Accord de traitement des données

entre

l’entreprise qui utilise le logiciel professionnel, avec les informations figurant dans ses mentions légales sur la plateforme — en qualité de responsable du traitement, ci-après le « Client » —

et

SavePaperwork, propriétaire Andreas Gerum, Höfatsstraße 16, 86163 Augsburg, Allemagne — en qualité de sous-traitant, ci-après le « Prestataire ». Le point de contact pour les instructions et la protection des données est l’adresse e-mail indiquée dans les mentions légales.

Préambule

(1) Le Prestataire met à la disposition du Client une plateforme logicielle en tant que service (software as a service) pour la gestion de son entreprise, avec les fonctions énumérées au § 1, al. 3, selon le produit et la formule souscrits. Ce faisant, il traite des données à caractère personnel pour le compte et sur instruction du Client. Le Client est le responsable de ce traitement au sens de l’art. 4, point 7), du RGPD.

(2) Le présent accord fait partie du contrat d’utilisation de la plateforme (contrat principal, CGV). En cas de contradiction, il prévaut pour les questions de protection des données, y compris sur les règles des CGV relatives à la suppression après la fin du contrat.

(3) Les traitements suivants ne relèvent pas du présent accord ; pour ceux-ci, le Prestataire est lui-même responsable du traitement, et sa politique de confidentialité les décrit :

1. les données contractuelles, de facturation et de paiement du Client et de ses utilisateurs vis-à-vis du Prestataire (abonnement, services complémentaires, crédit SMS) ;
2. le compte client valable sur toute la plateforme (§ 2, al. 4) ;
3. la mesure d’audience et l’analyse d’utilisation sur les pages de la plateforme, y compris sur le site web, la page de réservation et le portail client du Client et dans son espace de gestion (annexe 3, points 2 et 3) ;
4. les demandes de contact, de retour d’expérience et d’assistance adressées au Prestataire.

Le Prestataire énumère ces traitements à l’annexe 3 afin que le Client puisse informer correctement ses clients et ses salariés.

§ 1 Objet, nature, finalité et durée du traitement

(1) Objet : la mise à disposition et l’exploitation de la plateforme ainsi que le traitement de données à caractère personnel qui y est lié pour la gestion des rendez-vous, des clients, des véhicules, des ordres de travail, du personnel et de la facturation du Client.

(2) Nature : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission (aux utilisateurs autorisés du Client, à la personne concernée elle-même et aux entités mentionnées aux annexes 2 et 3), rapprochement, interconnexion, limitation, anonymisation et effacement, chaque fois de manière automatisée dans le cadre de la plateforme.

(3) Finalité : exclusivement la fourniture des prestations convenues, dans la mesure où le Client les utilise :

Aucun traitement à des fins propres du Prestataire — notamment publicité, profilage, communication à des tiers pour leurs propres fins et entraînement de modèles d’IA — n’est effectué avec les données relevant du présent accord. Le préambule, al. 3, n’en est pas affecté.

(4) Durée : la durée du contrat principal. Le présent accord ne prend pas fin avant que les obligations prévues au § 9 aient été exécutées.

§ 2 Personnes concernées et catégories de données

(1) Personnes concernées

• les clients du Client : les personnes qui réservent, demandent ou honorent un rendez-vous, figurent dans le fichier clients, amènent un véhicule, valident un devis ou reçoivent une facture ;
• les détenteurs et conducteurs de véhicules, lorsqu’ils ne sont pas eux-mêmes clients ;
• les salariés du Client (en tant que ressource de l’agenda, en tant que personne qui exécute ou contrôle un travail, en tant que titulaire d’un compte collaborateur) ;
• les candidats ;
• les auteurs d’avis (avis Google sur l’entreprise affichés sur son site web) ;
• les tiers que le Client enregistre en texte libre (p. ex. accompagnateurs).

(2) Catégories de données — tous les produits

(3) Catégories de données — Werkstattsystem uniquement

Le suivi du temps, le contrôle qualité et les postes de travail sont des données de salariés liées à leur performance. Le Client répond de la question de savoir s’il les analyse et de quelle manière ; le Prestataire ne les analyse pas.

