Wzór oferty handlowej (cenowej) do wypełnienia i wydruku

Odpowiedź ma dwie części. Przyjęta oferta jest umową na podaną cenę. Reszta dotyczy czasu przed przyjęciem: jak długo oferta Cię wiąże i czy możesz ją jeszcze odwołać.

Polska: oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy jest ofertą, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego), i taka oferta wiąże. Z terminem — do dnia, który w niej oznaczysz. Bez terminu oferta złożona w obecności klienta albo przez telefon przestaje wiązać, jeżeli nie zostanie przyjęta niezwłocznie, a wysłana listem lub e-mailem — z upływem czasu, w którym w zwykłym toku czynności mogłaby do Ciebie dojść odpowiedź wysłana bez nieuzasadnionego opóźnienia (art. 66 § 2). To miara rozciągliwa, dlatego data „Ważna do” jest lepszym wyborem.

Odwołanie. W stosunkach między przedsiębiorcami ofertę można odwołać przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie, zanim ta wysłała oświadczenie o przyjęciu. Nie można jej jednak odwołać, jeżeli wynika to z jej treści albo określono w niej termin przyjęcia (art. 66²). Oferta z datą „Ważna do” jest więc do tego dnia nieodwołalna. Dla ofert składanych konsumentom kodeks takiego przepisu nie zawiera; ogólnie odwołanie oświadczenia jest skuteczne tylko wtedy, gdy doszło do adresata jednocześnie z nim lub wcześniej (art. 61 § 1).

Odpowiedź klienta. Przyjęcie oferty z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści to nowa oferta, którą możesz przyjąć albo nie (art. 68). Między przedsiębiorcami jest inaczej: odpowiedź z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień, które nie zmieniają istotnie treści oferty, poczytuje się za jej przyjęcie (art. 68¹ § 1) — chyba że w ofercie wskazano, że można ją przyjąć jedynie bez zastrzeżeń (§ 2). Przedsiębiorca, który od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, otrzymał ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, przyjmuje ją także milczeniem: brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie (art. 68²).

Nie wszystko, co ma cenę, jest ofertą. Ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości za zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71). Wyjątek: wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży (art. 543).

Jeżeli cena ma być tylko szacunkiem, przełącz dokument na wycenę: zmienia się tytuł, a pod sumą staje zdanie, że kwota jest szacunkiem, a dokument nie jest ofertą. Polska: podstawą jest art. 71 Kodeksu cywilnego — cenniki i inne informacje, także skierowane do jednej osoby, poczytuje się w razie wątpliwości za zaproszenie do zawarcia umowy. Sam nagłówek nie rozstrzyga: oświadczenie tłumaczy się tak, jak wymagają tego okoliczności, w których zostało złożone (art. 65 § 1). Liczy się więc treść całego dokumentu, a nie samo słowo „wycena”.

O ile wolno przekroczyć wycenę? Polskie prawo nie zna procentowej tolerancji: żaden procent nie jest prawem. Gdy klient zleci pracę, liczy się to, jak zostało umówione wynagrodzenie. Przy umowie o dzieło kodeks zna dwa sposoby. Wynagrodzenie ryczałtowe: nie możesz żądać podwyższenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac (art. 632 § 1); tylko sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę, jeżeli wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie groziłoby Ci rażącą stratą (§ 2). Wynagrodzenie kosztorysowe, czyli określone na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (art. 629): jeżeli zestawienie sporządzasz Ty, podwyższenia możesz żądać tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie dało się przewidzieć konieczności prac dodatkowych (art. 630 § 1). Napisz więc na dokumencie, czy cena jest ryczałtem, czy rozliczeniem według rzeczywistych ilości.

Zgoda klienta zamiast zawiadomienia. Osobnego obowiązku zawiadomienia o przekroczeniu kodeks nie przewiduje; jego rolę pełni wymóg zgody: nie możesz żądać podwyższenia wynagrodzenia za prace dodatkowe wykonane bez uzyskania zgody zamawiającego (art. 630 § 2). Zanim zrobisz więcej, niż obejmowała wycena, zapytaj klienta — najlepiej na piśmie. Gdyby zaszła konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia, zamawiający może od umowy odstąpić; powinien to uczynić niezwłocznie i zapłacić odpowiednią część umówionego wynagrodzenia (art. 631). Ile to „znaczne”, ustawa nie mówi. Wobec konsumenta postanowienie nieuzgodnione indywidualnie, które pozwala Ci określić lub podwyższyć cenę po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia, jest w razie wątpliwości niedozwolone i go nie wiąże (art. 385¹ § 1 i art. 385³ pkt 20).

