Justificatifs et archivage

Un justificatif n'est pas un papier que l'on conserve parce qu'une règle l'exige. C'est la réponse à une question qu'on vous posera dans deux ans — l'administration fiscale, une banque, un repreneur, ou vous-même : qu'est-ce que c'était, pour quoi, et qui l'a payé ? Un classement fonctionne précisément quand il répond sans vous.

Numériser est la partie facile. Tout ce qui suit l'est moins : le nom du fichier est la vraie recherche, car ce que vous chercherez dans deux ans, c'est rarement le nom du fournisseur, mais la date, le montant ou le dossier auquel le justificatif se rattache. Un dossier de scans numérotés est une archive que personne n'ouvre.

Le deuxième obstacle est la régularité. Une clôture mensuelle prend trois soirées quand elle a lieu une fois par mois, et une demi-heure quand dix minutes y ont été consacrées chaque semaine. La différence ne tient pas au soin, mais au fait qu'un justificatif ne reste explicable que tant que vous vous souvenez de quoi il s'agissait.

La troisième question est celle de la conservation : combien de temps, sous quelle forme, et qui peut la consulter. Les durées varient selon le pays et le type de pièce et figurent dans les articles ; la règle transposable est qu'un justificatif numérisé doit rester inaltéré et retrouvable — sinon c'est l'image d'un justificatif, pas le justificatif. Les articles de cette rubrique traitent chacune de ces trois questions séparément.