(4) Le compte client. Un compte client (e-mail, hachage du mot de passe, prénom et nom, téléphone, langue, photo de profil, identifiants de confirmation et de réinitialisation, date et heure du consentement à l’affichage des rendez-vous dans des cabinets sous « Mes rendez-vous ») est valable sur toute la plateforme : la même connexion fonctionne auprès de chaque entreprise, et chaque portail client n’affiche que les données de l’entreprise concernée. Le Prestataire est le responsable du traitement pour le compte client lui-même (préambule, al. 3, point 2). La fiche client ainsi que les rendez-vous, véhicules, ordres de travail et factures chez le Client constituent un traitement pour le compte du Client au titre du présent accord. Le lien entre le compte et la fiche client est créé lors de la première réservation et uniquement pour une adresse e-mail confirmée.

(5) Catégories particulières (art. 9 du RGPD) et données visées à l’art. 10 du RGPD

a) Niveau santé. Aucun champ de la plateforme n’est destiné aux données de santé des clients. Pour un Client exerçant dans un secteur relevant de l’annexe 4 (cabinets des professions de santé), le simple fait qu’une personne ait pris rendez-vous constitue toutefois une donnée de santé (art. 9, paragraphe 1, du RGPD), de même que la prestation choisie et le praticien traitant. Pour la prise de rendez-vous, le Client s’appuie en règle générale sur l’art. 6, paragraphe 1, point b), en liaison avec l’art. 9, paragraphe 2, point h), du RGPD ; les rappels et les demandes d’avis ne sont pas couverts par cette base (§ 5, point 6). Pour les Clients relevant de l’annexe 4, les règles suivantes s’appliquent, modifiables dans les paramètres de réservation :

1. Les rappels et les demandes d’avis sont désactivés jusqu’à ce que le Client les active après avoir recueilli le consentement de ses patients. Toute personne qui n’a pas consenti ou qui retire son consentement est signalée sur la fiche client par la mention « pas de rappels ni de demandes d’avis » et n’en reçoit aucun.
2. Les rappels par e-mail et par SMS ne mentionnent pas la prestation.
3. Les rendez-vous terminés sont supprimés à l’expiration du délai de conservation, et non anonymisés (§ 9, al. 4).
4. Aucun enregistrement de session n’est effectué sur le site web, la page de réservation, le portail client ou l’espace de gestion du Client (annexe 3, point 3) ; la mesure d’audience sans cookies (annexe 3, point 2) est maintenue.
5. Dans le compte client valable sur toute la plateforme, les rendez-vous du Client n’apparaissent que si la personne y a expressément consenti à cet endroit. Le consentement est enregistré avec sa date et son heure et peut y être retiré.
6. Le formulaire de réservation désigne le Client comme responsable du traitement et le Prestataire comme celui qui gère les rendez-vous pour son compte.

b) Textes libres. Les notes de fiche, de rendez-vous, de demande, de véhicule et de défaut peuvent en venir à contenir des informations telles que des allergies, la tolérance cutanée, une grossesse ou des médicaments, et les notes d’atelier des informations sur les circonstances d’un accident ou sur une procédure pénale. La décision d’enregistrer de telles informations appartient au Client ; il a besoin pour cela de sa propre base juridique (pour l’art. 9 du RGPD, en règle générale le consentement explicite). La plateforme n’offre aucune protection particulière au niveau des champs : quiconque peut voir une fiche client ou un rendez-vous voit aussi son texte libre.

c) Maladie des salariés. Le type d’absence « Maladie » et l’origine « Déclaration maladie » consignent le fait d’une maladie. La base juridique et les règles d’accès relèvent de la responsabilité du Client. Un diagnostic n’est pas un champ et ne devrait pas être inscrit dans le texte libre.

d) Mineurs. La plateforme ne demande pas l’âge. Il appartient au Client de décider s’il accepte les réservations de mineurs.

§ 3 Instructions

(1) Le Prestataire ne traite les données que sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts vers des pays tiers (§ 7). L’instruction de base est constituée du contrat principal, de la description des prestations et du présent accord.