Czy wycena może być płatna? Żaden przepis nie reguluje opłaty za wycenę. Możesz ją pobrać, jeśli wcześniej umówisz się na to z klientem (swoboda umów, art. 353¹ Kodeksu cywilnego). Konsument musi poznać łączną cenę, zanim zwiąże się umową (art. 8 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta), a na każdą dodatkową płatność potrzebujesz jego wyraźnej zgody (art. 10 ust. 1). W jednym przypadku ustawa sama wymaga zestawienia kosztów: gdy umowę zawierasz poza lokalem przedsiębiorstwa, konsument zażądał naprawy lub konserwacji, obie strony wykonują swoje zobowiązania natychmiast, a wynagrodzenie nie przekracza 600 zł, przedstawiasz „łączny kosztorys” na papierze albo — za zgodą konsumenta — na innym trwałym nośniku (art. 16 ust. 1 pkt 2).

Oferta ma być na tyle określona, żeby wystarczyło zwykłe „tak”: kto oferuje, komu, jaki towar lub usługę, w jakiej ilości i za jaką cenę. Polska: żadna ustawa nie przewiduje wzoru oferty ani listy jej obowiązkowych elementów; kodeks wymaga tylko, żeby oferta określała istotne postanowienia umowy (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego). Cenę można też określić przez wskazanie podstaw do jej ustalenia (art. 536 § 1). Zwyczajowo dochodzą data, numer oferty, termin ważności i warunki płatności. Przykład: osiem godzin malowania biura po 80,00 zł i farby za 350,00 zł dają 990,00 zł netto, a z 23% VAT — 1217,70 zł brutto.

Kto wystawia. Przedsiębiorca umieszcza NIP w oświadczeniach kierowanych w ramach działalności do oznaczonych osób, a więc także na ofercie (art. 20 ust. 2 Prawa przedsiębiorców). Kto oferuje towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej albo na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych, umieszcza w ofercie co najmniej firmę, NIP oraz siedzibę albo adres (art. 20 ust. 3). Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko (art. 43⁴ Kodeksu cywilnego). Spółka z o.o. podaje w pismach i zamówieniach handlowych, papierowych i elektronicznych, firmę, siedzibę i adres, sąd rejestrowy i numer w rejestrze, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego (art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych), a spółka akcyjna także kapitał wpłacony (art. 374 § 1). Oferta wysłana przez spółkę jest takim pismem.

Konsumenci. Najpóźniej w chwili, gdy konsument wyraża wolę związania się umową, musi znać m.in. główne cechy świadczenia, Twoje dane identyfikujące, łączną cenę wraz z podatkami, sposób i termin spełnienia świadczenia oraz procedurę rozpatrywania reklamacji (art. 8 ustawy o prawach konsumenta). Przy umowach zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość lista jest dłuższa (art. 12), a poza lokalem informacje przekazujesz na papierze albo — za zgodą konsumenta — na innym trwałym nośniku (art. 14 ust. 1). Starannie wypełniona oferta wręczona przed podpisem dobrze spełnia tę rolę.

Do kogo wysyłasz. Ofertę wysyłasz temu, kto o nią prosi. Przesyłanie informacji handlowej e-mailem lub telefonicznie wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej).

Oferta nie jest fakturą ani „fakturą pro forma”: ustawa o VAT nie zna pojęcia pro forma, a faktury ustrukturyzowane wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Ta strona drukuje ofertę albo wycenę, nigdy fakturę.

