Offerte maken: gratis offertesjabloon

Het antwoord heeft bijna overal twee helften. Een aanvaarde offerte is een overeenkomst tegen de geoffreerde prijs. Wat verschilt, is de tijd daarvoor: mag je de offerte nog intrekken, en hoe lang heeft je klant om te beslissen? Op dat punt zijn Nederland en België elkaars spiegelbeeld.

Nederland: een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (art. 6:217 lid 1 BW). Een aanbod kun je herroepen zolang de klant het niet heeft aanvaard en ook geen aanvaarding heeft verstuurd, tenzij het een termijn voor de aanvaarding bevat of de onherroepelijkheid er op een andere manier uit volgt (art. 6:219 lid 1 en 2 BW). Zet je “geldig tot 30 november” op de offerte, dan zit je tot die datum vast. Zonder termijn vervalt een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (art. 6:221 lid 1 BW). Een aanvaarding die van de offerte afwijkt, geldt als een nieuw aanbod; wijkt ze alleen op ondergeschikte punten af, dan is er toch een overeenkomst, tenzij je daar onverwijld bezwaar tegen maakt (art. 6:225 BW). Een wettelijke standaardgeldigheidsduur bestaat niet (KVK).

Ook “vrijblijvend” heeft in Nederland een wettelijke betekenis. Staat er op de offerte dat hij vrijblijvend wordt gedaan, dan mag je hem nog herroepen onverwijld na de aanvaarding (art. 6:219 lid 2 BW). Een vrijblijvende offerte is dus niet zonder waarde: aanvaardt je klant en herroep je niet meteen, dan is er een overeenkomst. Vrijblijvend of vast gaat over het aanbod; vaste prijs of richtprijs gaat over de prijs. Het zijn twee verschillende dingen.

België: het contract komt tot stand door de aanvaarding van een aanbod (art. 5.18 BW). Een aanbod mag je wijzigen of intrekken zolang het de klant niet heeft bereikt; daarna blijft het onherroepelijk gedurende de termijn die erin staat of, bij gebrek daaraan, gedurende een redelijke termijn (art. 5.19 BW). Ook een offerte zonder geldigheidsdatum bindt je dus een redelijke tijd. Een aanvaarding die essentiële of substantiële elementen aanvult, beperkt of wijzigt, geldt als afwijzing en eventueel als nieuw aanbod, en stilzwijgen geldt niet als aanvaarding (art. 5.20 BW). Deze regels zijn aanvullend recht, dus de offerte zelf mag er iets anders over zeggen (art. 5.3 BW). Een regel zoals de Nederlandse over “vrijblijvend” staat niet in het Belgische wetboek; dat omschrijft een aanbod als een voorstel dat de wil inhoudt om bij aanvaarding gebonden te zijn (art. 5.19, eerste lid).

Kun je het werk niet vooraf precies berekenen, dan noem je een richtprijs of een raming. De schakelaar in het formulier verandert dan de titel van het document en de zin onder het totaal. Drie vragen spelen in elk land: bindt het document je, hoeveel mag de eindprijs ervan afwijken, en mag je de offerte zelf in rekening brengen?

Nederland: bij aanneming van werk, het maken van een stoffelijk werk zoals bouwen, verbouwen, repareren of installeren, mag een afgesproken richtprijs met niet meer dan 10% worden overschreden, tenzij je de klant zo tijdig mogelijk hebt gewaarschuwd dat een hogere prijs waarschijnlijk is, zodat hij het werk nog kon beperken of vereenvoudigen (art. 7:752 lid 2 BW). Is geen prijs of alleen een richtprijs bepaald, dan is de klant een redelijke prijs verschuldigd, waarbij telt welke verwachtingen jij hebt gewekt (lid 1). Meerwerk dat de klant wil, mag je alleen rekenen als je hem tijdig op de prijsverhoging hebt gewezen (art. 7:755 BW). Bij een vaste prijs kun je kostenstijgingen alleen via de rechter of bij onjuiste gegevens van de klant doorberekenen, en dan alleen als je zo spoedig mogelijk hebt gewaarschuwd (art. 7:753 BW). De klant mag het werk altijd opzeggen, maar betaalt dan de volle prijs min wat jij daardoor bespaart (art. 7:764 BW). Voor een zuivere dienst (opdracht), zoals advies of administratie, noemt de wet geen percentage: zonder afgesproken loon is het gebruikelijke of anders een redelijk loon verschuldigd (art. 7:405 lid 2 BW). Een consument hoeft voor een offerte niet te betalen, tenzij je vooraf hebt gezegd dat dat wel moet, bijvoorbeeld omdat er tekeningen bij horen (ACM ConsuWijzer).