(2) Les paramètres que le Client définit sur la plateforme valent instructions individuelles documentées, en particulier : délais de conservation des rendez-vous et des candidatures (§ 9, al. 4 et 5), rappels et demandes d’avis, rappels par SMS par niveau, utilisation de l’assistant IA (§ 7, al. 2) et de la consultation des immatriculations (§ 7, al. 4), création d’une boîte mail de l’entreprise, affichage des avis Google, publication d’offres d’emploi, rappel de rendez-vous de suivi par prestation, zone d’intervention et temps de trajet pour les rendez-vous chez le client.

(3) Le Client donne d’autres instructions sous forme textuelle au point de contact du Prestataire. Sont habilités à donner des instructions le titulaire du compte et les personnes que l’entreprise désigne à cet effet ; sur la plateforme, également les comptes collaborateurs ayant le rôle « Responsable », dans la mesure où ils peuvent modifier des paramètres.

(4) Si le Prestataire estime qu’une instruction est illicite, il en informe le Client sans délai (art. 28, paragraphe 3, second alinéa, du RGPD) et peut en suspendre l’exécution jusqu’à ce qu’elle soit confirmée ou modifiée.

§ 4 Obligations du Prestataire

Le Prestataire

1. ne traite les données que conformément au § 3 ;
2. engage toutes les personnes ayant accès aux données à la confidentialité, à moins qu’elles ne soient soumises à une obligation légale de confidentialité ;
3. prend les mesures techniques et organisationnelles visées à l’art. 32 du RGPD décrites à l’annexe 1 et les maintient à jour ; toute dégradation substantielle est exclue ;
4. respecte les conditions prévues au § 6 pour les sous-traitants ultérieurs ;
5. aide le Client à donner suite aux demandes des personnes concernées (art. 12 à 22 du RGPD). La plateforme permet au Client de consulter, de rectifier et de supprimer les fiches clients, les rendez-vous, les véhicules et les candidatures. Sur demande, le Prestataire établit dans un délai de 14 jours un export complet et lisible par machine par personne, sous la forme d’un fichier CSV. Si une personne concernée s’adresse au Prestataire, celui-ci transmet sans délai la demande au Client ; si la demande concerne le compte client (§ 2, al. 4), le Prestataire y répond lui-même ;
6. aide le Client à respecter les obligations prévues aux art. 32 à 36 du RGPD ;
7. notifie au Client les violations de données à caractère personnel sans délai après en avoir pris connaissance, au plus tard dans un délai de 48 heures, avec les informations visées à l’art. 33, paragraphe 3, du RGPD dans la mesure où elles sont disponibles, et les complète au fur et à mesure ;
8. désigne comme interlocuteur pour la protection des données Andreas Gerum, joignable via le point de contact, et, lorsque la loi l’exige, un délégué à la protection des données ;
9. met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations (§ 8) ;
10. informe le Client sans délai des contrôles et des mesures d’une autorité de contrôle, dans la mesure où ils concernent le présent accord, ainsi que des demandes d’autorités portant sur les données du Client, dans la mesure où la loi le permet.

§ 4a Secret professionnel (§ 203 du Code pénal allemand)

(1) Champ d’application. Le présent § 4a s’applique lorsque le Client ou une personne travaillant pour lui fait partie des personnes visées au § 203, al. 1 ou 2, du Code pénal allemand (StGB) — notamment les médecins, les chirurgiens-dentistes, les vétérinaires et les membres d’une profession de santé dont l’exercice ou le port du titre professionnel requiert une formation réglementée par l’État (p. ex. kinésithérapie, ergothérapie, orthophonie, podologie).

(2) Personne concourant à l’activité. Le Prestataire concourt à l’activité professionnelle du Client au sens du § 203, al. 3, deuxième phrase, StGB. Il s’engage à garder secrets tous les secrets d’autrui dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de son activité pour le Client, y compris après la fin du présent accord. Il sait qu’en vertu du § 203, al. 4, première phrase, StGB, il commet une infraction pénale s’il divulgue un tel secret sans autorisation.

