Dokumenty i archiwizacja

Dokument księgowy to nie papier, który trzymasz, bo tak każe przepis. To odpowiedź na pytanie, które ktoś zada Ci za dwa lata — urząd skarbowy, bank, kupujący albo Ty sam: co to było, na co i kto za to zapłacił? Archiwum działa dokładnie wtedy, gdy odpowiada bez Ciebie.

Skanowanie to łatwa część. Trudniejsze jest wszystko po nim: nazwa pliku jest właściwym wyszukiwaniem, bo za dwa lata rzadko szukasz nazwy dostawcy — szukasz daty, kwoty albo zlecenia, do którego dokument należy. Folder ponumerowanych skanów to archiwum, z którego nikt nie korzysta.

Druga przeszkoda to regularność. Zamknięcie miesiąca zajmuje trzy wieczory, jeśli dzieje się raz w miesiącu, i pół godziny, jeśli wcześniej co tydzień poświęcisz na nie dziesięć minut. Różnica nie leży w staranności, tylko w tym, że dokument da się wyjaśnić tylko tak długo, jak pamiętasz, o co chodziło.

Trzecie pytanie dotyczy przechowywania: jak długo, w jakiej formie i kto może to czytać. Terminy różnią się w zależności od kraju i rodzaju dokumentu i znajdziesz je w poszczególnych artykułach; przenośna zasada brzmi, że zdigitalizowany dokument musi pozostać niezmieniony i odnajdywalny — inaczej jest zdjęciem dokumentu, a nie dokumentem. Artykuły w tej rubryce omawiają każde z tych trzech pytań osobno.