Deklaracja ochrony danych

Wpisy i wnioski na plan-it-now.com

plan it now (plan-it-now.com) to marka SavePaperwork. Oprócz stron rezerwacji firm korzystających z naszego oprogramowania plan it now pokazuje wpisy innych firm, utworzone z danych publicznych: zarówno spółek kapitałowych, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek osobowych. Każdy może zgłosić wpis, a firma może zlecić poprawienie lub usunięcie swojego wpisu albo go przejąć. Ta sekcja zawiera nasze informacje o ochronie danych dla osób, których dotyczą te wpisy (art. 14 RODO). Ten sam tekst znajduje się na stronie „Skąd pochodzą dane” w serwisie plan-it-now.com.

Wpisy pochodzą obecnie z następujących krajów: Austria, Belgia, Francja, Hiszpania, Holandia, Niemcy, Polska, Szwajcaria, Turcja, Wielka Brytania, Włochy.

Administrator: operator SavePaperwork. Jego dane identyfikacyjne i kontaktowe znajdziesz w naszej nocie prawnej. Z każdym pytaniem dotyczącym tych wpisów, także w sprawie Twoich praw, napisz na podany tam adres e-mail, wpisując w temacie „Ochrona danych”.

Wpisy

Wpis podaje nazwę firmy, jej branżę i adres. Jeśli firmę prowadzi jedna osoba lub spółka osobowa, dane te dotyczą osób i są danymi osobowymi; to samo dotyczy przypadku, gdy nazwa spółki zawiera imię i nazwisko osoby. Niniejsze informacje obejmują zatem każdy wpis, niezależnie od formy prawnej firmy.

Źródło: dane Places Overture Maps Foundation (overturemaps.org), publicznie dostępny zbiór danych na otwartych licencjach, który przekazuje dane od dostawców takich jak Meta, Microsoft, Foursquare i AllThePlaces. Każdy wpis podaje swojego dostawcę oraz datę, którą ten dostawca podaje dla swoich danych. Kategorie danych: nazwa firmy, branża, adres z położeniem na mapie, dostawca i jego data. W przypadku spółki, której nazwa zawiera formę prawną, w której żadna osoba nie odpowiada osobiście, wpis pokazuje także numer telefonu ze źródła. Od jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych nie przejmujemy numeru telefonu; ich wpis pokazuje numer tylko wtedy, gdy został on wpisany lub wyraźnie potwierdzony przez właściciela. Wewnętrznie przechowujemy również identyfikatory wpisu w źródle, formę prawną odczytaną z nazwy oraz klucze wyprowadzone z nazwy i kodu pocztowego.

Niektóre wpisy nie pochodzą z Overture, lecz z własnej witryny firmy: z noty prawnej, którą firma ma prawny obowiązek opublikować, lub z danych firmy i danych kontaktowych, które tam publikuje. Z tych stron przejmujemy nazwę firmy, formę prawną, jeśli nazwa ją zawiera, branżę i adres, a w przypadku firmy o formie prawnej, w której żadna osoba nie odpowiada osobiście, także numer telefonu, w tym numery komórkowe. Strony te pobieramy raz w miesiącu. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwą firmy może być imię i nazwisko samego przedsiębiorcy. Inne imiona i nazwiska osób podane na stronie, np. właścicieli, członków zarządu lub osób odpowiedzialnych za treść, a także adresy e-mail odrzucamy już podczas odczytu strony; nie przechowujemy ich, chyba że imię i nazwisko jest częścią samej nazwy firmy. Źródłem tych danych jest własna witryna firmy, czyli źródło publicznie dostępne (art. 14 ust. 2 lit. f RODO). Aby znaleźć witrynę firmy, korzystamy również z publicznych katalogów i serwisów mapowych. Położenie na mapie ustalamy na podstawie adresu przy użyciu danych OpenStreetMap.