België: de wet noemt geen percentage waarmee een raming mag worden overschreden; de 10%-regel is Nederlands recht. Voor een consument vermeldt de offerte van een niet-homogene dienst een forfaitair berekende prijs of een prijs die bepaalbaar is via criteria die rechtstreeks met de aard van de dienst samenhangen (art. 17 KB van 30 juni 1996): een raming zegt dus hoe de eindprijs wordt berekend, bijvoorbeeld volgens de werkelijke uren en het materiaal tegen de vermelde eenheidsprijzen. Wie een gebouw tegen een vaste prijs volgens een afgesproken plan bouwt, kan geen prijsverhoging vragen, ook niet voor duurder loon of materiaal of voor wijzigingen aan het plan, tenzij die schriftelijk zijn toegestaan en de prijs ervan met de opdrachtgever is afgesproken (art. 1793 oud BW); de opdrachtgever mag zo’n aanneming altijd beëindigen, maar vergoedt dan je uitgaven, je werk en wat je eraan had kunnen verdienen (art. 1794 oud BW). De offerte mag betalend zijn, als de consument vóór de opmaak over de prijs ervan is ingelicht (art. 18 KB van 30 juni 1996). In de praktijk: laat elk meerwerk vooraf goedkeuren.

België vanaf 1 september 2027: dan vervangt boek 7 van het Burgerlijk Wetboek de artikelen 1793 en 1794 (wet van 22 juli 2026). Bij een forfaitaire prijs kan de dienstverlener geen enkele verhoging eisen, ook niet als het werk meer arbeid of kosten vraagt dan voorzien; alleen voor omstandigheden die al vóór het contract bestonden en die hij niet kon kennen, is er een regeling voor heronderhandeling (nieuw art. 7.4.8). De opdrachtgever kan een dienstencontract van bepaalde duur altijd opzeggen, tegen vergoeding (nieuw art. 7.4.32). Contracten van vóór die datum blijven onder de oude regels, tenzij de partijen iets anders afspreken.

Geen van beide landen heeft voor elke offerte een lijst zoals de factuureisen van de btw-wet. Een offerte moet vooral zo duidelijk zijn dat een eenvoudig ja volstaat: wie biedt aan, aan wie, welk werk of welke goederen, hoeveel en tegen welke prijs. Datum, offertenummer, geldigheidsduur en betalingsvoorwaarden zijn gebruikelijk. Toch raken andere regels het papier, en wie zegt dat er voor een offerte geen wettelijke eisen gelden, vergist zich.

Nederland: een onderneming die in het handelsregister staat, vermeldt haar KVK-nummer op alle uitgaande brieven, orders, facturen en offertes (art. 27 lid 1 Handelsregisterwet 2007). Een bv of nv vermeldt ook haar volledige naam en woonplaats (art. 2:186 en 2:75 BW). Een dienstverlener stelt onder meer zijn naam, rechtsvorm, adres, inschrijvingsnummer, btw-identificatienummer, algemene voorwaarden en een vooraf vastgestelde prijs beschikbaar, bijvoorbeeld in alle documenten waarin hij de dienst in detail beschrijft (art. 6:230b en 6:230c BW). Voordat een consument aan een overeenkomst of aan een aanbod gebonden is, krijgt hij de belangrijkste kenmerken, je identiteit en adres, de totale prijs inclusief alle belastingen en de voorwaarden voor betaling, levering en uitvoering (art. 6:230l en 6:230m BW). Een algemene plicht om een schriftelijke offerte te maken bestaat niet; wel geeft een dienstverlener op verzoek de prijs, de manier waarop die wordt berekend of een voldoende gedetailleerde kostenraming (art. 6:230d BW). Verwijs je naar algemene voorwaarden, stuur ze dan mee: een beding is vernietigbaar als de klant geen redelijke mogelijkheid kreeg om er kennis van te nemen, en ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stellen is daarvoor genoeg (art. 6:233 en 6:234 BW).

België: een offerte opmaken is in één geval verplicht. Wie een consument niet-homogene diensten van hoofdzakelijk niet-intellectuele aard aanbiedt, zoals herstellingen, renovatie of installatie, moet een offerte afleveren als de consument erom vraagt en de onderneming bereid is het werk te doen (art. 16 KB van 30 juni 1996). In het dagelijks gebruik heet dat document ook prijsofferte; de wet noemt het een bestek. De offerte vermeldt naam en adres met het ondernemingsnummer, de beschrijving en de aard van de diensten en leveringen, een forfaitaire of bepaalbare prijs, de datum en de geldigheidsduur van de offerte en de geschatte duur van het werk (art. 17). Elk stuk van een ingeschreven onderneming vermeldt bovendien het ondernemingsnummer en het nummer van minstens één betaalrekening (art. III.25 WER); een rechtspersoon voegt naam, rechtsvorm, zetel, “RPR” met de rechtbank van de zetel en, als die er zijn, e-mailadres en website toe (art. 2:20 WVV). Wordt de levering of uitvoering uitgesteld en betaalt de consument een voorschot, dan is een bestelbon verplicht, en wat daarop staat bindt je (art. VI.88 WER); een offerte kan als bestelbon dienen als ze alle gegevens van de bestelbon bevat (FOD Economie).