(3) Connaissance limitée au nécessaire. Le Prestataire ne prend connaissance de secrets d’autrui que dans la mesure nécessaire à l’exécution du présent accord, par exemple pour une correction d’erreur demandée par le Client.

(4) Personnel propre. Avant le début de son activité, le Prestataire engage, sous forme textuelle, toute personne qui obtient chez lui l’accès aux données à garder le secret, et l’informe de la responsabilité pénale prévue au § 203, al. 4, StGB.

(5) Sous-traitants ultérieurs. Lorsque le Prestataire fait appel à des sous-traitants ultérieurs (§ 6, annexe 2), il veille à ce qu’ils soient tenus au secret et y astreignent à leur tour leur personnel et leurs propres sous-traitants (§ 203, al. 4, deuxième phrase, point 2, StGB). Conformément à leurs contrats, l’hébergeur (annexe 2, points 1 et 2) et le fournisseur SMS (point 3) n’emploient que des personnes tenues à la confidentialité. Aucune donnée de patients n’est conservée dans le stockage objet (point 4). L’assistant IA (points 5 à 7) n’est pas disponible pour les Clients visés à l’al. 1.

(6) Notification. Si le Prestataire a des raisons de penser qu’un secret a été divulgué sans autorisation, il en informe le Client sans délai ; le § 4, point 7, s’applique par analogie.

§ 5 Obligations du Client

Le Client

1. est responsable de la licéité du traitement, en particulier de l’existence d’une base juridique pour les rappels par e-mail et par SMS, les rappels d’entretien et de contrôle technique, les demandes d’avis, les rappels de rendez-vous de suivi et l’enregistrement de textes libres au sens du § 2, al. 5 ;
2. informe ses clients, salariés et candidats conformément aux art. 13 et 14 du RGPD, y compris au sujet des destinataires figurant aux annexes 2 et 3 et, s’il utilise la consultation des immatriculations, du fait que les caractéristiques des véhicules proviennent d’un registre public ;
3. définit sur la plateforme les délais de conservation (§ 9, al. 4 et 5) qui correspondent à sa politique de suppression ; tant qu’il ne fixe aucun délai pour les rendez-vous, ceux-ci restent enregistrés — sauf pour les Clients relevant de l’annexe 4 (§ 9, al. 4) ;
4. attribue les comptes collaborateurs et les rôles selon le principe du besoin d’en connaître et les retire en cas de départ ;
5. signale sans délai au Prestataire les erreurs ou irrégularités qu’il constate lors de la vérification des résultats ;
6. recueille — uniquement s’il relève de l’annexe 4 — le consentement de ses patients pour les rappels par e-mail ou par SMS et pour les demandes d’avis, et est en mesure d’en apporter la preuve. La plateforme ne le demande pas lors de la réservation en ligne ; elle n’envoie de rappels et de demandes d’avis qu’une fois que le Client les a activés dans les paramètres de réservation. Un modèle de consentement à recueillir à l’accueil se trouve dans son espace de gestion (Configuration, section « Informations pour vos mentions légales »). Le Client signale sur la fiche client toute personne qui n’a pas consenti ou qui retire son consentement ;
7. reporte — uniquement s’il relève de l’annexe 4 — dans son dossier patient les contenus soumis à une obligation de documentation. L’agenda, la fiche client et les textes libres de la plateforme ne constituent pas un dossier patient ;
8. mentionne — uniquement s’il relève de l’annexe 4 — le Prestataire comme destinataire dans ses informations sur la protection des données et propose, outre la réservation en ligne, un autre moyen d’obtenir un rendez-vous, par exemple par téléphone. Un modèle pour ce texte se trouve dans son espace de gestion (Configuration, section « Informations pour vos mentions légales »).

§ 6 Sous-traitants ultérieurs (art. 28, paragraphes 2 et 4, du RGPD)

(1) Autorisation générale. Le Client autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à l’annexe 2 et donne une autorisation écrite générale pour d’autres. Le Prestataire informe le Client de tout ajout ou remplacement envisagé au moins 30 jours à l’avance, sous forme textuelle, par e-mail à l’adresse du compte et par un avis sur la plateforme.