Pytanie, które warto zadać w każdym kraju: czy czytający widzi, ile ostatecznie zapłaci? Polska: konsumentowi podajesz łączną cenę lub wynagrodzenie wraz z podatkami, najpóźniej zanim zwiąże się umową (art. 8 pkt 3 i art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o prawach konsumenta). Co więcej, „cena” z definicji uwzględnia VAT, jeżeli sprzedaż mu podlega, a definicja mówi ogólnie o kupującym, nie tylko o konsumencie (art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług). Dlatego także firmie napisz wprost „netto + VAT” albo „brutto”. Wzór pokazuje netto, VAT dla każdej stawki i sumę brutto.

Stawki. Podstawowa wynosi 23%, obniżone 8% i 5% (art. 41 ust. 1, 2 i 2a w związku z art. 146ef ust. 1 ustawy o VAT). Ważne dla wykonawców: 8% obejmuje budowę, remont, modernizację i roboty konserwacyjne w budownictwie objętym społecznym programem mieszkaniowym, czyli w domach jednorodzinnych do 300 m² i w lokalach mieszkalnych do 150 m² powierzchni użytkowej; powyżej tych limitów — tylko do odpowiedniej części podstawy opodatkowania (art. 41 ust. 12–12c).

Zwolnienie podmiotowe. Sprzedaż jest zwolniona od VAT, jeżeli jej wartość bez podatku nie przekroczyła w poprzednim ani w bieżącym roku podatkowym 240 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT); kto zaczyna działalność w trakcie roku, liczy limit proporcjonalnie (ust. 9). Limit obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., wcześniej wynosił 200 000 zł (ustawa z 24 czerwca 2025 r., Dz. U. poz. 896). Od 1 stycznia 2027 r. wlicza się do niego także przemieszczenie własnych towarów do innego państwa członkowskiego (nowy ust. 1a, Dz. U. z 2026 r. poz. 1270). Zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono limit (ust. 5), więc przy dużym zleceniu sprawdź to, zanim podasz cenę. Nie korzystają z niego m.in. usługi prawnicze, doradcze (poza doradztwem rolniczym) i jubilerskie (ust. 13).

Adnotacja o zwolnieniu. Na ofercie nie wymaga jej żaden przepis: ustawa o VAT w ogóle nie reguluje ofert. Warto ją jednak wpisać, żeby klient nie pytał o podatek. Zwyczajowo brzmi „Sprzedaż zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług” (ust. 9, jeśli działalność zaczęła się w trakcie roku). Oferta firmy zwolnionej nie pokazuje stawki ani kwoty podatku: jedna cena, jedna suma.

Zaznacz „Nie naliczam VAT”, a pola stawek i wiersze podatku znikną. Suma jest wtedy kwotą, którą zapłaci klient.

Polska: jeżeli klient przyjmie ofertę bez zmian i w terminie, umowa jest zawarta — w razie wątpliwości w chwili, gdy otrzymasz oświadczenie o jej przyjęciu (art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego). Podpis nie jest do tego potrzebny: wolę można wyrazić przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny, także w postaci elektronicznej (art. 60). Własnoręczny podpis to wymóg formy pisemnej (art. 78 § 1), a ta jest konieczna tylko tam, gdzie zastrzega ją ustawa albo same strony. Miejsce na miejscowość, datę i podpis warto mimo to wydrukować: pokazuje później, co zostało uzgodnione.

Oferta podpisana u konsumenta w domu to umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa. Konsument może od niej odstąpić w terminie 14 dni, a po nieumówionej wizycie — 30 dni (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Wyjątki wylicza art. 38, m.in. towar wyprodukowany według specyfikacji konsumenta i pilną naprawę, o którą konsument sam poprosił. Jeżeli praca ma się zacząć przed upływem tego terminu, potrzebujesz wyraźnego żądania konsumenta na trwałym nośniku (art. 15 ust. 3). Dokument umowy albo potwierdzenie jej zawarcia wydajesz na papierze lub — za zgodą konsumenta — na innym trwałym nośniku (art. 15 ust. 1).

Zachowaj przyjętą ofertę razem z dokumentami firmy: to do niej odwoła się faktura. Żaden przepis nie wyznacza okresu przechowywania oferty. Jest ona dowodem tego, co uzgodniono, tak długo, jak można dochodzić roszczeń: dwa lata przy umowie o dzieło (art. 646 Kodeksu cywilnego) i przy sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa (art. 554), trzy lata przy innych roszczeniach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118).