Comprobantes y archivo

Un justificante no es un papel que se guarda porque lo manda una norma. Es la respuesta a una pregunta que alguien te hará dentro de dos años — Hacienda, un banco, un comprador o tú mismo: ¿qué era esto, para qué y quién lo pagó? Un archivo funciona exactamente cuando responde sin ti.

Escanear es la parte fácil. Lo difícil viene después: el nombre del archivo es la búsqueda de verdad, porque lo que buscarás dentro de dos años rara vez es el nombre del proveedor, sino la fecha, el importe o el trabajo al que pertenece el justificante. Una carpeta de escaneos numerados es un archivo que nadie usa.

El segundo obstáculo es la regularidad. Un cierre de mes cuesta tres tardes si ocurre una vez al mes, y media hora si antes se dedicaron diez minutos cada semana. La diferencia no está en el esmero, sino en que un justificante solo se puede explicar mientras recuerdes de qué iba.

La tercera pregunta es la conservación: cuánto tiempo, en qué forma y quién puede leerlo. Los plazos varían según el país y el tipo de documento y están en los artículos; la regla trasladable es que un justificante digitalizado debe permanecer inalterado y localizable — si no, es la foto de un justificante, no el justificante. Los artículos de esta sección recorren cada una de las tres preguntas por separado.