Een offerte is geen pro-formafactuur: die vraagt om betaling vóór de levering, en dat is niet wat deze pagina print.

De vraag in elk land: ziet je klant wat hij uiteindelijk betaalt? Aan consumenten bied je prijzen inclusief btw aan, in Nederland (art. 38 Wet op de omzetbelasting 1968; art. 6:230l BW) en in België, waar de aangeduide prijs de totale prijs is die de consument betaalt, btw en alle andere belastingen inbegrepen (art. VI.4 WER). Een offerte aan een consument met alleen nettobedragen voldoet dus niet; het totaal inclusief btw is het bedrag dat telt. Tussen bedrijven zijn prijzen exclusief btw gebruikelijk. Het sjabloon toont netto, btw per tarief en het totaal.

Nederland: met een jaaromzet in Nederland van niet meer dan € 20.000 kun je na een melding bij de Belastingdienst kiezen voor de kleineondernemersregeling, de KOR (art. 25a lid 1 en 5 Wet OB 1968). Je berekent dan geen btw, trekt geen btw af en mag op de factuur op geen enkele wijze btw vermelden (lid 4). Een voorgeschreven tekst bestaat niet, ook niet voor de offerte; de Belastingdienst vraagt alleen dat een factuur vermeldt dat je de KOR gebruikt. De bekende zin “vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB” noemt een artikel dat sinds 1 januari 2025 niet meer klopt: de regeling staat nu in artikel 25a. De tarieven zijn 21% en 9%, en 0% voor bepaalde leveringen (art. 9 Wet OB 1968).

België: een onderneming met een jaaromzet in België van niet meer dan 25.000 euro exclusief btw kan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen genieten (art. 56ter Btw-Wetboek); vanaf 1 januari 2027 wordt dat 26.000 euro (wet van 23 september 2026). Wie geregeld werk in onroerende staat verricht, zoals bouwwerk, is in principe uitgesloten (art. 56bis). Op de factuur staat in plaats van de btw de vermelding “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting” (art. 5 § 1, 10°quater KB nr. 1); op een offerte is ze niet verplicht, maar ze verklaart waarom er geen btw op staat. De tarieven zijn 21%, 12% en 6%; het tarief van 6% kan onder voorwaarden gelden voor renovatie van een privéwoning die ouder is dan tien jaar (FOD Financiën).

Vink je “Ik bereken geen btw” aan, dan verdwijnen de tariefvelden en de btw-regels. Het totaal is dan wat je klant betaalt.

Aanvaardt je klant de offerte ongewijzigd en op tijd, dan is de overeenkomst gesloten. In Nederland schrijft de wet daarvoor geen vorm voor: verklaringen, ook een aanvaarding, kunnen in iedere vorm worden gedaan en in gedragingen besloten liggen (art. 3:37 lid 1 BW), en een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening als de methode voldoende betrouwbaar is (art. 3:15a BW). De KVK noemt een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging; een mondelinge aanvaarding is geldig maar moeilijk te bewijzen. In België bewijst een onderneming een rechtshandeling van 3.500 euro of meer tegen een consument met een ondertekend geschrift; tussen ondernemingen is elk bewijsmiddel toegelaten (art. 8.9 en 8.11 BW). Een consumentenofferte vanaf dat bedrag laat je dus ondertekend terugkomen. “Voor akkoord” met naam, datum en handtekening is in beide landen de gebruikelijke afsluiting van een offerte: gewoonte, geen wettelijke formule. De regels voor plaats, datum en handtekening zijn dus overal nuttig.

Sluit je de overeenkomst met een consument buiten je verkoopruimte, bijvoorbeeld bij de klant thuis, of op afstand, dan geef je vooraf ook de informatie over het herroepingsrecht (Nederland: art. 6:230m lid 1 BW; België: art. VI.45 en VI.64 WER). Vraag je een aanbetaling, dan mag je in Nederland bij een consumentenkoop van zaken hoogstens de helft van de koopprijs vooraf vragen (art. 7:26 lid 2 BW); in België maakt een voorschot bij uitgestelde levering een bestelbon verplicht (art. VI.88 WER).

Bewaar de aanvaarde offerte bij je administratie: het is de opdracht waar je factuur naar verwijst. In Nederland bewaar je je administratie zeven jaar (art. 52 lid 4 AWR), en offertes horen als zakelijke correspondentie bij die administratie (Ondernemersplein). In België worden verantwoordingsstukken zeven jaar bewaard (art. III.86 WER), en een aanvaarde offerte is het contract; voor de btw noemt de FOD Financiën tien jaar voor facturen, boeken en andere stukken.