Quittungsvorlage: Quittung ausfüllen und drucken, auch als PDF

Die Quittung ist ein unterschriebenes Empfangsbekenntnis

Das Bürgerliche Gesetzbuch sagt es in einem Satz: Wer eine Leistung empfängt, hat auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen, die Quittung (§ 368 BGB). Die Kosten trägt, wer zahlt (§ 369 BGB). Schriftlich heißt nach § 126 BGB: eigenhändig unterschrieben. Welche Angaben hineingehören, schreibt das deutsche Gesetz nicht vor. Als Beweis taugt eine Quittung am besten, wenn sie beide Seiten, den Betrag, den Zweck und das Datum nennt und unterschrieben ist.

Österreich schreibt den Inhalt vor (§ 1426 ABGB): In der Quittung müssen die Namen von Schuldner und Gläubiger, der Ort, die Zeit und der Gegenstand der getilgten Schuld stehen. Der Gläubiger unterschreibt sie. Die Kosten trägt dort, anders als in Deutschland, der Gläubiger. Wählst Du oben Österreich, werden Ort und Name der zahlenden Person deshalb zur Pflicht. In der Schweiz kann, wer zahlt, eine Quittung fordern (Art. 88 OR); Pflichtangaben nennt das Gesetz nicht.

Quittiert ein Unternehmen, ist es eine Rechnung

Stellt ein Unternehmen die Quittung über eine Leistung aus, ist sie steuerlich eine Rechnung: § 14 Abs. 1 UStG nennt jedes Dokument so, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr heißt.

Für kleine Beträge gilt eine kurze Liste. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, verlangt § 33 UStDV vier Angaben: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz — oder den Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Nicht verlangt sind dann Name und Anschrift der Kundschaft, Deine Steuernummer, eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Die Erleichterung gilt nicht für Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen, bei denen die Kundschaft die Steuer schuldet (§§ 3c, 6a und 13b UStG, genannt in § 33 Satz 3 UStDV). Über 250 Euro braucht die Quittung als Rechnung alle Angaben des § 14 Abs. 4 UStG — dafür ist die Rechnungsvorlage da.

Zur E-Rechnung: Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch zwischen Unternehmen auf Papier bleiben (§ 33 Satz 4 UStDV). Über 250 Euro ist eine Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Papier bleibt nach § 27 Abs. 38 UStG für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt, für Umsätze des Jahres 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr.

Österreich zieht die Grenze bei 400 Euro Gesamtbetrag (§ 11 Abs. 6 UStG 1994). Die kurze Rechnung nennt neben dem Ausstellungsdatum Name und Anschrift des Unternehmens, Menge und Bezeichnung der Leistung, den Tag der Leistung, Entgelt und Steuer in einer Summe und den Steuersatz; für Kleinunternehmer gilt sie bei jedem Betrag. Darüber verlangt § 11 Abs. 1 UStG 1994 unter anderem Name und Anschrift der Kundschaft, eine fortlaufende Nummer und die UID-Nummer.

Die Schweiz kennt keine solche Grenze für Quittungen: Ohne Angaben zur Kundschaft kommen nur Kassenzettel automatisierter Kassen aus (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Eine Rechnung nennt in der Regel Name und Ort beider Seiten, den Hinweis auf den Eintrag im MWST-Register mit der Nummer, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt und den Steuersatz (Art. 26 Abs. 2 MWSTG); ausstellen musst Du sie, wenn die Kundschaft es verlangt (Art. 26 Abs. 1 MWSTG).

Ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmer und Privatpersonen

Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG abrechnet, weist keine Umsatzsteuer aus: Die Umsätze sind steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Auf die Quittung gehört dann der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt — bis 250 Euro nach § 33 UStDV, darüber nach § 34a UStDV, der zusätzlich Name und Anschrift beider Seiten und Deine Steuernummer oder Identifikationsnummer verlangt. Eine Rechnung als Kleinunternehmer darf immer auf Papier bleiben (§ 34a Satz 4 UStDV).

In Österreich sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, solange sie 55.000 Euro im Vorjahr nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994). In der Schweiz ist von der Steuerpflicht befreit, wer im Jahr weniger als 100.000 Franken Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (Art. 10 Abs. 2 MWSTG); wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Eine Privatperson weist nie Umsatzsteuer aus. Wer in einer Rechnung Steuer gesondert ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG; in der Schweiz nach Art. 27 Abs. 2 MWSTG ebenso, es sei denn, die Rechnung wird korrigiert oder dem Bund ist glaubhaft kein Steuerausfall entstanden) — der teuerste Tippfehler, den eine Quittung haben kann.

Keine Kasse und kein Ersatz für eine

Diese Seite ist eine Dokumentvorlage, keine Kasse. Sie zeichnet nichts auf: keine Zahlungsart, kein Journal, keine Nummer, die den Tab überlebt, keine Tagessumme. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO sind nach § 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Wer seine Einnahmen mit einer solchen Kasse erfasst, muss sie durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen und über jeden Vorgang einen Beleg ausstellen (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Dieser Beleg trägt Angaben, die nur die Kasse erzeugen kann, etwa die Transaktionsnummer und die Seriennummer der Sicherheitseinrichtung (§ 6 KassenSichV). Eine Quittung von dieser Seite ersetzt ihn nicht.

In Österreich müssen Unternehmer über jede empfangene Barzahlung einen Beleg mit einer fortlaufenden Nummer erteilen und eine Durchschrift aufbewahren; Zahlungen mit Karte gelten dort ebenfalls als Barzahlung (§ 132a BAO). Wählst Du oben Österreich, ist die Quittungsnummer für Unternehmen deshalb Pflicht; vergeben musst Du sie selbst, die Seite zählt nichts mit. Ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb sind Bareinnahmen außerdem einzeln mit einer Registrierkasse oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen, sofern die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b BAO). Auch die ersetzt diese Seite nicht.

Die Durchschrift aufheben

Heb die Durchschrift auf. Ein Unternehmen muss ein Doppel jeder Rechnung, die es ausstellt, acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Für Buchungsbelege gilt dieselbe Frist (§ 147 Abs. 3 AO). In Österreich verlangt § 132a Abs. 6 BAO die Durchschrift jedes Barzahlungsbelegs. „Mit Durchschrift drucken“ legt Original und Durchschrift auf ein Blatt — so gibt es die Kopie in dem Moment, in dem das Original Deine Hand verlässt.