Przeniesienie danych klientów: co ginie przy zmianie

Przeprowadzka danych rzadko kończy się głośną porażką. Kończy się cicho, bo to, czego brakuje, w pierwszej chwili nie brakuje. Nazwiska, numery telefonów i adresy e-mail są kompletne, system działa, firma pracuje dalej. Dopiero gdy ktoś potrzebuje wcześniejszej historii, okazuje się, że historia nie pojechała.

To nie niechlujstwo, tylko kwestia formatu. Eksport CSV jest tabelą, a tabela odwzorowuje w jednym wierszu dokładnie jeden rekord. Osoba z trzydziestoma trzema wizytami, czterema notatkami i dwoma wgranymi dokumentami nie mieści się w żadnym wierszu. Kto wie o tym wcześniej, zadaje właściwe pytania — a te na początku nic nie kosztują.

Żeby rozmowa ze starym i nowym dostawcą coś dała, potrzebny jest właściwy podział. Prawie wszystko, co leży w oprogramowaniu firmowym, wpada w jeden z czterech rodzajów, a różnią się one mocno tym, jak dobrze znoszą przeprowadzkę.

Czwarty wiersz jest najbardziej nieprzyjemny, bo jest niewidoczny. Dostajesz listę klientów i listę wizyt, obie kompletne, a mimo to potem żadna wizyta nie wisi przy właściwej osobie — bo wewnętrzny numer, który je łączył, leżał w starym systemie i tam został. Właśnie dlatego rozstrzygające pytanie do eksportu nie brzmi „co w nim jest”, tylko „jak to jest połączone”.

Nie pytaj więc starego dostawcy „o eksport”, tylko o te cztery rodzaje osobno. I poproś o odpowiedź na piśmie. Nie z nieufności, tylko dlatego, że rozmowy telefonicznej sprzed pół roku nikt już nie odtworzy.

Dostawcy nazywają „eksportem” bardzo różne rzeczy. Różnice są duże i łatwe do sprawdzenia, gdy wiadomo, na co patrzeć.

CSV albo Excel to przypadek normalny i dla danych podstawowych całkowicie wystarczający. Jeden plik na rodzaj danych. Uważaj na trzy pułapki: wiodący plus albo zero w numerze telefonu znika, gdy arkusz uzna kolumnę za liczbę. Daty zamieniają kolejność dnia i miesiąca, co przez pierwsze dwanaście dni każdego miesiąca jest niepozornie błędne. A polskie znaki diakrytyczne zamieniają się w znaki zapytania, jeśli kodowanie się nie zgadza.

PDF nie jest eksportem, tylko wydrukiem. Dla faktur, które i tak musisz jedynie zarchiwizować, jest dokładnie w porządku. Dla danych klientów, które mają być używane dalej w nowym systemie, jest bezwartościowy.

Interfejs programistyczny to wariant najlepszy, bo powiązania zostają zachowane. Zakłada jednak, że ktoś go obsłuży. Zapytaj nowy system, czy oferuje import tą drogą — wiele oferuje, a wtedy przeprowadzka jest kwestią godzin, nie dni.

Praktyczna kontrola trwa pięć minut: otwórz eksport i poszukaj jednej osoby, której historię znasz na pamięć. Czy stoi tam wszystko, czego się spodziewasz? Ta jedna próbka znajduje więcej błędów niż każde zapewnienie.

Istnieje krótka lista rzeczy, których brakuje przy niemal każdej zmianie. Nie są dramatyczne, gdy się o nich wie, a irytujące, gdy zauważa się je dopiero po fakcie.

• Pola notatek. Zdanie „nie toleruje tego jednego preparatu” albo „przychodzi zawsze dziesięć minut później” bywa najcenniejszą treścią całej bazy i nie stoi w żadnym standardowym eksporcie.
• Historia wizyt poza datą graniczną. Wiele eksportów wydaje dwanaście albo dwadzieścia cztery miesiące. Co starsze, zostaje.
• Załączniki. Zdjęcia, formularze, podpisane zgody. Technicznie leżą gdzie indziej niż rekordy i dlatego traktuje się je osobno.
• Ustawienia i szablony. Katalog usług z cenami i czasami, gotowe teksty, treści przypomnień, godziny otwarcia. To praca, a nie dane — i przyjdzie do wykonania po raz drugi.
• Adresy na zewnątrz. Link do rezerwacji, kod QR na wydrukowanych wizytówkach, zapisana zakładka. One się nie przeprowadzają; pomaga tu tylko przekierowanie albo zapowiedź.