(2) Opposition. Dans ce délai, le Client peut s’y opposer pour un motif important tenant à la protection des données. Si aucune solution n’est trouvée, il peut résilier à titre extraordinaire le contrat principal pour la prestation concernée, avec effet à la date du changement ; les rémunérations versées d’avance pour la période postérieure sont remboursées au prorata.

(3) Répercussion contractuelle. Le Prestataire impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur, pour l’essentiel, les mêmes obligations en matière de protection des données que le présent accord, en particulier des garanties suffisantes quant à des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Il répond envers le Client de leur exécution.

(4) Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs les services auxquels le Prestataire recourt à titre de prestations accessoires (p. ex. télécommunications, poste) ni les entités énumérées à l’annexe 3, qui reçoivent des données en tant que responsables du traitement à part entière ou en tant que source de données publique.

§ 7 Lieu du traitement, pays tiers, destinataires particuliers

(1) Traitement principal. L’application, la base de données, les fichiers et les e-mails sont exploités chez un hébergeur en Allemagne (annexe 2, points 1 et 2, centre de données à Francfort-sur-le-Main), qui sauvegarde chaque jour les données et les e-mails. Les pièces jointes des candidatures ainsi que les images du site web, de la galerie et des avis sont conservées chez un fournisseur de stockage objet à Francfort-sur-le-Main dont le groupe a son siège aux États-Unis (annexe 2, point 4). Le service de visioconférence d’un rendez-vous en ligne est choisi par le Client ; le Prestataire ne lui transmet rien et se contente d’afficher le lien du Client dans les e-mails et le portail client.

(2) Transferts vers des pays tiers. Un transfert vers un pays situé hors de l’UE et de l’EEE n’a lieu que pour l’assistant IA, sur la base des art. 44 et suivants du RGPD :

• Un assistant IA est disponible dans l’espace de gestion de Salon Wizard ; l’étendue de ses fonctions dépend de la formule. Dans la mesure du possible, l’assistant répond à une saisie à partir de règles fixes, sans aucun tiers. Seule une saisie à laquelle aucune règle fixe ne répond est transmise pour classification au fournisseur de modèles visé à l’annexe 2, point 5. Si celui-ci ne répond pas, si son utilisation atteint une limite de coûts ou de débit ou si aucun accès n’est configuré pour lui, l’assistant répond à la saisie à partir de règles fixes ; aucun autre fournisseur n’est sollicité. Le fournisseur traite les données aux États-Unis.
• Sont transmis la saisie sous forme masquée, la langue de l’interface, la date, la rubrique ouverte et, selon une liste affichée au préalable, des identifiants sans noms. Ne sont pas transmis les données consultées (fichier clients, rendez-vous, absences, chiffre d’affaires), les coordonnées issues de la base de données ni les saisies et réponses antérieures.
• Masqué signifie : avant la transmission, le Prestataire remplace dans la saisie, par des espaces réservés, les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les noms que le Client gère sur la plateforme (collaborateurs, comptes collaborateurs, clients et leurs comptes clients confirmés, noms issus des rendez-vous et des demandes de rendez-vous des 90 derniers jours et des rendez-vous futurs, candidats). Si cela échoue, la saisie n’est transmise à aucun fournisseur. Le masquage n’est pas une anonymisation : les noms que le Client ne gère pas, les surnoms, les noms fléchis ou mal orthographiés, les noms qui sont aussi des mots courants, les fragments de noms très courts, les numéros de téléphone écrits avec des points ou comportant moins de huit chiffres et toute autre information qu’une personne écrit dans sa saisie sont transmis sans modification. Le Client donne instruction à ses personnes autorisées de ne saisir dans l’assistant ni données de santé ni d’autres catégories particulières de données à caractère personnel.
• Le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46, paragraphe 2, point c), du RGPD) et, lorsqu’un fournisseur est certifié au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), sur la décision d’adéquation correspondante (art. 45 du RGPD), chaque fois selon l’annexe 2.
• Le Prestataire lui-même enregistre pour l’assistant, par entreprise et par utilisateur, des compteurs, des coûts et des horodatages, mais ni les saisies ni les réponses.

Le fournisseur SMS est utilisé via sa plateforme européenne ; aucun transfert vers un pays tiers n’a lieu à cette occasion.

