Müşteri verilerini taşımak: yazılım değişiminde ne kaybolur

Bir veri taşıma işi nadiren gürültüyle başarısız olur. Sessizce başarısız olur, çünkü eksik olan şey ilk anda eksik değildir. Adlar, telefon numaraları ve e-posta adresleri eksiksizdir, sistem çalışır, işletme yürür. Ancak biri bir öykü geçmişine ihtiyaç duyduğunda, o geçmişin gelmemiş olduğu ortaya çıkar.

Bu bir özensizlik değil, bir biçim sorunudur. CSV dışa aktarımı bir tablodur ve bir tablo satır başına tam olarak bir kaydı gösterebilir. Otuz üç randevusu, dört notu ve iki yüklenmiş belgesi olan bir kişi hiçbir satıra sığmaz. Bunu önceden bilen kişi doğru soruları sorar — ve o sorular başlangıçta hiçbir şeye mal olmaz.

Eski ve yeni sağlayıcıyla yapılan bir görüşmenin işe yaraması için doğru ayrımı yapmak gerekir. Bir işletme yazılımında duran her şey neredeyse dört türden birine girer ve bunlar bir taşınmadan ne kadar iyi çıktıkları bakımından birbirinden çok ayrılır.

Dördüncü satır en tatsız olanıdır, çünkü görünmezdir. Elinize bir müşteri listesi ve bir randevu listesi geçer, ikisi de eksiksizdir ve yine de sonrasında hiçbir randevu doğru kişiye bağlı durmaz — çünkü ikisini birleştiren iç numara eski sistemde kalmıştır. Bir dışa aktarıma yöneltilecek belirleyici sorunun neden içinde ne var değil, nasıl bağlanmış olduğu da tam olarak budur.

Bu yüzden eski sağlayıcıdan bir dışa aktarım değil, bu dört türü tek tek isteyin. Ve yanıtı yazılı olarak alın. Güvensizlikten değil, altı ay sonra bir telefon görüşmesini kimsenin yeniden kuramamasından.

Sağlayıcılar çok farklı şeylere dışa aktarım diyor. Farklar büyüktür ve neye bakılacağı bilindiğinde denetlenmesi kolaydır.

CSV ya da Excel olağan durumdur ve künye bilgileri için tamamen yeterlidir. Veri türü başına bir dosya. Üç tuzağa dikkat edin. Bir tablo programı sütunu sayı olarak yorumladığı anda telefon numarasının başındaki sıfır kaybolur — Türkiye'de numaralar 0 ile yazıldığı için bu tuzak neredeyse her dosyada vardır. Tarihler gg.aa.yyyy ile aa/gg/yyyy arasında yer değiştirir; bu, her ayın ilk on iki gününde göze çarpmadan yanlış olur. Ve karakter kodlaması tutmazsa ş, ğ, ı, İ, ç, ö, ü soru işaretine döner.

Türkçeye özgü dördüncü bir tuzak daha var ve neredeyse hiç konuşulmaz: noktalı ve noktasız i. Yabancı bir sistemde büyük harfe çevrilen bir ad, Işık'ı ISIK yerine ISIK, İnci'yi INCI yapar; küçük harfe çevirmede de aynısı tersine olur. Aramada bu, aynı kişinin iki kez kayıtlı görünmesine yeter. Dosyayı açtığınızda i ile başlayan birkaç ada bakmanız bunu ortaya çıkarır.

PDF bir dışa aktarım değil, bir çıktıdır. Zaten yalnızca arşivlemeniz gereken faturalar için tam da doğrusudur. Yeni sistemde kullanılmaya devam edecek müşteri verileri için ise değersizdir.

Bir arayüz en iyi seçenektir, çünkü bağlantılar korunur. Ancak birinin onu kullanmasını gerektirir. Yeni sisteme bu yoldan bir içe aktarım sunup sunmadığını sorun — çoğu sunar, ve o zaman taşınma günler değil saatler meselesi olur.

Uygulamalı denetim beş dakika sürer: dışa aktarımı açın ve geçmişini ezbere bildiğiniz bir kişiyi arayın. Beklediğiniz her şey orada mı? Bu tek örnekleme, her türlü taahhütten daha çok hata bulur.

Hemen her değişimde eksik kalan şeylerin kısa bir listesi var. Bilindiklerinde dramatik değildirler, sonradan fark edildiklerinde can sıkıcıdırlar.

• Not alanları. Şu ürünü kaldıramıyor ya da hep on dakika geç geliyor cümlesi çoğu kez bütün veritabanının en değerli içeriğidir ve hiçbir standart dışa aktarımda yer almaz.
• Belirli bir tarihten eski randevu geçmişi. Birçok dışa aktarım on iki ya da yirmi dört ay verir. Daha eskisi kalır.
• Ekler. Fotoğraflar, formlar, imzalı onaylar. Teknik olarak kayıtlardan başka bir yerde dururlar ve bu yüzden ayrı ele alınırlar.
• Ayarlar ve şablonlar. Fiyat ve süreleriyle hizmet listesi, hazır metinler, hatırlatma metinleri, çalışma saatleri. Bu veri değil emektir — ve ikinci kez ödenir.
• Dışarıya bakan adresler. Bir randevu bağlantısı, basılı kartlardaki bir kare kod, kaydedilmiş bir yer imi. Bunlar birlikte taşınmaz; burada yalnızca bir yönlendirme ya da bir duyuru yardımcı olur.

