Plantilla de factura para rellenar — con control de los datos obligatorios

En España los datos obligatorios están en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), enumerados de la letra a) a la p). Las primeras son la factura de cada día: número y, en su caso, serie, con numeración correlativa; fecha de expedición; nombre y apellidos o denominación social completa del expedidor y del destinatario; el NIF del expedidor, y el del destinatario en los casos previstos; el domicilio de ambos; la descripción de las operaciones con el precio unitario y los descuentos; el tipo o tipos impositivos; la cuota repercutida, consignada por separado; y la fecha de la operación si difiere de la de expedición.

Las letras siguientes son menciones de casos concretos y solo aparecen cuando toca: la referencia al precepto que ampara una exención, la mención «facturación por el destinatario» cuando es el cliente quien emite, «inversión del sujeto pasivo» cuando la deuda se traslada a él, y las menciones propias de los regímenes especiales — agencias de viajes, bienes usados, criterio de caja.

Sobre la numeración se repite un malentendido: lo que se exige es que sea correlativa dentro de cada serie, no que exista una única serie sin huecos. Series separadas por establecimiento o por ejercicio son admisibles; repetir un número, o cambiarlo después de expedido, no.

Para importes pequeños hay una lista más corta, y es el punto donde una cifra recordada de otro país falla. La factura simplificada del artículo 4 cabe cuando el importe no excede de 400 euros con IVA incluido, y también en las rectificativas.

Hay además un segundo umbral que casi nadie conoce: hasta 3.000 euros con IVA incluido en una lista cerrada de actividades — venta al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquería e institutos de belleza, instalaciones deportivas, aparcamiento y tintorería, entre otras.

El artículo 7 dice qué lleva una simplificada: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si difiere, NIF y nombre solo del expedidor, tipo de bienes o servicios, tipo impositivo y contraprestación total. Se ahorra identificar al destinatario y desglosar base y cuota. Ahí está la trampa cara: si quien la recibe es empresario o profesional y lo pide, el apartado 2 obliga a añadir su NIF, su domicilio y la cuota por separado. Quien quiera deducir necesita esos datos: pregúntalo antes de emitir.

Cuando la operación no lleva IVA — porque está exenta o porque se acoge a un régimen especial — el tipo y la cuota no desaparecen sin más: los sustituye una referencia. El artículo 6.1.j) obliga a citar el precepto correspondiente de la normativa española o de la Directiva 2006/112/CE, o cualquier otra indicación de que la operación está exenta.

Cuál sea ese precepto depende del régimen concreto, y no es una elección: pregúntalo a tu asesoría antes de emitir. Y la regla más cara de todas, común a cualquier sistema de IVA: quien repercute el impuesto en una factura queda obligado a ingresarlo, aunque no debiera haberlo repercutido.