Plantilla de presupuesto para clientes: rellena e imprime gratis

En casi todas partes la respuesta tiene dos mitades. Un presupuesto aceptado es un contrato al precio presupuestado. Lo que cambia de un país a otro es el tiempo anterior a la aceptación: si todavía puedes retirarlo y cuánto tiempo tiene tu cliente para decidirse.

España: el contrato existe desde que las partes consienten en obligarse (artículo 1254 del Código Civil), y el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación (artículo 1262). Desde entonces obliga, cualquiera que sea la forma en que se haya celebrado (artículos 1258 y 1278): un sí de palabra o por correo electrónico vale lo mismo que una firma. Si el cliente responde a distancia, hay contrato desde que conoces su aceptación o desde que, habiéndotela remitido, no puedes ignorarla sin faltar a la buena fe (artículo 1262 y, para los contratos mercantiles, artículo 54 del Código de Comercio).

Sobre el tiempo anterior a la aceptación, el Código Civil calla: no fija un plazo de validez ni regula la retirada de una oferta. Por eso el plazo lo pones tú. Con la fecha «Válido hasta», tu cliente sabe hasta cuándo puede aceptar, y si acepta dentro de ese plazo hay contrato al precio que diste. Los botones bajo ese campo cuentan 14 o 30 días desde la fecha del presupuesto.

Tres normas sí fijan un mínimo. En los talleres de reparación de vehículos, el presupuesto escrito tiene una validez mínima de doce días hábiles (artículo 14 del Real Decreto 1457/1986). En la reparación de aparatos de uso doméstico, de treinta días desde que se comunica al usuario (artículo 3 del Real Decreto 58/1988, que se aplica donde la comunidad autónoma no tiene norma propia). Y en Cataluña, el presupuesto que recibe un consumidor es vinculante para quien presta el servicio hasta que se agota su plazo de validez (artículo 123-2 del Código de consumo de Cataluña).

Si vendes mercancías a una empresa de otro país, puede regir la Convención de Viena sobre compraventa internacional de mercaderías: la oferta puede revocarse mientras el destinatario no haya enviado su aceptación, salvo que indique que es irrevocable, por ejemplo al señalar un plazo fijo para aceptar (artículo 16).

Un presupuesto orientativo es tu mejor cálculo del coste, no un precio cerrado. El interruptor de arriba cambia el título del documento y la frase bajo el total, que avisa de que el importe es una estimación. España: ninguna ley define «orientativo» ni fija un porcentaje en que la factura pueda superar lo presupuestado. Lo que hay son límites a lo que puedes cobrar de más y, en algunos oficios, el deber de avisar.

Los límites. Quien se encarga de una obra por un ajuste alzado, es decir, a precio cerrado, no puede pedir aumento de precio aunque suban los jornales o los materiales; solo cuando un cambio en lo acordado aumenta la obra y el dueño lo ha autorizado (artículo 1593 del Código Civil). Frente a un consumidor es abusiva la cláusula que te permite fijar el precio en el momento de la entrega o aumentar el precio convenido sin razones objetivas y sin reconocerle el derecho a resolver el contrato si el precio final resulta muy superior (artículo 85.10 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios), y todo pago adicional al precio acordado necesita su consentimiento expreso (artículo 60 bis).

Avisar antes de seguir. En un taller de vehículos, las averías o defectos ocultos que aparecen durante la reparación se comunican al usuario en un máximo de cuarenta y ocho horas, con su importe, y solo se reparan con su conformidad expresa; lo cobrado de más sobre el presupuesto aceptado se devuelve (artículos 14.6 y 16.7 del Real Decreto 1457/1986). En la reparación de aparatos de uso doméstico, la avería oculta exige un presupuesto adicional, y la factura tiene que corresponderse con el presupuesto (artículos 3.10 y 5.3 del Real Decreto 58/1988). En Cataluña, la factura a un consumidor no puede superar el importe presupuestado, y toda ampliación se le comunica para que la acepte (artículo 251-4 del Código de consumo de Cataluña). En los demás casos, haz lo mismo: avisa por escrito en cuanto veas que el coste se va a pasar y sigue solo con el visto bueno de tu cliente.

¿Se puede cobrar por hacer un presupuesto? Entre empresas, si se pacta antes (artículo 1255 del Código Civil). A un consumidor, la información previa al contrato se le da gratis (artículo 60.4 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). En la reparación de aparatos de uso doméstico, el usuario solo paga la elaboración del presupuesto si lo pidió y después no lo aceptó, con un tope de quince, treinta o sesenta minutos de mano de obra según el tipo de aparato (artículo 3.5 del Real Decreto 58/1988). En Cataluña, un presupuesto no aceptado solo puede cobrarse si así constaba en la tarifa o en el cartel de precios o se informó expresamente al consumidor (artículo 251-3 del Código de consumo de Cataluña). Para los talleres de vehículos, el decreto estatal deja los criterios a sus normas de desarrollo (artículo 14.3): pregunta a la autoridad de consumo de tu comunidad autónoma.