Son madde için, özellikle müşteriler kendileri randevu alıyorsa bir ön düşünme değer. Bazı sistemler herkese açık randevu adresini arkasındaki yazılımdan ayırır — bizde bunu örneğin plan-it-now üstlenir, böylece arka plandaki bir değişim dışarıya bakan adresi koparmaz. Gelecekteki sağlayıcınızın bunu ayırıp ayırmadığı, sözleşmeden önce sorulacak bir sorudur.

Bir değişim bir an değil, bir zaman aralığıdır. İlk dışa aktarım ile eski sistemi bir daha açmadığınız gün arasında iki ila dört hafta hesaplayın — küçük bir işletmede, bir zincirde değil.

Kendini kanıtlamış akış dört adımdan oluşur:

1. Geçiş gününden çok önce deneme dışa aktarımı ve deneme içe aktarımı. En iyisi yeni sistemin deneme sürecinde. Eksik olan burada ortaya çıkar ve burada hâlâ ucuzdur.
2. Geçiş gününü belirleyin ve duyurun. Mümkünse sakin bir haftaya, bir yoğunluğun hemen öncesine değil. O günden itibaren yeni kayıtlar yalnızca yeni sistemde açılır — yoksa elinizde iki gerçek olur.
3. Geçiş gününde son dışa aktarım, aynı gün içe aktarım. Arada olan her şeyi elle sonradan girmeniz gerekir. Aralığı kısa tutun.
4. Eski ortamı olabildiğince uzun süre okunur tutun. Çalışmak için değil, bakmak için. Çoğu sağlayıcı fesihten sonra erişimi sınırlı bir süre daha açık bırakır — ne kadar olduğunu sorun ve o tarihi bir yere yazın.

İçe aktarımdan sonra, yalnızca planlanan değil gerçekten yapılan bir denetim gerekir. Dört sayı yeter: önce kaç kişi vardı, sonra kaç kişi var? Kaç randevu? Rastgele seçilmiş beş kişide eksiksiz geçmiş yerinde mi? Ve en son açılmış üç kayıtta her şey var mı? Bu dört denetim temizse, taşınma da kural olarak temizdir.

Her şeyi al ve gerisini sil yaklaşımı anlaşılırdır ama nadiren doğru sıradır. Burada birbirine ters iki yükümlülük karşılaşır ve ikisi de aynı anda geçerlidir.

Birincisi saklamadır. Bir belgeye ne kadar süre ihtiyacınız olduğuna yaşı değil, belge türüne bağlı saklama süresi karar verir; o süre de birinin onu ne için daha isteyebileceğinden çıkar: vergi idaresi, garanti, verilmiş bir hizmete ilişkin uyuşmazlık. Türkiye'de bu noktada iki ayrı süre yan yana durur ve karıştırılmaları en sık yapılan hatadır: vergi tarafında Vergi Usul Kanunu m.253 defter ve belgeler için ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl ister; ticaret hukuku tarafında Türk Ticaret Kanunu m.82 ticari defter ve belgeler için on yıl ister. Vergi denetiminden kurtulmak için beş yıl yetebilir, bir uyuşmazlıkta delil olarak kullanmak için yetmez — bu yüzden güvenli olan uzun süredir. Uygulamada bunun anlamı şudur: faturalar ve ödeme belgeleri, fesihten önce kendi kalıcı arşivinize ait, sona erecek bir hesaba değil.

İkincisi silmedir. Kişisel veriler yalnızca bir amaç bulunduğu sürece saklı kalabilir; KVKK m.4 bunu ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkesi olarak yazar ve m.7 bu süre dolduğunda silme, yok etme ya da anonim hâle getirme yükümlülüğünü getirir. Eski sağlayıcının nezdinde artık müşteri olmadığınız anda, o sizin müşteri verilerinizi bir dayanak olmadan işliyor demektir. Bu yüzden silmeyi açıkça talep edin ve teyit ettirin — yazılı, tarihli. Bu güvensizlik değildir; bir gün kendinizin ihtiyaç duyacağı belgedir — tıpkı neyin ne zaman silineceğini yazan tek sayfalık kural gibi; yeni sistemin ona daha ilk günden ihtiyacı vardır.

İkisi birlikte basit bir sıra verir: önce saklamanız gereken her şeyi dışarı alın, sonra denetleyin, sonra feshedin, sonra silmeyi talep edip teyit ettirin. Bu sırayla. Önce fesheden kişi, dışa aktarımını daha kötü bir konumdan pazarlık eder.