Nad ostatnim punktem warto pomyśleć zawczasu, zwłaszcza gdy klienci rezerwują samodzielnie. Niektóre systemy oddzielają publiczny adres rezerwacji od oprogramowania pod spodem — u nas przejmuje to plan-it-now, dzięki czemu zmiana w tle nie rozrywa adresu widocznego na zewnątrz. Czy twój przyszły dostawca to rozdziela, to pytanie, które należy przed umowę.

Zmiana nie jest punktem w czasie, tylko okresem. Licz na dwa do czterech tygodni między pierwszym eksportem a dniem, w którym starego systemu już nie otwierasz — przy małej firmie, nie przy sieci.

Przebieg, który się sprawdza, ma cztery kroki:

1. Eksport i import próbny, długo przed dniem granicznym. Najlepiej w okresie próbnym nowego systemu. Tu wychodzi, czego brakuje, i tu jest to jeszcze tanie.
2. Ustalenie i ogłoszenie dnia granicznego. W miarę możliwości w spokojnym tygodniu i nie tuż przed szczytem. Od tego dnia nowe sprawy zakładane są już tylko w nowym systemie — inaczej masz dwie prawdy.
3. Eksport końcowy w dniu granicznym, import tego samego dnia. Wszystko, co zdarzy się pomiędzy, trzeba wprowadzić ręcznie. Trzymaj ten odstęp krótko.
4. Stare środowisko do odczytu tak długo, jak się da. Nie do pracy, tylko do sprawdzania. Większość dostawców zostawia dostęp jeszcze przez ograniczony czas po wypowiedzeniu — dopytaj, jak długo, i zapisz sobie tę datę.

Po imporcie należy się kontrola, którą naprawdę się przeprowadza, a nie tylko planuje. Wystarczą cztery liczby: ile było osób przedtem, ile potem? Ile wizyt? Czy przy pięciu losowo wyciągniętych osobach zgadza się pełna historia? I czy przy trzech ostatnio założonych rekordach jest wszystko? Jeśli te cztery kontrole wypadają czysto, przeprowadzka z reguły też jest czysta.

„Zabrać wszystko, a resztę usunąć” brzmi zrozumiale, ale rzadko jest właściwą kolejnością. Spotykają się tu dwa przeciwbieżne obowiązki i oba działają jednocześnie.

Pierwszy to przechowywanie. Jak długo potrzebujesz dokumentu, decyduje nie jego wiek, tylko okres przechowywania przypisany danemu rodzajowi dokumentu, a ten wynika z tego, kto może go jeszcze zażądać: administracja skarbowa, rękojmia, spór o wykonaną usługę. W Polsce księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej), a ono wynosi pięć lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Praktycznie znaczy to: faktury i dowody zapłaty należą przed wypowiedzeniem do własnego, trwałego archiwum — a nie do konta, które wygaśnie.

Drugi to usunięcie. Dane osobowe wolno przechowywać tylko tak długo, jak istnieje na to cel; w ramach unijnego RODO to zasada ograniczenia przechowywania. Z chwilą gdy nie jesteś już klientem starego dostawcy, przetwarza on twoje dane klientów bez zlecenia. Zażądaj więc wyraźnie usunięcia i poproś o potwierdzenie — na piśmie, z datą. To nie nieufność, tylko dowód, którego kiedyś będziesz potrzebować — podobnie jak spisana reguła, co i kiedy zostaje usunięte, której nowy system potrzebuje od pierwszego dnia.

Jedno z drugim daje prostą kolejność: najpierw wyjąć wszystko, co trzeba zachować, potem sprawdzić, potem wypowiedzieć, potem zażądać usunięcia i uzyskać potwierdzenie. W tej kolejności. Kto wypowiada najpierw, negocjuje o swój eksport z gorszej pozycji.