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La exportación estaba ahí, el archivo se abría, los nombres eran correctos. Se notó dos semanas después, cuando alguien preguntó qué se había acordado la última vez.
Una mudanza de datos rara vez fracasa con estruendo. Fracasa en silencio, porque lo que falta no se echa en falta el primer día. Nombres, teléfonos y direcciones de correo están completos, el sistema funciona, el negocio sigue. Solo cuando alguien necesita un antecedente se ve que el antecedente no ha venido.
No es descuido, es una cuestión de formato. Una exportación CSV es una tabla, y una tabla representa exactamente un registro por fila. Una persona con treinta y tres citas, cuatro notas y dos documentos subidos no cabe en ninguna fila. Quien lo sabe de antemano hace las preguntas correctas, y esas al principio no cuestan nada.
1. Cuatro tipos de datos, y solo uno es fácil
Para que una conversación con el proveedor antiguo y con el nuevo sirva de algo hace falta la clasificación correcta. Casi todo lo que hay en un software de gestión cae en uno de cuatro tipos, y se diferencian mucho en lo bien que sobreviven a una mudanza.
| Tipo de dato | Ejemplos | Cómo viaja |
|---|---|---|
| Datos maestros | nombre, dirección, teléfono, correo, vehículo, hijo o hija, servicio | casi siempre completos |
| Datos de movimiento | citas, órdenes de trabajo, facturas, pagos, visitas | a menudo solo en parte o solo como lista |
| Texto libre y archivos | notas, observaciones internas, fotos, adjuntos PDF, firmas | con frecuencia nada en absoluto |
| Vínculos | qué cita corresponde a qué persona, qué factura a qué orden | la parte que se pierde en silencio |
La cuarta fila es la más desagradable porque es invisible. Recibes una lista de clientes y una lista de citas, las dos completas, y aun así después ninguna cita cuelga de la persona correcta, porque el número interno que unía ambas estaba en el sistema antiguo y allí se ha quedado. Justo por eso la pregunta decisiva ante una exportación no es «qué contiene», sino «cómo está unido».
No pidas, entonces, «una exportación» al proveedor antiguo, sino estos cuatro tipos por separado. Y haz que te den la respuesta por escrito. No por desconfianza, sino porque una llamada de teléfono seis meses después ya no la reconstruye nadie.
Una exportación sin historial de citas ni campos de notas no es una exportación: es una agenda de direcciones.
2. Lo que de verdad pueden los formatos habituales
Los proveedores llaman «exportación» a cosas muy distintas. Las diferencias son fáciles de comprobar en cuanto sabes dónde mirar.
CSV o Excel es el caso normal y para datos maestros basta de sobra. Un archivo por tipo de dato. Vigila tres trampas: un signo más o un cero inicial del teléfono desaparece en cuanto la hoja interpreta la columna como número. Las fechas cambian entre el orden día-mes y mes-día, lo que los doce primeros días de cada mes es un error invisible. Y las eñes y las tildes se vuelven interrogantes si la codificación no coincide.
PDF no es una exportación, es una impresión. Para facturas que de todos modos solo tienes que archivar está perfecto. Para datos de clientes que se van a seguir usando en el sistema nuevo no vale nada.
Una interfaz es la mejor variante, porque conserva los vínculos. Pero presupone que alguien la maneje. Pregunta al sistema nuevo si ofrece importación por esa vía; muchos la tienen, y entonces la mudanza es cuestión de horas en vez de días.
La comprobación práctica dura cinco minutos: abre la exportación y busca una persona cuyo antecedente conozcas de memoria. ¿Está todo lo que esperabas? Esa única muestra encuentra más fallos que cualquier garantía verbal.
3. Lo que se queda por el camino una y otra vez
Hay una lista corta de cosas que faltan en casi todos los cambios. No son dramáticas si se conocen, y son molestas si se descubren después.
- Campos de notas. La frase «no tolera ese producto» o «llega siempre diez minutos tarde» suele ser el contenido más valioso de toda la base de datos y no aparece en ninguna exportación estándar.
- Historial de citas más allá de una fecha de corte. Muchas exportaciones entregan doce o veinticuatro meses. Lo más antiguo se queda.
- Adjuntos. Fotos, formularios, consentimientos firmados. Técnicamente están en otro sitio que los registros y por eso se tratan aparte.