Cele: umożliwienie znalezienia firmy i kontaktu z nią oraz prowadzenie przez nas plan it now jako przeglądu lokalnych firm. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasze prawnie uzasadnione interesy są następujące: chcemy, aby jak najwięcej osób znalazło plan it now, a firmy poznały nasze oprogramowanie do rezerwacji dzięki swojemu wpisowi, który oferuje im jego bezpłatne przejęcie; firma korzystająca z naszego oprogramowania otrzymuje stronę rezerwacji. Osoby szukające firmy mają interes w znalezieniu jej adresu, a firma ma interes w tym, aby można ją było znaleźć tam, gdzie jej dane i tak są publiczne. Wyważyliśmy te interesy względem Twoich i ograniczamy wpis do tego, co niezbędne: bez numeru telefonu jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki osobowej bez własnej zgody właściciela, bez adresu e-mail, bez witryny, bez zdjęć, bez opinii i bez listy czy wyszukiwarki na tej stronie, która zawierałaby wpis.

Odbiorcy: każdy, kto otwiera wpis, w tym wyszukiwarki, którym nasza mapa witryny (sitemap) zgłasza wpisy; nasz dostawca hostingu i poczty e-mail w Niemczech, który przetwarza dane w naszym imieniu; a w przypadku wpisów przejętych z własnej witryny firmy — usługa geokodowania Photon firmy komoot. Otrzymuje ona wyłącznie adres, bez nazwy, abyśmy mogli ustalić położenie na mapie. Jeśli ktoś wyznacza trasę z poziomu wpisu, jego przeglądarka przekazuje nazwę i adres firmy do serwisu mapowego. Nie sprzedajemy tych danych i nie przekazujemy ich nikomu innemu. Nie przekazujemy ich do państw spoza UE ani EOG.

Nie piszemy do każdej firmy z osobna. Wpisy dotyczą kilkuset tysięcy firm w kilku krajach, źródło zmienia się co miesiąc, a niektóre jego dane mają wiele lat, więc wiele listów trafiłoby do firm, które już nie istnieją. Taki nakład byłby niewspółmierny do skutków wpisu: pokazuje on wyłącznie dane, które i tak są publiczne, a każda firma może w każdej chwili zlecić jego usunięcie. Dlatego zamiast tego publikujemy niniejsze informacje i udokumentowaliśmy naszą ocenę (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).

Okres przechowywania: wpis pozostaje online tylko tak długo, jak źródło uwzględnia firmę. Jeśli przez 45 dni nie uda nam się zaktualizować naszych danych, wpis sam przestanie być dostępny. Jeśli firma zleci usunięcie swojego wpisu lub wniesie wobec niego sprzeciw, usuwamy wpis. Przechowujemy wtedy wyłącznie klucze wyprowadzone z jego identyfikatorów w źródle oraz z jego nazwy wraz z kodem pocztowym, aby późniejsze wydanie źródła go nie przywróciło, i przechowujemy te klucze tak długo, jak obowiązuje usunięcie. Samych publicznych danych źródłowych nie możemy zmienić. Każdy wpis, którego klucz jest zablokowany, pomijamy przy tworzeniu naszej comiesięcznej kopii roboczej i ponownie przy jej imporcie; kopie robocze utworzone przed usunięciem zostają zastąpione w ciągu dwóch kolejnych comiesięcznych aktualizacji. Dane w naszych kopiach zapasowych i w kopiach zapasowych naszego dostawcy hostingu nie są już wykorzystywane i są nadpisywane w ramach regularnej rotacji kopii zapasowych.

Twoje prawa: możesz zapytać nas, czy i jakie dane o Tobie przetwarzamy (art. 15 RODO), zażądać sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO) oraz usunięcia danych (art. 17 RODO) lub ograniczenia ich przetwarzania (art. 18 RODO). We wpisie użyj opcji „Czy to Twoja firma?”; w pozostałych sprawach napisz na adres e-mail podany w naszej nocie prawnej. Wniosek rozpatrujemy zwykle w ciągu 7 dni, a zawsze w ciągu jednego miesiąca. Możesz też wnieść skargę do organu nadzorczego do spraw ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz lub pracujesz albo w którym Twoim zdaniem doszło do naruszenia (art. 77 RODO).