Ninguna ley enumera en España, con carácter general, lo que debe contener un presupuesto, y el Reglamento de facturación ni lo menciona: no es una factura. Tiene que ser lo bastante preciso para que baste un sí: quién ofrece, a quién, qué trabajo o qué bienes, en qué cantidad y a qué precio. La fecha, un número, la validez y las condiciones de pago son el resto habitual. Un ejemplo de presupuesto: ocho horas de trabajo a 32,00 € y material por 184,00 € suman 440,00 € de base imponible; con el 21 % de IVA, 532,40 €.

Dónde sí hay una lista. En los talleres de reparación de vehículos, todo usuario tiene derecho a un presupuesto escrito con el NIF y el domicilio del taller, el nombre y el domicilio del usuario, la marca, el modelo, la matrícula y los kilómetros del vehículo, las reparaciones y los elementos que se reparan o sustituyen con el precio total desglosado, la fecha y la firma del taller, la fecha prevista de entrega, el tiempo de validez y un espacio para la fecha y la firma de aceptación. El trabajo solo empieza cuando el usuario firma el presupuesto o renuncia a él de forma fehaciente (artículo 14 del Real Decreto 1457/1986). El presupuesto previo de la reparación de aparatos de uso doméstico lleva datos equivalentes, con la marca, el modelo y el número de serie del aparato, el motivo de la reparación y el diagnóstico de la avería, y tiene que estar listo en cinco días hábiles como máximo (artículo 3 del Real Decreto 58/1988). En los dos casos, las cláusulas que afectan a los derechos del usuario no pueden ir en letra de menos de 1,5 milímetros de altura.

En Cataluña, quien presta un servicio a un consumidor que no puede calcular directamente el precio tiene que hacerle y entregarle un presupuesto previo, salvo que el consumidor renuncie a él expresamente, de forma manuscrita y con su firma. Lleva la identidad, el NIF y la dirección de quien presta el servicio, las operaciones previstas, los gastos desglosados, el plazo de validez, la fecha prevista de inicio y la duración, la fecha y la firma, y dos espacios del mismo tamaño para firmar la aceptación o el rechazo (artículo 251-3 del Código de consumo de Cataluña). Otras comunidades autónomas pueden tener normas propias: comprueba la tuya.

A cualquier consumidor tienes que darle, antes de que quede vinculado, tu identidad, tu dirección completa y tu teléfono, las características principales de lo que ofreces, el precio total y los procedimientos de pago, entrega y ejecución, entre otros datos (artículo 60.2 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios): un presupuesto bien hecho ya los lleva. Y si prestas servicios sin un precio fijado de antemano, tu cliente, sea consumidor o empresa, puede pedirte el precio o, si no puede indicarse, el método para calcularlo o un presupuesto suficientemente detallado; la misma ley cuenta tu NIF entre los datos que debes poner a su disposición (artículo 22 de la Ley 17/2009). Por eso la plantilla recomienda el NIF cuando eliges España.

Un presupuesto no es una factura proforma. La proforma es un documento con forma de factura y sin validez fiscal, que la Agencia Tributaria admite siempre que al final la sustituya la factura; no es lo que imprime esta página.

La pregunta que vale en cualquier país: ¿ve quien lo lee lo que va a pagar al final? España: a un consumidor se le da el precio total, incluidos todos los impuestos y tasas, y si el precio no puede calcularse de antemano o depende de un presupuesto, se le dice cómo se determina (artículo 60.2.c de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). Entre empresas lo habitual es presupuestar sin IVA: dilo con todas las letras («IVA no incluido»). En las ofertas a entes públicos se entiende siempre que el IVA va incluido, aunque sean verbales (artículo 88 de la Ley 37/1992). La plantilla muestra la base imponible, el IVA de cada tipo y el total.