(3) Aucun autre transfert vers des pays tiers n’a lieu. Les transferts futurs n’ont lieu que conformément au § 6, al. 1, et aux art. 44 et suivants du RGPD.

(4) Consultation des immatriculations (Werkstattsystem uniquement, immatriculations néerlandaises uniquement). Si le Client utilise la consultation dans le formulaire du véhicule ou la vérification nocturne des dates de contrôle technique, le Prestataire transmet uniquement le numéro d’immatriculation au registre ouvert des véhicules de l’autorité néerlandaise d’immatriculation des véhicules et reprend les caractéristiques du véhicule dans le dossier véhicule. Il n’existe aucun contrat avec le registre ; celui-ci est une source de données et un destinataire au sens de l’annexe 3.

(5) Paiement par carte via le compte Stripe du Client (uniquement pour les entreprises ayant leur siège en Allemagne). Si le Client connecte son propre compte Stripe et qu’une personne autorisée déclenche un paiement par carte, le Prestataire transmet, sur cette instruction, au fournisseur de services de paiement du Client le montant, la devise, la désignation de la prestation avec le numéro de réservation et des identifiants internes et, pour un paiement par lignes, en outre la désignation, la quantité et le prix unitaire de chaque ligne — mais pas le nom, l’adresse e-mail ni le numéro de téléphone du client. La désignation d’une ligne personnalisée est un texte libre du Client ; il n’y saisit aucune information sur des clients. Le client communique lui-même sa carte au fournisseur de services de paiement. Le Prestataire reçoit en retour le résultat du paiement et les informations relatives à la carte énumérées au § 2, al. 2. Le fournisseur de services de paiement est le cocontractant du Client et non un sous-traitant ultérieur du Prestataire ; l’argent est versé directement sur le compte du Client (annexe 3, point 10). Pour un paiement par carte réglé, le Prestataire établit un reçu ; si le client a réservé avec un compte client doté d’une adresse e-mail confirmée, le Prestataire lui envoie le reçu à cette adresse, tant qu’il n’a pas désactivé cet envoi.

(6) Les destinataires qui n’effectuent pas de traitement pour le compte du Client (notamment analyse web, cartes, géocodage, polices de caractères dans les e-mails) sont énumérés à l’annexe 3.

§ 8 Preuves et audits

(1) Le Prestataire démontre le respect du présent accord en priorité au moyen de la description actuelle des mesures techniques et organisationnelles (annexe 1), des justificatifs des sous-traitants ultérieurs et, le cas échéant, de certificats (art. 28, paragraphe 3, point h), du RGPD).

(2) Si cela ne suffit pas, le Client peut réaliser des audits, y compris sur place, lui-même ou par l’intermédiaire d’un auditeur tenu au secret, moyennant un préavis de 14 jours, pendant les heures ouvrables et sans perturbation disproportionnée de l’exploitation. Les centres de données des sous-traitants ultérieurs sont audités au moyen de leurs justificatifs.

(3) Chaque partie supporte ses propres frais. Pour chaque audit supplémentaire au cours de la même année civile, le Prestataire peut facturer le travail justifié qu’il y a consacré.

§ 9 Conservation, suppression et restitution

(1) Après la fin du contrat, le Prestataire supprime toutes les données relevant du présent accord ou les restitue, au choix du Client, et supprime les copies existantes, à moins qu’une obligation légale n’impose leur conservation (art. 28, paragraphe 3, point g), du RGPD). Sur demande, il fournit un export dans un délai de 30 jours après la fin du contrat et supprime ensuite les données dans un nouveau délai de 30 jours ; les sauvegardes suivent la rotation de l’hébergeur. Sur demande, il confirme la suppression sous forme textuelle.

(2) Suppression immédiate par le Client. Si le Client retire le produit dans son compte, les fichiers téléversés sont supprimés immédiatement et définitivement, et avec le produit ses paramètres et ses données d’entreprise. Sur demande, le Prestataire établit un export sous la forme d’un fichier CSV dans un délai de 14 jours ; les factures et les rapports, entre autres, peuvent être téléchargés individuellement.