Właściwym dla nas organem nadzorczym jest Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA). W krajach UE, z których pochodzą nasze wpisy, możesz zwrócić się także do następujących organów nadzorczych:

• Austria: Österreichische Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at
• Belgia: Autorité de la protection des données – Gegevensbeschermingsautoriteit (APD-GBA), www.autoriteprotectiondonnees.be
• Francja: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr
• Hiszpania: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es
• Holandia: Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Niemcy: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), www.lda.bayern.de
• Polska: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), uodo.gov.pl
• Włochy: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it

Każdy wpis automatycznie przypisujemy do jednej z naszych branż, a jego formę prawną odczytujemy z nazwy; forma prawna decyduje wyłącznie o tym, czy wpis pokazuje numer telefonu ze źródła. Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO), i nie tworzymy profili.

Zgłoszenie wpisu

Gdy zgłaszasz wpis, przetwarzamy wybrany przez Ciebie powód, Twój opcjonalny tekst oraz, jeśli go podasz, link do innego wpisu. Nie pytamy o Twoje imię i nazwisko ani adres e-mail i nie zapisujemy adresu IP wraz ze zgłoszeniem; nasz serwer używa Twojego adresu IP tylko przez krótki czas, aby ograniczyć powtarzające się zgłoszenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz interes w poprawności wpisów. Usuwamy zgłoszenie 90 dni po jego rozpatrzeniu. Dane w naszych kopiach zapasowych i w kopiach zapasowych naszego dostawcy hostingu nie są już wykorzystywane i są nadpisywane w ramach regularnej rotacji kopii zapasowych.

Wnioski firmy („Czy to Twoja firma?”)

Gdy wysyłasz wniosek, przetwarzamy Twój adres e-mail, wpis, którego dotyczy, to, o co prosisz, proponowane przez Ciebie zmiany oraz Twoje oświadczenie, że firma należy do Ciebie lub że działasz w jej imieniu. Na ten adres wysyłamy link potwierdzający, rozpatrujemy potwierdzony wniosek i przesyłamy Ci wynik na ten sam adres. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz interes w tym, aby zmieniać wpis wyłącznie na wniosek firmy; jeśli wykonujesz prawo wynikające z RODO — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12 RODO. Jeśli firmę prowadzi jedna osoba lub spółka osobowa, jej wpis pokazuje numer telefonu tylko wtedy, gdy właściciel go wpisze lub wyraźnie potwierdzi. Tę zgodę zapisujemy wraz z datą i godziną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Można ją w każdej chwili wycofać; wpis nie pokazuje wtedy numeru telefonu. Po wycofaniu zgody natychmiast usuwamy numer. Jako dowód zgody przechowujemy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO, wyłącznie zapis tego, kiedy jej udzielono i kiedy ją wycofano. Usuwamy ten zapis 3 lata po końcu roku, w którym zgoda została wycofana. Niepotwierdzony wniosek jest usuwany 72 godziny po jego wysłaniu. Twój adres e-mail usuwamy 30 dni, a pozostałą część wniosku 90 dni po jego rozpatrzeniu. Jeśli przejmiesz wpis, przez cały czas, gdy go prowadzisz, przechowujemy dwie rzeczy, abyśmy mogli rozpoznać Twój późniejszy wniosek: klucz wyprowadzony z Twojego adresu e-mail oraz domenę tego adresu. Domena pokazuje również, czy w chwili przejęcia wpisu Twój adres pasował do witryny firmy. Samego adresu nie przechowujemy. Dane w naszych kopiach zapasowych i w kopiach zapasowych naszego dostawcy hostingu nie są już wykorzystywane i są nadpisywane w ramach regularnej rotacji kopii zapasowych.

Oba formularze chronimy za pomocą ALTCHA — metody przeciwdziałającej automatycznym zgłoszeniom, która działa w Twojej przeglądarce i na naszym serwerze bez żadnej usługi podmiotów trzecich. Powiadomienie o nowym zgłoszeniu lub wniosku dociera do nas bez żadnych danych osobowych.