 f. 2 uyarınca ürün kaldırıldığında derhâl silme.
• § 2 f. 5-a uyarınca Ek 4 kapsamındaki Müşteriler için varsayılan ayarlar (GDPR m. 25).

5. Veri işleyen kontrolü ve gözden geçirme

• Her alıcı listelenmiştir (Ek 2 ve 3); yeni alt veri işleyenler 30 gün önceden duyurulur (§ 6).
• Yazılımdaki her değişiklik, yayınlanmadan önce testler, statik analiz ve bağımlılık kontrolü içeren otomatik bir denetimden geçer. Sağlık verileri, silme ve alıcılara ilişkin proje kuralları her değişiklikte uygulanır.
• Bu ek, barındırma hizmeti sağlayıcısında, alıcılarda veya koruma tedbirlerinde yapılan her değişiklikte, en az yılda bir kez güncellenir.

Ek 2 — Alt veri işleyenler

Ek 3 — Alt veri işleyen olmayan alıcılar

Müşteri’nin bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için bilgi amaçlıdır (§ 5 b. 2).

Ek 4 — Sağlık kademesi

Müşterileri sağlık kademesine dahil olan sektörler (§ 2 f. 5-a, § 5 b. 6 ila 8) ve § 4a’nın genellikle uygulandığı sektörler. Platformda seçilen sektör belirleyicidir; § 4a ayrıca 1. fıkrasının koşulları sağlandığında her zaman uygulanır.