(3) La conservation au titre du droit commercial et fiscal relève du Client. Les livres, enregistrements et pièces comptables sont soumis au § 147 du Code fiscal allemand (AO). Le Prestataire n’est pas l’archive légale du Client ; avant une suppression au titre de l’al. 1 ou 2, le Client sauvegarde lui-même les documents qu’il est tenu de conserver.

(4) Délai de conservation des rendez-vous. Le Client peut fixer un délai de 90 à 3 650 jours ; sans paramétrage, il est désactivé. Une tâche automatique quotidienne efface, pour les rendez-vous terminés dont la fin remonte au-delà du délai, les textes libres, les coordonnées indiquées lors de la réservation ainsi que l’adresse des rendez-vous chez le client, et consigne la date et l’heure de cette opération. La date, la prestation, le collaborateur, le prix, le numéro de réservation et le lien avec la fiche client sont conservés. La même tâche efface, pour les demandes de rendez-vous ayant reçu une réponse, le commentaire, le motif de refus et les coordonnées indiquées dès que le délai écoulé depuis la réponse a expiré, et supprime du journal des SMS le numéro de téléphone correspondant à ces rendez-vous. Une demande en attente n’est jamais touchée. Pour les Clients relevant de l’annexe 4, un délai de cinq ans s’applique en l’absence de paramétrage propre ; à son expiration, la tâche supprime le rendez-vous terminé ainsi que la demande correspondante ayant reçu une réponse, au lieu de l’anonymiser, et supprime au préalable le numéro de téléphone du journal des SMS. La date du dernier rendez-vous honoré reste sur la fiche client. Les inscriptions sur la liste d’attente d’un cours sont supprimées dès que son début est passé.

(5) Délai de conservation des candidatures. 180 jours par défaut, réglable de 30 à 365 jours. Les candidatures ayant un statut définitif sont supprimées avec leurs pièces jointes à l’expiration du délai.

(6) Aucun délai automatique ne s’applique aux fiches clients, véhicules, ordres de travail, devis, au suivi du temps, au stockage des pneus, aux journaux des SMS et aux absences. Ils restent enregistrés jusqu’à ce que le Client les supprime ou jusqu’à la fin du contrat.

(7) Les sauvegardes sont supprimées dans le cadre de la rotation régulière de l’hébergeur (annexe 1).

§ 10 Responsabilité, modifications, dispositions finales

(1) La responsabilité à l’égard des personnes concernées est régie par l’art. 82 du RGPD. Entre les parties, les règles de responsabilité du contrat principal s’appliquent, dans la mesure où l’art. 82 du RGPD ne s’y oppose pas.

(2) Le Prestataire peut modifier le présent accord lorsque la législation, la jurisprudence, les autorités de contrôle ou une modification des prestations l’exigent. Il annonce les modifications de la même manière que les modifications des CGV (CGV, § 11, al. 1 et 2) ; le § 6 s’applique aux nouveaux sous-traitants ultérieurs. Les autres modifications requièrent la forme textuelle.

(3) Si une disposition est invalide, le reste de l’accord demeure valable.

(4) Le droit allemand est applicable. Le tribunal compétent est celui d’Augsburg, dans la mesure où la loi le permet. Pour un Client établi au Royaume-Uni, les références au RGPD s’entendent comme des références au UK GDPR.

(5) La version allemande fait foi. La présente version française est une traduction.

Annexe 1 — Mesures techniques et organisationnelles (art. 32 du RGPD)

Les mesures de l’hébergeur sont reprises de son contrat de sous-traitance. Le Prestataire n’exploite lui-même aucun serveur.

