¿Cuánto tiempo conservar? La pregunta que hay detrás del plazo

«Cinco años» o «diez años» son las respuestas que casi todo el mundo lleva en la cabeza, y las dos son inservibles: en España la cifra depende del documento, y además responden a la pregunta equivocada. Un plazo de conservación no es una propiedad del papel. Es el tiempo durante el cual alguien está legitimado para preguntarte por él.

Por eso nunca hay un solo plazo. Para un mismo justificante corren varios relojes —uno fiscal, uno contractual, a veces uno mercantil— y manda el más largo. Quien lo entiende una vez no necesita memorizar tablas: decide por sí mismo cada caso nuevo.

Hazle a un justificante cuatro preguntas antes de tirarlo. Valen con independencia del país en el que trabajes; solo las cifras que hay detrás son nacionales.

• ¿Puede querer verlo todavía la Administración tributaria? Es el reloj más conocido. Afecta a todo lo que haya entrado en un asiento, una declaración o una base imponible.
• ¿Depende de él algún derecho nacido de un contrato? Garantía, obra, fianza: quien reclama tiene que acreditarlo, y tú tienes que poder defenderte.
• ¿Puede surgir todavía un litigio? Deudas abiertas, liquidaciones discutidas, un daño no cerrado. Mientras haya un procedimiento en marcha, ninguna otra fecha importa.
• ¿Hay alguien que exija que lo borres? La protección de datos actúa en sentido contrario: no fija un mínimo, fija un máximo.

En el primero piensa todo el mundo. El segundo y el tercero se subestiman, sobre todo porque van atados a hechos y no a ejercicios. Y el cuarto choca con los tres primeros: por eso la conservación necesita una política y no una regla de bolsillo.

En la práctica significa: puedes destruir un justificante cuando se ha parado el más largo de los cuatro relojes. No el más evidente, ni el que figura en un cartel.

El error de cálculo más frecuente con los plazos no es la duración, sino el arranque. Los plazos casi nunca empiezan el día que lleva escrito el documento.

Hay dos puntos de partida que aparecen en todas partes. Los plazos fiscales se enganchan a la declaración, no al documento. Los plazos contractuales se enganchan a un hecho —la entrega, la recepción, el último pago— y por eso corren por separado para cada operación.

España como ejemplo nombrado, porque enseña bien la mecánica. El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a liquidar y a exigir el pago. Pero el artículo 67.1 dice desde cuándo: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación. Para una factura de marzo de 2026 el reloj no arranca en marzo, sino al vencer el plazo de la autoliquidación de ese periodo, y se para cuatro años después. Y la prescripción se puede interrumpir: si hay una actuación de la que tengas conocimiento formal, el plazo vuelve a empezar de cero.

En el lado civil se cuenta por hechos. Las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación, según el artículo 1964.2 del Código Civil. Si en tu mercado aclaras una sola cosa, que sea esta: ¿el plazo corre desde una declaración o desde un hecho? La diferencia son fácilmente meses o un año entero.

Las cifras que siguen valen para España y solo para España. En otros mercados difieren; la estructura de fondo —escalones según la cercanía a la contabilidad— se repite casi en todas partes.

La primera fila es la que más sorprende: casi todo el mundo tiene en la cabeza los cuatro años fiscales y se olvida de los seis del Código de Comercio. Los dos plazos conviven, miden cosas distintas y arrancan distinto: uno desde el último asiento, el otro desde el vencimiento de una declaración. En una empresa pequeña eso significa que el nivel de seis años marca el ritmo de tu archivo.

Dos detalles con los que tropieza la práctica. Primero: los diez años de la última fila no son un plazo de conservación por sí mismos, sino el tiempo durante el cual la Administración puede comprobar bases o deducciones que todavía arrastras; en la práctica te obligan a poder aportar la contabilidad y las autoliquidaciones de ese ejercicio. Segundo: un plazo es un mínimo y no una orden de destruir el día del vencimiento. Donde siga corriendo alguno de los otros tres relojes, el justificante se queda.

Hasta aquí se trataba de cuánto tiempo tienes que conservar algo. El cuarto reloj pregunta cuánto tiempo puedes conservarlo, y es la razón por la que «guardarlo todo por si acaso» no es una actitud prudente, sino un error propio.

Este reloj es la parte más agradable del asunto, porque no es nacional: dentro de la Unión Europea rige el mismo reglamento, el RGPD. Su principio de limitación del plazo de conservación (art. 5.1 e) exige mantener los datos personales de forma que permita identificar a las personas durante no más tiempo del necesario para la finalidad. Un justificante con nombre, domicilio o matrícula es también, por tanto, un tratamiento de datos que necesita justificación.

Los dos relojes no chocan, encajan: mientras exista una obligación legal de conservación, la supresión está excluida; el art. 17.3 b) del RGPD exceptúa ese caso. Cuando la obligación se acaba, la carga se invierte: necesitas un motivo propio para seguir conservando, y «podría venir bien algún día» no lo es.

De ahí sale la única regla que hace práctico este apartado: el vencimiento de un plazo es una cita, no una patente de corso. Quien a los seis años no hace nada puede estar infringiendo, a partir del séptimo, una norma distinta de la que tenía en mente, y por eso cada plazo necesita una nota de qué se borra al vencer.

La buena noticia: de cuatro relojes sale en el archivo una sola rutina, si se toman tres decisiones una vez.

Ordena por años, no por temas. Los plazos fiscales y mercantiles vencen por ejercicios. Una carpeta por año se puede valorar entera, mientras que un archivo ordenado por materias obliga a examinar cada justificante por separado.

Mantén aparte los casos ligados a un hecho. Todo lo que cuelgue de una fecha ajena al calendario —contratos vivos, deudas abiertas, garantías, un pleito— va a un archivo propio y no a la carpeta del año. Si no, una sola operación arrastra un año entero más allá de su plazo, o desaparece con él.

Conviértelo en una cita. Un punto en enero para mirar la carpeta más antigua, decidir y dejar constancia de lo que se ha destruido. El acta es más corta que la discusión que si no ocurre años después.

Qué puede asumir un sistema

Los justificantes que nacen dentro del sistema de gestión llevan solos su fecha y su asignación; el plazo corre allí con el documento y no hay que perseguirlo. En la facturación del software de taller, por ejemplo, cada factura emitida está numerada e inalterable, con la fecha de expedición de la que cuelga el plazo. Lo que un sistema no puede asumir es la decisión de cuál de los cuatro relojes es el más largo en cada caso.

Cómo tienen que llamarse y dónde tienen que estar esos archivos para encontrarlos está en Digitalizar justificantes: un archivo que aguanta al cabo de los años.