- Ajustes y plantillas. Catálogo de servicios con precios y duraciones, textos predefinidos, textos de recordatorio, horarios. Eso es trabajo, no datos, y toca hacerlo una segunda vez.
- Direcciones hacia fuera. Un enlace de reserva, un código QR en tarjetas impresas, una página guardada en marcadores. No se mudan contigo; ahí solo ayuda una redirección o un aviso.
El último punto conviene pensarlo por adelantado si la clientela reserva por su cuenta. Algunos sistemas separan la dirección pública de reserva del software que hay detrás: en nuestro caso lo hace plan-it-now, de modo que un cambio en la trastienda no rompe la dirección de cara al público. Si tu futuro proveedor las separa es una pregunta que va antes del contrato.
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4. La mudanza en sí: fecha de corte, convivencia, comprobación
Un cambio no es un instante, es un periodo. Cuenta con dos a cuatro semanas entre la primera exportación y el día en que ya no vuelves a abrir el sistema antiguo; hablamos de un negocio pequeño, no de una cadena.
La secuencia que ha demostrado funcionar tiene cuatro pasos:
- Exportación e importación de prueba, mucho antes de la fecha de corte. Lo mejor es durante el periodo de prueba del sistema nuevo. Ahí se ve qué falta, y ahí todavía sale barato.
- Fijar la fecha de corte y anunciarla. A ser posible en una semana tranquila y no justo antes de un pico. A partir de ese día los trámites nuevos se crean solo en el sistema nuevo; si no, tienes dos verdades.
- Exportación final el día de corte, importación el mismo día. Todo lo que pase entremedias hay que reintroducirlo a mano. Mantén la distancia corta.
- Conservar el entorno antiguo en modo lectura tanto como se pueda. No para trabajar, sino para consultar. La mayoría de proveedores dejan el acceso abierto un tiempo limitado tras la baja; pregunta cuánto y apúntate la fecha.
Después de la importación toca una comprobación que se hace de verdad y no solo se planifica. Bastan cuatro cifras: ¿cuántas personas había antes y cuántas después? ¿Cuántas citas? ¿Cuadra el antecedente completo en cinco personas elegidas al azar? ¿Y está todo en los tres registros creados más recientemente? Si esas cuatro comprobaciones salen limpias, la mudanza suele estar limpia.
5. Lo que tiene que quedarse en el sistema antiguo
«Me llevo todo y borro el resto» es comprensible, pero rara vez es el orden correcto: aquí chocan dos deberes contrapuestos que rigen a la vez.
Uno es la conservación. Cuánto tiempo necesitas un justificante no lo decide su antigüedad, sino el plazo unido a esa clase de documento, que depende de quién puede exigirlo todavía: la administración tributaria, una garantía, una discusión sobre un servicio prestado. Los plazos concretos son nacionales. En la práctica: facturas y justificantes de pago van antes de la baja a un archivo propio y duradero, no a una cuenta que se extingue.
El otro es la supresión. Los datos personales solo pueden conservarse mientras exista una finalidad; en el RGPD ese es el principio de limitación del plazo de conservación. En cuanto dejas de ser cliente del proveedor antiguo, trata tus datos sin encargo alguno. Exige por eso la supresión y haz que te la confirmen por escrito, con fecha. No es desconfianza, es la prueba que algún día vas a necesitar tú, igual que en el sistema nuevo hará falta una regla escrita de qué se borra y cuándo.
Las dos cosas juntas dan una secuencia sencilla: sacar todo lo que tienes que conservar, comprobar, cursar la baja, exigir la supresión y hacer que te la confirmen. En ese orden. Quien cursa la baja primero negocia su exportación desde una posición peor.
Una mudanza de datos no es una cuestión técnica, sino una pregunta sobre qué posees en realidad. Los datos maestros casi siempre vienen. El antecedente, las notas y los adjuntos vienen si preguntas por ellos, y se quedan si no lo haces.
El mejor momento para eso no es el cambio, sino la entrada. Quien empieza hoy debería lanzar una vez una exportación completa mientras todavía no cuesta nada y nadie está bajo presión. Un proveedor que la entrega sin objeciones te ha dicho más sobre sí mismo que cualquier lista de funciones, y ese listón se aplica con toda la razón también a nuestros propios productos, desde el software para salones hasta cualquier otro.
Lo que queda después está en la letra pequeña: plazo, formato, coste y el tiempo que te queda tras la baja. Ese es el tema de Permanencia, baja y exportación de datos.
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