1. Confidentialité

• Accès physique aux serveurs (hébergeur, centre de données à Francfort-sur-le-Main) : système électronique de contrôle d’accès avec journalisation, clôture de haute sécurité, poste de contrôle occupé en permanence, personnel de sécurité, vidéosurveillance des entrées et sorties, attribution des droits d’accès séparée sur le plan organisationnel.
• Accès à l’application : les mots de passe ne sont conservés que sous forme de hachage. Les comptes des propriétaires et de l’exploitant peuvent se connecter avec un second facteur ou une clé d’accès (passkey). Toutes les connexions sont protégées par un captcha à preuve de travail ; les formulaires de réservation publics limitent les requêtes par adresse IP et par adresse e-mail. Les cookies de session ne sont transmis que chiffrés ; les comptes collaborateurs et les comptes clients restent connectés au maximum sept jours. Après cinq mots de passe erronés en une minute, la connexion est brièvement bloquée.
• Accès au sein de l’application : toutes les données d’entreprise sont rattachées à une seule entreprise, et chaque requête est liée à celle-ci. Exploitants et propriétaires, collaborateurs et clients se connectent dans des espaces distincts. Les comptes collaborateurs ont le rôle collaborateur, accueil ou responsable, chacun limité aux établissements attribués ; seuls les responsables voient les motifs de maladie des collègues. Le compte client valable sur toute la plateforme n’affiche, pour chaque entreprise, que les données de celle-ci ; la liste « Mes rendez-vous », commune à toutes les entreprises, n’affiche les rendez-vous dans des cabinets qu’après le consentement de la personne.
• Séparation : les tests automatisés s’exécutent sur des bases de données distinctes et vides. Les saisies dans l’assistant IA ne sont transmises au fournisseur de modèles que sous forme masquée (§ 7, al. 2).
• Personnel : toute personne qui obtient l’accès aux données chez le Prestataire est au préalable engagée à la confidentialité et au secret (§ 4a, al. 4). L’hébergeur et le fournisseur SMS n’emploient que des salariés engagés à la confidentialité.

2. Intégrité

• Toutes les pages et interfaces uniquement via TLS ; envoi d’e-mails et relève des boîtes mail uniquement chiffrés ; SMS via l’interface HTTPS du fournisseur SMS sur sa plateforme européenne.
• Les mots de passe des boîtes mail des entreprises sont conservés chiffrés.
• Les journaux de l’application contiennent des identifiants, pas de contenus, et font l’objet d’une rotation ; les enregistrements portent la date et l’heure de leur création et de leur modification.

3. Disponibilité et résilience

• Chez l’hébergeur : sauvegarde quotidienne de l’espace web, des bases de données et des e-mails ; mise en miroir des disques, groupe électrogène de secours et alimentation sans interruption ; pare-feu et protection permanente contre les attaques par déni de service ; restauration des bases de données et des fichiers.
• Chez le Prestataire : les erreurs critiques alertent immédiatement l’exploitant ; les mises en production du code peuvent être annulées.

4. Suppression et minimisation des données

• Délais de suppression des rendez-vous, des demandes de rendez-vous et des candidatures selon le § 9, al. 4 et 5 ; suppression immédiate lors du retrait du produit selon le § 9, al. 2.
• Paramètres par défaut pour les Clients relevant de l’annexe 4 (art. 25 du RGPD) selon le § 2, al. 5, point a).

5. Contrôle de la sous-traitance et réexamen

• Chaque destinataire est répertorié (annexes 2 et 3) ; les nouveaux sous-traitants ultérieurs sont annoncés 30 jours à l’avance (§ 6).
• Chaque modification du logiciel passe, avant sa mise en production, par un contrôle automatisé comprenant des tests, une analyse statique et une vérification des dépendances. Les règles du projet relatives aux données de santé, à la suppression et aux destinataires s’appliquent à chaque modification.
• La présente annexe est mise à jour à chaque changement concernant l’hébergeur, les destinataires ou les mesures de protection, et au moins une fois par an.

Annexe 2 — Sous-traitants ultérieurs

Annexe 3 — Destinataires qui ne sont pas des sous-traitants ultérieurs

Pour l’information du Client, afin qu’il puisse remplir ses obligations d’information (§ 5, point 2).

Annexe 4 — Niveau santé

Secteurs d’activité dont les Clients relèvent du niveau santé (§ 2, al. 5, point a), § 5, points 6 à 8), et secteurs auxquels le § 4a s’applique en règle générale. Le secteur choisi sur la plateforme est déterminant ; le § 4a s’applique en outre toujours lorsque les conditions de son al. 1 sont réunies.