Documenti e archiviazione

Un documento contabile non è carta che si conserva perché lo impone una norma. È la risposta a una domanda che qualcuno ti farà fra due anni — il fisco, una banca, un acquirente o tu stesso: che cos'era, per che cosa e chi l'ha pagato? Un archivio funziona esattamente quando risponde senza di te.

Scansionare è la parte facile. Tutto ciò che viene dopo lo è meno: il nome del file è la ricerca vera e propria, perché fra due anni raramente cerchi il nome del fornitore: cerchi la data, l'importo o il lavoro a cui il documento appartiene. Una cartella di scansioni numerate è un archivio che nessuno usa.

Il secondo ostacolo è la regolarità. Una chiusura di mese costa tre serate se avviene una volta al mese, e mezz'ora se prima ci sono stati dieci minuti ogni settimana. La differenza non sta nella cura, ma nel fatto che un documento è spiegabile solo finché ricordi di che cosa si trattava.

La terza domanda riguarda la conservazione: per quanto tempo, in quale forma e chi può leggerlo. I termini variano per paese e per tipo di documento e stanno nei singoli articoli; la regola trasferibile è che un documento digitalizzato deve restare inalterato e ritrovabile — altrimenti è la fotografia di un documento, non il documento. Gli articoli di questa sezione affrontano ciascuna delle tre domande separatamente.