Los tipos. El general es el 21 % y los reducidos, el 10 % y el 4 % (artículos 90 y 91 de la Ley 37/1992). Quien hace reformas debe mirar uno: las obras de renovación y reparación en viviendas van al 10 % con las condiciones del artículo 91.Uno.2.10.º. Hasta el 30 de noviembre de 2026: que el cliente sea un particular que usa la vivienda o una comunidad de propietarios, que la vivienda se terminara al menos dos años antes del inicio de las obras y que los materiales que aportas no superen el 40 % de la base imponible. Desde el 1 de diciembre de 2026, el Real Decreto-ley 29/2026 lo extiende a las viviendas destinadas al alquiler como vivienda habitual y exige que el pago se haga con tarjeta, transferencia bancaria, cheque nominativo o ingreso en cuenta. Un decreto-ley necesita la convalidación del Congreso, y a 11/11/2026 el BOE aún no la recogía: compruébalo antes de aplicar las condiciones nuevas.

Quién no aplica IVA. España no tiene un régimen que exima del IVA a quien factura poco: la ley enumera nueve regímenes especiales y ninguno es una franquicia para pequeñas empresas (artículo 120 de la Ley 37/1992). Un presupuesto sin IVA necesita, por tanto, su propio motivo. El más frecuente es una actividad exenta del artículo 20, como la asistencia de profesionales médicos o sanitarios o las clases particulares sobre materias de los planes de estudios. Otro es la inversión del sujeto pasivo, por ejemplo en las ejecuciones de obra contratadas entre promotor y contratista para construir o rehabilitar edificaciones (artículo 84): ahí el impuesto lo debe tu cliente. La mención que lo explica es obligatoria en la factura (artículo 6.1 del Reglamento de facturación, letras j y m), no en el presupuesto; ponerla también aquí ahorra la pregunta.

Dos líneas que un cliente español puede esperar y que esta plantilla no calcula: el recargo de equivalencia, que el proveedor suma al IVA de lo que vende a un comerciante minorista que no es sociedad mercantil (5,2 % con carácter general; artículos 156 y 161 de la Ley 37/1992), y la retención de IRPF sobre los rendimientos de actividades profesionales (15 %, o 7 % en los casos que fija el reglamento; artículo 101.5 de la Ley 35/2006), que muchos profesionales indican ya en el presupuesto. Si te afectan, añádelas en las observaciones.

En Canarias no se aplica el IVA, sino el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC, Ley 20/1991), y tampoco se aplica en Ceuta y Melilla (artículo 3 de la Ley 37/1992): allí elige «Otro país o territorio» y escribe tu tipo en cada línea. Si marcas «No aplico IVA», desaparecen los tipos y las líneas de impuesto, y el total es lo que paga tu cliente.

Si tu cliente acepta el presupuesto sin cambios y dentro de plazo, el contrato está hecho. La ley no pide firma para un encargo corriente: los contratos obligan cualquiera que sea su forma (artículo 1278 del Código Civil; artículo 51 del Código de Comercio), y los celebrados por vía electrónica producen todos sus efectos (artículo 23 de la Ley 34/2002). La firma hace falta donde una norma la pide: en el taller de vehículos, para empezar el trabajo; en Cataluña, para renunciar al presupuesto; y para tus condiciones generales, que pasan a formar parte del contrato cuando el cliente acepta su incorporación y el contrato va firmado por todas las partes (artículo 5.1 de la Ley 7/1998). Las líneas para lugar, fecha y firma sirven en todo caso: son la prueba de lo que se pactó.

Si un consumidor te acepta el presupuesto en su casa, es un contrato celebrado fuera del establecimiento: la información se le entrega en papel o, si está de acuerdo, en otro soporte duradero, y dispone de catorce días naturales para desistir, salvo que te haya pedido expresamente la visita para una reparación o un mantenimiento urgentes (artículos 92, 99, 102 y 103 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios).

Lo que escribas en «Condiciones de pago» también tiene reglas. Entre empresas, si no se pacta nada el plazo es de treinta días naturales desde la entrega o la prestación, y por pacto no puede pasar de sesenta (artículo 4 de la Ley 3/2004, que no se aplica a los consumidores). En las obras, el precio se paga al hacerse la entrega si no hay pacto o costumbre en contrario (artículo 1599 del Código Civil). Y si pides un anticipo («50 % al aceptar»), el IVA de esa parte se devenga cuando la cobras y hay que expedir factura por ella (artículo 75 de la Ley 37/1992; artículo 2 del Reglamento de facturación).

Guarda el presupuesto. Los empresarios conservan durante seis años la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio (artículo 30 del Código de Comercio), y un presupuesto enviado a un cliente forma parte de ellos. El servicio de reparación de aparatos de uso doméstico conserva además los presupuestos previos seis meses como mínimo (artículo 3.12 del Real Decreto 58/1988), y en Cataluña las copias se guardan al menos seis meses (artículo 251-3 del Código de consumo de Cataluña). El presupuesto aceptado es el encargo al que se remitirá tu factura.